برنامه ریزی فعالیت ها مهارتی برای اثربخشی شماست. چگونه برای زمان خود برنامه ریزی کنید: چه چیزی می تواند کمک کند؟ احتمال موفقیت بالاست

کدام یک از ما فکر نکرده است که بزرگترین ارزش چیست؟ اغلب، نظرات در این مورد متفاوت است. برخی معتقدند این اطلاعات است، برخی دیگر معتقدند که زمان آن فرا رسیده است. با وجود این واقعیت که جامعه مدرن فرصت های کافی برای صرفه جویی در زمان را دارد، به دلایلی زمان کافی وجود ندارد. و بلافاصله این افکار به ذهن خطور می کند: "چرا پیشرفت تکنولوژی یک شوخی بی رحمانه بازی می کند؟"، "چگونه برای انجام همه کارها وقت داشته باشیم و آن را به خوبی انجام دهیم؟"، "چگونه روز خود را توزیع و برنامه ریزی کنیم تا حداقل تا حدی تسکین یابد؟ خودت؟» همه چیز بسیار ساده است. شما فقط باید یاد بگیرید که چگونه زمان خود را به درستی برنامه ریزی کنید.

اگر می خواهید همه چیز را انجام دهید قوانینی که باید رعایت کنید

برای اینکه با همه چیز همراه باشید و زمانی برای استراحت داشته باشید، باید:

• تدوین یک برنامه خاص؛
• موضوعاتی را که از نظر اهمیت جزئی هستند اولویت بندی کنید، بدون اینکه آنها را برای بعد رها کنید.
• زمان کار را روی چیزهای غیر ضروری تلف نکنید.
• تجزیه و تحلیل وظایف تکمیل شده روزانه؛
• بسته به اهمیت، اولویت ها را به درستی توزیع کنید.
• برای حفظ نظم؛
• تقویت اراده برای پیروی از عادات جدید.

چگونه یاد بگیریم روز خود را برنامه ریزی کنیم: مراحل برنامه ریزی زمان مدیر

به نظر می رسد که توزیع صحیح زمان کار و تعیین توالی کار روزانه دشوار نیست، با این حال، همه نمی توانند این کار را انجام دهند. اگر افکاری در مورد اینکه چگونه کارهای مهم را به موقع انجام دهیم و خسته نشویم به ذهن خطور می کند، مهم است که یاد بگیریم چگونه زمان را به درستی برنامه ریزی و مدیریت کنیم. یک برنامه روتین روزانه به درستی طراحی شده نقش مهمی در اینجا ایفا می کند.

فاکتور مهمی مانند زمان محدود را فراموش نکنید. زمان را نمی توان متوقف کرد، تغییر داد یا برگرداند، به این معنی که همین امر در مورد کار، تجارت و زندگی ما به طور کلی صدق می کند.

مراحل زیر برای برنامه ریزی زمان کار وجود دارد:

• ایجاد نظم و انضباط (یادگیری برای کنترل روز کاری مهم برای یک رهبر موفق است).
• تعیین درجه اهمیت امور (مجاز است بیش از 3 موضوع فوری در روز برنامه ریزی شود).
• تقسیم منطقی وظایف به مهم، فوری، آسان، ساده، ناچیز.
• تهیه یک برنامه کاری گام به گام؛
• خلاص شدن از شر کارهای ساده، کوچک و آسان که کمتر از 10 دقیقه طول می کشد (تخلیه بار در روزهای بعد)؛
• امتناع مدیر از انجام فعالیت هایی که زمان "دزدیدن" را انجام می دهند (دیدن سریال های تلویزیونی، صرف ساعت های زیادی برای برقراری ارتباط در شبکه های اجتماعی، معاشرت با دوستان)؛
• تعیین هر چیز در خانه و محل کار.
• خلاص شدن از شر زباله های کار (10 دقیقه در روز برای مرتب کردن اسناد و دور ریختن چیزهای غیر ضروری کافی است).
• انتخاب یک سرگرمی برای اوقات فراغت

برای اینکه دوستان خود را از دست ندهید و به درستی در زمان خود صرفه جویی نکنید، باید از این قانون پیروی کنید: هفته ای 2 بار از صفحات در شبکه های اجتماعی بازدید کنید، آخر هفته ها را برای ملاقات با دوستان اختصاص دهید، جلسات شخصی را از قبل برنامه ریزی کنید، زمان تلفن "خالی" را کاهش دهید. مکالمه تا 15 دقیقه در روز.

چگونه یک برنامه کاری تهیه کنیم

اگر به دنباله کار زیر پایبند باشید، برنامه ریزی ثمربخش امکان پذیر است:

1. اهداف و مقاصدی را تعیین کنید که بر اساس آنها برنامه کاری تدوین شود. این می تواند کوتاه مدت (برای یک هفته) یا بلند مدت (برای یک ماه، سه ماهه، سال) باشد.

توجه: یک رهبر موفق نمی تواند یک قدم از برنامه منحرف شود. شما می توانید تنظیماتی را در آن ایجاد کنید، به عنوان مثال، وظایف، روزهای جلسات مهم را عوض کنید، رویدادها را در زمان دیگری برنامه ریزی کنید، اما تحت هیچ شرایطی نباید آنها را به طور اساسی تغییر دهید.

1. تقسیم وظایف و تعیین مهلت برای تکمیل آنها. این مهم است که یاد بگیرید ابتدا کارهایی را انجام دهید که چارچوب زمانی محدودی دارند و کارهایی که نیاز به تلاش زیادی دارند. سپس می توانید برای کارهای میان مدت و کارهایی که نیاز به عملکردهای استاندارد دارند برنامه ریزی کنید. کارهای کم ارزش باید آخر انجام شود.

1. علامت گذاری اجباری موارد فوری که در آستانه اجرا در دفتر خاطرات یا تقویم شما به وجود آمده است (به مدیر امکان می دهد همه چیز را به موقع انجام دهد، بدون از دست دادن نکات مهم).

1. تجزیه و تحلیل تمام وظایف، کاهش لیست وظایف (تا جایی که ممکن است).

برای تخلیه روز خود، مهم است:

1. محدودیت تکمیل وظایف را دنبال کنید: بیش از 3 مورد فوری و در مجموع بیش از 10 کار در روز نباشد.
2. هنگام برنامه ریزی، به انجام کارهای پیچیده در زمان مطلوب تر، ترجیحاً در نیمه اول روز و انجام کارهای آسان در پایان شیفت کاری پایبند باشید.
3. کار بعدی را بدون تکمیل کار قبلی انجام ندهید (مهم است که کارها را مرحله به مرحله برنامه ریزی کنید و کارهایی که قبلاً در مورد آنها توافق شده است را تکمیل کنید).
4. کارهای ناتمام رها نکنید، آنها را به روز کاری بعدی موکول نکنید.
5. اگر هنوز کارهای انجام نشده وجود دارد، توصیه می شود در تقویم کارهای مهم، جایی که به خصوص آنها را یادداشت می کنید، یادداشتی در مورد آنها داشته باشید. اگر همان کار برای چندین روز متوالی به طور پایدار در دفترچه خاطرات زندگی می کند، ارزش دارد به این فکر کنید که چگونه آن را رد کنید یا به سادگی آن را به شخص دیگری که آن را انجام می دهد منتقل کنید.

اسرار برنامه ریزی منطقی

شما می توانید روز خود را به درستی برنامه ریزی کنید:

• ارزیابی برنامه کاری، تنظیم وظایف، ایجاد یک روال روزانه؛
• نظارت بر اجرای وظایف، از بین بردن اجرای همزمان چندین کار (در غیر این صورت خطر بهره وری پایین وجود دارد).
• تکمیل وظایف آغاز شده؛
• حذف موانعی که مدیر را از انجام وظایف محوله باز می دارد، توجه را منحرف می کند و بر برنامه ها تأثیر می گذارد.
• متناوب کار با استراحت؛
• تجزیه و تحلیل برنامه ریزی زمان؛
• بهبود مستمر نتایج کار شما

رازهای صرفه جویی در زمان برای یک مدیر

1. ترکیب وظایف مشابه، به عنوان مثال، ترکیب مذاکرات، مرتب کردن مکاتبات، پاسخ به ایمیل ها مهم است.
2. ایجاد یک محیط آرام به همان اندازه مهم است. این امر ضروری است تا چیزی شما را از کارتان منحرف نکند.
3. محدود کردن زمان کاری به شما کمک می کند تا از نتایج غیرمولد جلسات کاری خودداری کنید.
4. توانایی اولویت بندی شاخص مهمی از عقلانیت و قوام امور است که بر دستیابی به اهداف تعیین شده تأثیر می گذارد.
5. انجام کارهای فوق العاده مهم به یک مدیر اجازه می دهد تا به عملکرد بالایی در کار خود دست یابد.
6. توزیع وظایف بین کارکنان به صرفه جویی قابل توجهی در زمان کمک می کند.
7. کار گام به گام کم اهمیت نیست. اگر از نردبان بالا بروید، با چیزهای کوچک شروع کنید و به ارتفاعات عالی برسید، حرکت به سمت هدف بسیار آسان تر است.
8. یادداشت روزانه کارهای مهم به از بین بردن همپوشانی برخی از کارها با برخی دیگر و انباشته شدن وظایف در پایان ماه کمک می کند.
9. بهتر است تصمیمات مهم را صبح بگیرید. به این ترتیب می توانید در طول روز کاری خود احساس موفقیت ایجاد کنید.
10. هنگام برنامه ریزی و برنامه ریزی، مهم است که سطح واقعی توانایی کار را در نظر بگیرید، زیرا این امر است که بر نتیجه نهایی کار تأثیر می گذارد.

برنامه ریزی برای سال در بهار، برنامه ریزی برای روز - در صبح

ضرب المثل چینی

به چه کسی:مالکان، مدیران ارشد، مدیران اجرایی

وقتی برنامه ای ندارید، اعمالتان آشفته است.

هر یک از ما، مدیران، فکر می کنیم: چقدر می توانیم بهره وری نیروی کار را افزایش دهیم؟ داده‌های به‌دست‌آمده به‌طور تجربی در شرکت من نشان داد که پس از معرفی برنامه‌ریزی و گزارش‌دهی روزانه، بازده نیروی کار تیم تا 40% افزایش یافت.

این راز نیست که در یک شرکت روسی به طور متوسط ​​کارمندان آنها در بهترین حالت 3-4 ساعت در روز از 8 ساعت را صرف کار می کنند.با این حال، همه وانمود می کنند که اینگونه باید باشد. مدیر راضی است که به محض اینکه به دفتر کسی نگاه می کند، فعالیت های زیادی را ترتیب دهد.

و زیردستان... و زیردستان چطور؟ آنها از این وضعیت بیش از حد راضی هستند: در ساعات کاری می توانند یکسری مشکلات شخصی را حل کنند، در فروشگاه های آنلاین سفارش دهند، از طریق تلفن و در شبکه های اجتماعی با دوستان و خانواده ارتباط برقرار کنند. بی دلیل نیست که آنها می گویند که 80٪ از مردم به همان اندازه که با شایستگی مدیریت می شوند، کارآمد هستند.

نتیجه گیری در سادگی آن پیش پا افتاده و در عین حال وحشتناک است: برای افزایش بهره وری یک شرکت تا 40٪، کافی است اطمینان حاصل شود که کارمندان حداقل کار می کنند. 6.5 - 7 ساعت در روز(بله، هشت در حال حاضر ایروباتیک است!).

برنامه و گزارش روزانه - آزمون مستمر استعداد حرفه ای برای کارکنان

اما چگونه می‌فهمید: کدام یک از کارمندان در شبکه‌های اجتماعی چت می‌کنند و کدام یک به طور مداوم نتیجه می‌دهد؟ مدام پشت سرت بایستی؟ غیر ممکن! اینجاست که برنامه های روزانه و گزارش های پیشرفت که برای هر کارمند اجباری است به کمک می آیند.

به طور خلاصه، منظور از برنامه ها و گزارش های روزانه به شرح زیر است: یک کارمند برای هر روز برنامه کاری را بر اساس یک روز 8 ساعته تهیه می کند و در پایان روز کاری برای هر کار انجام شده (زمان صرف شده) گزارش می دهد. ، نتیجه و غیره).

هر تکنولوژی خوب برای هر دو طرف مزایایی دارد. بیایید در مورد آن صحبت کنیم.

مزایای یک برنامه روزانه برای یک شرکت

• مشکلات توسط کارمندان بر اساس اولویت های پذیرفته شده (با در نظر گرفتن الزامات تجاری شرکت) حل می شود و نه بر اساس اصل "خواسته ها"، "آسان تر" و "جالب تر".
• احتمال "بیکاری" کارمند به صفر می رسد. همیشه وظایف در انبار وجود دارد. اگر "زمان خرابی" رخ دهد، از قبل قابل مشاهده خواهد بود.
• با نگاهی به برنامه ها، می توانید بلافاصله وظایف "شکست خورده" را حذف کرده و آنها را با موارد مفید، موضوعی و مرتبط جایگزین کنید.
• زمانی که شخصی کارها را بر اساس 8 ساعت کاری برنامه ریزی می کند و می داند که در این مدت تقاضا وجود خواهد داشت، احتمال "اتلاف وقت" به میزان قابل توجهی کاهش می یابد.

مزایای برنامه روزانه برای یک کارمند

ارتقای عمده شخصی و حرفه ای: مهارت های برنامه ریزی در همه زمینه ها ضروری است و زندگی خارج از کار نیز از این قاعده مستثنی نیست.

• مدیر از شما راضی خواهد بود، زیرا ... تمام وظایف فناوری با اولویت بالا در برنامه روزانه شما گنجانده شده است. و "در موقعیت خوب" فرصت های بیشتری را در یک حرفه عمودی باز می کند.
• لغو "بردگی"، زمانی که فرد تا "شب" سر کار می نشیند (اکنون 8 ساعت به انجام وظایف اختصاص داده شده است، بنابراین، مدیر دیگر آنها را برای دوازده ساعت برنامه ریزی نمی کند).

دستور جلسه

در آینده فقط در مورد اصول برنامه ریزی روزانه و هفتگی و الزامات برنامه ها صحبت خواهیم کرد. مقالات جداگانه به موارد زیر اختصاص دارد:

• فناوری برای یک مدیر برای تجزیه و تحلیل برنامه های روزانه و هفتگی زیردستان خود - مقاله ای در حال توسعه.
• الزامات گزارش های کاری، روش های ایجاد آنها - مقاله در حال توسعه.
• فناوری برای مدیر برای تجزیه و تحلیل گزارش های روزانه و هفتگی زیردستان. مقاله "" را ببینید.

اثربخشی شخصی رهبر

من همچنین از فناوری برنامه ریزی و گزارش روزانه در کار خود استفاده می کنم. من به خودم گزارش می دهم - اگر کسی را ندارید که به او گزارش دهید، آن را در نظر بگیرید. در نتیجه کارایی شخصی من دو برابر شده است(بدون شوخی!). از جمله به دلیل تکمیل وظایف با اولویت بالاتر، زیرا قبل از آن مواردی را که برای اولین بار به ذهنم می رسید را بر عهده گرفتم.

و یک بینش بسیار مفید وقتی برنامه ریزی را شروع می کنید، فکر کردن در مرحله برنامه ریزی بسیار آسان تر است: آیا این وظیفه شماست، آیا بهتر نیست آن را محول کنید؟ وقتی کار را از قبل شروع کرده اید و در نیمه راه اجرای آن متوجه می شوید که واگذاری آن خوب است، «رها کردن» آن بسیار دشوارتر است.

فناوری برای اجرا و اجرای برنامه های روزانه

لطفاً توجه داشته باشید که نظارت بر اجرای طرح، زمان بندی انجام وظایف و کیفیت نتایج ضروری است.

تعداد زیادی از مدیران هنگام تلاش برای اجرای برنامه‌ها و گزارش‌های روزانه «دندان‌های خود را شکسته‌اند» و دلیل آن این است:

• این اجرا با مقاومت شدید کارمندان دفتر مواجه خواهد شد. آن را بپذیرید، طبیعی است، اما باید برای آن آماده شوید. ممکن است مقاله "" برای شما مفید باشد.
• اجرای برنامه‌ها و گزارش‌های روزانه و همچنین کار بیشتر برای حفظ فناوری در عملیات، مستلزم سرمایه‌گذاری زمان، هزینه، تلاش مدیریت و اراده مدیر است. و مهمتر از همه، واکنش سریع به هرگونه تخلف از سوی کارکنان.
• این اجرا علاوه بر این، شفافیت کامل برنامه ها و گزارش ها را به همراه خواهد داشت. یک مدیر در هر سطح بالاتر باید بتواند گزارش هر مدیر زیرمجموعه و زیردستانش را مشاهده کند. مدیر فوری مسئول برنامه های زیردستان خود است. چرا کارمندان این را دوست ندارند؟ هر مدیر میانی علاقه ای به داشتن چشم بینای مدیریت ارشد ندارد.

توصیه هایی برای سازماندهی برنامه ریزی روزانه: آیین نامه های آماده اجرا

سازماندهی فرآیند پردازش جریان ورودی وظایف از طرف کارمند

• به محض ظاهر شدن یک کار، آن را با یک تاریخ تقریبی تکمیل برنامه ریزی شده در برنامه کاری روزهای جاری یا بعدی (صرف نظر از فرمی که در آن تنظیم شده است) وارد می شود.
• اگر یک کار متعلق به رده "غیر فوری و غیر مهم" باشد، به اصطلاح به ذخیره وظیفه STACK وارد می شود. یک کارمند هنگام برنامه ریزی برای هفته آینده، یا زمانی که در محل کارش تعطیل است، به STACK روی می آورد.

وظیفه تعیین شده که بیش از 3 ساعت طول می کشد (به استثنای شرکت در رویدادها و جلسات)، به کارهای کوچکتر تقسیم می شود که به عنوان اصلی به عنوان اصلی تعیین می شود.

• برای هر کار از لیست استاندارد، یک اولویت انتخاب و تنظیم می شود

پاداش: نمونه ای از جدول با اولویت برای کارمندان

برای مثالی از جدول اولویت که به کارکنان کمک می کند تا با برنامه ریزی خود کنار بیایند، 2 مرحله ساده را دنبال کنید:

1) یک نظر مفصل برای مقاله بنویسید(فرم نظر در انتهای مقاله قرار دارد، به اسکرین شات https://yadi.sk/i/QHQ2_R4oiWjkV مراجعه کنید). تجربه خود را از اجرای برنامه ریزی برای زیردستان به اشتراک بگذارید (الزاما موفقیت آمیز نیست).

2) درخواست ارسال کنیدبرای دریافت نمونه ای از جدول اولویت از طریق حساب های شخصی رسانه های اجتماعی من:

الزامات قالب برای وارد کردن وظایف به طرح

• هر کارمند لیستی از وظایف خود را به برنامه اضافه می کند (توضیح مختصری از کار + زمان برنامه ریزی شده برای تکمیل). این طرح شامل وظایف زیر است:
• برنامه ریزی شده در پروژه ها؛
• قبلاً در قالب وظایف فردی (به صورت شفاهی، از طریق پست، اسکایپ و غیره) دریافت شده است. اگر وظیفه در یک سیستم تنظیم وظایف خارجی است، باید یک پیوند URL به این کار اضافه کنید. وقتی کاری (به صورت شفاهی، از طریق پست، اسکایپ) دریافت می کنید، باید خودتان آن را به برنامه کاری خود اضافه کنید. در این مورد، تمام الزامات برای قالب وارد کردن وظایف اعمال می شود.
• توسط کارمند برای اجرا به ابتکار خود برنامه ریزی شده است.
• برای هر کار باید مشخص کنید:
• نام وظیفه. باید نشان دهد که چه اقداماتی باید با چه شیئی انجام شود. برای این منظور، استفاده از حالت اسمی و حالت امری فعل برای اسم ها توصیه می شود. این امر جستجوی بعدی را در بین همه کارها بسیار ساده می کند. مثال:تدوین مقررات: برنامه ریزی ("توسعه" - ضروری؛ "مقررات: برنامه ریزی" - مورد اسمی).
• زمان اتمام برنامه ریزی شده. مثال: ارائه یک پیشنهاد تجاری: 2 ساعت 30 دقیقه
• ضرب الاجل(مهلتی که تا آن کار باید تکمیل شود). اگر نمی توانید مهلت کاری را تعیین کنید، با سرپرست فوری خود تماس بگیرید.
• برنامه ریزی مختصر برای تکمیل این کار. پیوندهایی را به الگوریتم هایی که می خواهید دنبال کنید و/یا یک برنامه اقدام کوتاه اضافه کنید. عدم وجود یک برنامه مختصر در بدنه کار باعث ایجاد انبوهی از سؤالات در هنگام بحث در مورد برنامه کاری می شود و این خطر را ایجاد می کند که کار به روشی ناکارآمد / غیربهینه انجام شود یا 100٪ انجام نشود و / یا نیاز به کار مجدد داشته باشد. .
• یک اولویت. مجری آن را به طور مستقل طبق قوانین رسمی شده جداگانه تعیین می کند. اگر نمی توانید آن را تعیین کنید، باید با سرپرست فوری خود تماس بگیرید.
• اگر کارمندی ببیند که منابع او برای وظیفه محول شده "ناکافی" است، موظف است بلافاصله مدیر وظیفه و سرپرست فوری خود را در این مورد مطلع کند.

برنامه کاری روزانه

• برنامه باید بر اساس برنامه هفتگی و وظایف عملیاتی ورودی (قبل از اجرای برنامه ریزی هفتگی: بر اساس وظایف شناخته شده برای آن روز) ایجاد شود.
• برنامه روز بعد قبل از پایان روز کاری جاری تنظیم می شود.
• زمان برنامه ریزی شده برای کارهای روزانه محاسبه می شود:
• برای کارمندان اداری بر اساس 8 ساعت منهای زمان معمول برای حل وظایف عملیاتی و فورس ماژور (برای مدیران پروژه: 7 ساعت - برنامه ریزی شده؛ 1 ساعت - برای حل وظایف ورودی). زمان برنامه ریزی شده برای کارها ممکن است بسته به روز هفته و سایر شرایط متفاوت باشد.
• برای متخصصان آزاد - یک محدودیت زمانی روزانه که هنگام بحث در مورد شرایط همکاری توافق شده است.
• طرح روز جدید در بالای طرح روز قبل قرار می گیرد (اگر از اسناد متنی برای طرح ها استفاده شود).
• اگر بیش از 4 ساعت در روز صرف کارهای برنامه ریزی نشده (در رابطه با طرح های پروژه) می شود، یا مشخص می شود که برنامه های پروژه با حجم کاری فعلی قابل تکمیل نیستند، بلافاصله به مدیریت اطلاع داده می شود (حداکثر تا روز بعد).

نمونه ای از طرح روزانه (عکس از Bitrix24)

مثال طرحی را نشان می دهد که یک کارمند در سیستم Bitrix24 ایجاد می کند. اسکرین شات فقط 6 کار اول را نشان می دهد، بقیه روی صفحه نمایش جا نمی شوند. ستون های انتخاب شده: 1 - نام وظیفه. 2 - مهلت; 3- زمان اجرای برنامه ریزی شده.

انتقال به برنامه ریزی هفتگی

پس از تسلط بر برنامه های روزانه، کارکنان به برنامه ریزی هفتگی منتقل می شوند. در عین حال، برنامه ریزی روزانه یکسان باقی می ماند، اما بسیار ساده شده است، زیرا در یک برنامه هفتگی، وظایف به روز تقسیم می شوند. اگر برنامه ریزی روزانه را با کارمندان خود انجام نمی دهید، ممکن است آنها هفته خود را مانند تصویر زیر برنامه ریزی کنند.

مزایای کلیدی برنامه ریزی هفتگی:

• افق برنامه ریزی طولانی تر در مقایسه با یک روز
• صرفه جویی در زمان کارکنان و صرفه جویی قابل توجه در زمان مدیر

برنامه کاری هفتگی

• چگونه برنامه ریزی کنیم؟
• تمام برنامه های ماهانه پروژه را مرور کنید، لیستی از وظایف را با مهلت تا پایان هفته + 5 روز از آنها بگیرید.
• برنامه کاری ماهانه خود را باز کنید و برخی از کارها را از آنجا بنویسید.
• وظایف عملیاتی (که قبلاً توسط مدیر شناخته شده یا تعیین شده است) را در برنامه هفتگی بگنجانید.
• برنامه هفته جدید باید در آن تنظیم شود آخرین روز کاری هفته قبل(معمولا جمعه).
• وظایف باید برای کل هفته کاری با در نظر گرفتن زمان ذخیره برای کارهای مقدماتی (که برای هر موقعیت به صورت جداگانه تعیین می شود) برنامه ریزی شوند.
• برنامه تنظیم شده برای هفته باید روشن شود (بر اساس اطلاعات دریافتی در آخر هفته و صبح در اولین روز کاری) در اولین روز کاری هفته تا ساعت 12:00(معمولا دوشنبه)
• برای متخصصانی که سطح کمی از کار "پیش بینی نشده" دارند (کار تعمیر و نگهداری وب سایت، مدیریت یک پروژه تبلیغاتی)، هفته باید بدون در نظر گرفتن کارهای پیش بینی نشده برنامه ریزی شود.
• به هر حال، به همین دلیل است که وظایف و کارهای "پیش بینی نشده" ممکن است وجود داشته باشند یا نباشند.
• اگر برنامه به دلیل اینکه کارهای تازه دریافت شده در حال تکمیل بود تکمیل نشد، می توان برخی از وظایف طرح را به هفته بعد منتقل کرد.

اتوماسیون برنامه های روزانه و هفتگی

محبوب ترین سوال: زیردستان باید به چه شکل برنامه ریزی کنند؟در حالت ایده‌آل، شما باید برنامه‌هایی را در قالب وظایف در سیستم انجام دهید، جایی که در آینده زمان اجرا از آن‌ها پیگیری شده و گزارش‌هایی تولید شود. به نظر من امروزه سیستم Bitrix24 برای این کار مناسب ترین است.

اگر شرکت شما سیستم متفاوتی برای تعیین وظایف داشته باشد چه؟ در مورد چگونگی سازماندهی برنامه ریزی با کمک آن بر اساس الزامات برنامه هایی که من تدوین کردم فکر کنید. و حتی اگر اصلاً سیستمی برای تنظیم و حسابداری وظایف ندارید، مهم نیست. در شرکت من، برای مدت طولانی، برنامه های روز و هفته در فایل های متنی جداگانه در قالب GoogleDocs (بسیار راحت برای ویرایش و بحث) ساخته می شد. و تنها پس از مدتی ما به طور کامل به کار در Bitrix24 روی آوردیم.

سوالات متداول در مورد برنامه های روزانه

اگر کارمند مجری زیرمجموعه مستقیم مدیر نباشد، چگونه می توان وظایف را تعیین کرد؟

یا اختیار تعیین چنین وظایفی را در چارچوب زیرمجموعه پروژه به دست آورید یا در مورد اضافه شدن یک وظیفه با سرپرست فوری مجری توافق کنید.

مهم است که به یاد داشته باشید: زمان لاستیکی نیست. وقتی یک کار جدید می رسد، وظیفه دیگری را از برنامه خارج می کند. اولویت ها در تعیین وظایف موضوع صلاحیت مدیر فوری است.

معلوم می شود که این سیستم "کنترل کامل" را بر کار یک زیردست معرفی می کند؟ این باید توسط رهبر او انجام شود. آیا این مدیر باید توسط مدیرش کنترل شود؟

مدیر آماده سازی برنامه ها را برای زیردستان مستقیم خود کنترل می کند (به عنوان مثال: رئیس یک بخش برنامه های کارکنان بخش را بررسی می کند)، اما نه لزوماً هر روز. برای کارمندان وفادار (1 سال پس از شروع اجرای مدیریت منظم، دیگر در شرکت شما باقی نخواهد ماند)، دفعات بررسی ها می تواند هر 3 روز یک بار در هفته باشد.

خیلی به موقعیت و تجربه یک کارمند خاص بستگی دارد. و همچنین در مورد نوع برنامه ریزی که علاوه بر برنامه های روزانه و هفتگی استفاده می شود: برنامه ریزی ماهانه برای پروژه ها، برنامه ریزی استراتژیک برای پروژه ها. اگر یکی از کارمندان شما به "کنترل کامل" دائمی نیاز دارد، این سوال را از خود بپرسید: "آیا به چنین کارمندی نیاز دارید؟"

برخی از مدیران خود نمی خواهند به صورت روزانه کنترل کنند زیرا ... نیاز به زمان و توجه دارد

برنامه ریزی کار برای زیردستان و نظارت بر اجرای آن از وظایف مستقیم مدیر است. به منظور تسلط بر این عملکرد، توصیه می کنم که شایستگی های مدیریتی خود را "پمپ" کنید. مقاله "" می تواند کمک کند.

ارزیابی اینکه آیا در شرکت شما "سوگیری" برای مدیران در کار برای "تولید نتایج" وجود دارد یا خیر، مهم است. اول از همه، یک مدیر باید زمانی را برای مدیریت زیردستان اختصاص دهد.، تولید نتایج - در وهله دوم و با توجه به اصل باقیمانده زمان. اگر زمان کافی را برای مدیریت به مدیر اختصاص دهید و در عین حال او همچنان تلاش می کند تا با دستان خود به نتیجه برسد، در حالی که زیردستان او بیکار هستند، او یک متخصص خوب است، اما یک رهبر بد.

کسانی که این مقاله را می خوانند نیز می خوانند

نحوه ارزیابی عملکرد کارکنان در پایان روز کاری با استفاده از گزارش های روزانه: روش "تحلیل و اظهار نظر".

نحوه پیاده سازی مدیریت منظم در شرکت (قسمت 1): اهداف، اصول اولیه، آمادگی قبل از شروع

در دنیای اطراف ما افراد موفق بیشتر و کمتر موفق هستند. کسانی هستند که خود را در بسیاری از زمینه ها درک کرده اند و درک می کنند که می خواهند در آینده به چه چیزی برسند. و کسانی هستند که. و همه اینها انتخاب خود ماست.

در همین حال، می توانید یاد بگیرید که سرنوشت خود را کنترل کنید. برای این کار باید به هنر تعیین درست اولویت ها و درک خودمان در همه زمینه های زندگی که برای شاد بودن و حرکت رو به جلو نیاز داریم، مسلط باشیم. چگونه این را یاد بگیریم؟

راز اول: هیچ دستور العمل جهانی که مناسب همه باشد وجود ندارد! اما این بدان معنا نیست که شما نمی توانید از تجربه انباشته شده و آزمایش شده توسط افراد دیگر استفاده کنید. برعکس، اینجاست که باید شروع کنید. و می توانید توصیه های مربیان، مربیان کسب و کار و روانشناسان را بعداً با نیازهای خود تنظیم و تطبیق دهید.

اهداف اصلی و فرعی

آیا شما مهمترین و اصلی ترین هدف زندگی را دارید؟ و مهمترین هدف امسال؟ با کمال تعجب، کلمه انگلیسی Priority که در قرن پانزدهم به وجود آمد، بیش از پانصد سال از عمر خود جمع نداشت! داشتن یک هدف واحد و مهم برای مردم درست و عادی به نظر می رسید. این وضعیت تا قرن بیستم ادامه داشت. اکنون در هر شرکتی و در هر جلسه ای، ده یا چند وظیفه اولویت دار به کارمندان فقط برای روز جاری داده می شود.

اگر این اصل را وارد زندگی تان کنید، آنوقت احساس یک سنجاب که روی چرخ می دود تا زمان بازنشستگی در شما باقی خواهد ماند. یاد بگیرید که تعداد اولویت ها را کاهش دهید و به وضوح درک کنید که وظیفه اصلی شما چیست - حداقل برای امروز.

در عین حال، بلافاصله سعی کنید بفهمید که آیا این هدف شماست یا هدفی که از بیرون به شما تحمیل شده است - توسط دوستان، بستگان، مدیریت و غیره. در جامعه ما آنقدر ارتباط با افراد دیگر وجود دارد که تشخیص آنچه که خودمان می خواهیم انجام دهیم و آنچه جامعه به ما تحمیل می کند دشوار است. بنابراین، اغلب بیش از نیمی از وقت ما صرف اموری می شود که برای خودمان مهم نیستند، اما برای دیگران ضروری و مهم هستند.

این بدان معنا نیست که شما باید از کمک به دیگران خودداری کنید. اما مهم است که بدانید اینها وظایف شما نیستند و شما آنها را انجام می دهید و به طور داوطلبانه امور خود را به بعد موکول می کنید.

پنج مرحله برای مدیریت زمان

اصول مدیریت زمان در حال حاضر بسیار محبوب است که زندگی را معنادارتر، سازمان یافته و هماهنگ می کند. مجلداتی در مورد مدیریت زمان نوشته شده است، و با این حال تعداد زیادی از روانشناسان و مربیان همچنان به مردم آموزش می دهند که چگونه زمان خود را به درستی مدیریت کنند.

لطفاً توجه داشته باشید که خیلی مهمتر است که در مورد آن صحبت نکنید، بلکه شروع به پیاده سازی حداقل برخی از اصول مدیریت زمان در زندگی خود کنید و خودتان متوجه خواهید شد که کدام تکنیک برای شما مناسب است و کدام نه. این اصول بسیار ساده هستند، اما اجرای سیستماتیک آنها مهم است.

اولینآنچه باید انجام شود برجسته کردن همان اولویت هایی است که قبلاً مورد بحث قرار گرفته است. در عمل، این کار دشواری است، بنابراین باید فهرستی از مهمترین اهداف جهانی تهیه کنید. و سپس آن را بر اساس اهمیت و فوریت فیلتر کنید. این باید انجام شود. در اینجا آنچه مشاور روانشناس ویکتوریا تیموفیوا به خبرنگار میر 24 در این باره گفت:

"اگر برای آینده خود برنامه ریزی نکنید، اگر هدف یا برنامه ای ندارید، مانند قایق هستید که بی هدف در اقیانوس در حال حرکت است و امیدوار است به جایی خوب برسید. موافقم، احمقانه است که منتظر این باشیم. همانطور که GPS شما را به مقصد هدایت می کند، شما به GPS داخلی خود نیاز دارید تا شما را راهنمایی کند.

مرحله دوماین است که برنامه های بزرگ را به لیستی از کارهای کوچکتر که واقعاً می توان انجام داد تقسیم کرد. شروع کار بزرگ را به تاخیر نیندازید! وقتی ایده حجیم باشد، شما را می‌ترساند، اما به محض اینکه شروع به انجام اولین مرحله می‌کنید، مسیر رسیدن به مرحله نهایی به عنوان لیستی از وظایف کاملاً عملی ظاهر می‌شود.

مرحله سوم- این امتناع از انجام کارهای غیر ضروری است. فقط روی چیز اصلی تمرکز کنید! به این اصل پارتو می گویند. می گوید که ما 80 درصد از نتایج مثبت را تنها با انجام 20 درصد تلاش به دست می آوریم. و تمام بقیه انرژی ما صرف تکمیل لیست کوچک باقی مانده از وظایف می شود. بنابراین، ما فقط باید کاری را انجام دهیم که بتوانیم در آن موثر باشیم. و آنچه باقی می ماند بهتر است به عنوان مهم ترین آنها برون سپاری، تفویض اختیار یا حتی کنار گذاشته شود.

چهارم- حتما یک یا دو کار معلق را در روز تکمیل کنید.

و در نهایت پنجم- اثربخشی خود را ارزیابی کنید و همیشه آن را بهبود بخشید. کارهای بلند مدت را نیمه کاره رها نکنید، بلکه آنها را به نتیجه منطقی خود برسانید و اهداف جدیدی تعیین کنید.

همین. اگرچه هر یک از نکات را می توان در چندین سخنرانی گسترش داد. اما به جای مطالعه بی پایان تئوری، بهتر است از تکنیک های اختراع شده توسط افراد دیگر استفاده کنید و خودتان سعی کنید آنها را به کار ببرید. شما به سرعت متوجه خواهید شد که چه چیزی برای شما مناسب است و چه چیزی مناسب نیست. در پایان روز، مدیریت زمان فقط یک مهارت است. اما زندگی ما را بسیار معنادارتر و ساختارمندتر می کند.

برنامه ریزی برای سال، برای هفته، برای ماه

به موازات برنامه ریزی بلندمدت، که هنوز نیاز به بلوغ دارد، ارزش دارد که شروع به ایجاد برنامه های قابل درک و واقعی تر برای روز و هفته کنیم. در حالت ایده آل، شما باید برنامه های به هم پیوسته ای برای سال، ماه، هفته، روز داشته باشید.

بهتر است برنامه های سال آینده را در پایان سال قبل بنویسید، اما در ژانویه، البته، برای فکر کردن به آن خیلی دیر نیست. ابتدا اهداف اصلی را تدوین کنید و رویدادهای اصلی را مشخص کنید. چه زمانی اتفاق خواهند افتاد؟ حالا شروع به برنامه ریزی برای تعطیلات خود کنید! تعطیلات خود و جایی که آن را سپری خواهید کرد و همچنین تمام تعطیلات، سفرها و سفرها را در برنامه سالانه خود بگنجانید. حالا تصمیم بگیرید که چه زمانی باید سازماندهی آنها را شروع کنید تا بهترین و ارزان ترین بلیط ها را بخرید و هتل رزرو کنید.

برنامه سالانه شما همچنین باید شامل کارهای جدیدی باشد که قصد انجام آن را دارید، اعم از یادگیری زبان، کاهش وزن یا آموزش، تغییر شغل یا بازسازی آپارتمان. تاریخ های مهمی را تعیین کنید، نه تنها مربوط به کار یا تحصیل، بلکه به سرگرمی ها و زندگی شخصی نیز مربوط می شود.

برنامه های ماهانه به همین ترتیب نوشته می شود، اما با مهلت های دقیق تر. آنها باید در پایان ماه قبل نوشته شوند، و سپس می توان آنها را تنظیم کرد، درست مانند برنامه های سالانه - این طبیعی است!

اطمینان حاصل کنید که اولین برنامه ماهانه منعکس کننده اهداف جهانی است که در برنامه سالانه وجود دارد. هر چه زودتر شروع به اجرای آنها کنید، بهتر است! بهتر است فوراً "مقیاس فاجعه" را ارزیابی کنید و بفهمید که یک دهم آن چه چیزی باید در ماه اول انجام شود. دقیقاً دهم و نه دوازدهم، زیرا هنوز تعطیلات و تعطیلات وجود خواهد داشت که در طی آن شما مشغول استراحت خواهید بود نه با تجارت.

تولد دوستان، سفر به اقوام و دیدارهای دیگر را فراموش نکنید. تمام برنامه ها را در تقویم یادداشت کنید. ببینید از کدام برنامه‌های زمان‌بندی استفاده می‌کنید. برخی از سازمان دهندگان الکترونیکی و کاغذی یا سایر ابزارهای برنامه ریزی را امتحان کنید.

برنامه های هفته در عصر یکشنبه یا، اگر برای شما راحت تر است، در روز جمعه انجام می شود. اینجاست که باید به وضوح مسائل غیر مهم را فیلتر کنید! چگونه هفته خود را پر کنید یک سوال نیست. اما چگونه برای چیز اصلی وقت پیدا کنیم؟ بنابراین، از چیز اصلی شروع کنید. در برنامه بنویسید که چه چیزی شما را به سمت اهداف اولویتی که در برنامه سالانه تدوین کرده اید سوق می دهد.

با قاطعیت در برنامه هفتگی خود آنچه را که قرار است شروع کنید، اما به تعویق انداخته اید یا از آن می ترسید، بگنجانید. آیا می خواهید سه بار در هفته ورزش کنید؟ زمان تعیین روز و زمان تمرین فرا رسیده است!

بهتر است هر چیزی که به زمان و منابع ذهنی شما نیاز دارد را در برنامه هفتگی خود منعکس کنید تا بتوانید آنها را به درستی توزیع کنید و هر چیز غیر ضروری یا غیر ضروری را از بین ببرید. فراموش نکنید که در برنامه خود زمانی را برای ارتباط با فرزندان و خانواده، ملاقات با دوستان، لذت ها و آرامش بگذارید!

برنامه ریزی روزانه از همه مهمتر است. بالاخره زندگی ما از روزها تشکیل شده است. این بدان معناست که در این مرحله است که ما تمام موفقیت ها و شکست های آینده خود را پیش بینی می کنیم. بهترین زمان برای برنامه ریزی روز، عصر روز قبل است. بنابراین شما از قبل برای خود تعیین کرده اید که با همه چیز کنار می آیید و همه چیز را که برنامه ریزی کرده اید به انجام خواهید رساند و بلافاصله با این دانش از خواب بیدار می شوید.

عکس: آلن کاتسیف (شرکت پخش تلویزیونی و رادیویی میر)

وظایف را در لیست خود به ترتیب اولویت قرار دهید و ابتدا فقط فوری ترین و مهم ترین آنها را انجام دهید. اگر سخت ترین قسمت را برای بعد بگذارید، شما را در حالت استرس فرو می برد. بهتر است به سرعت با همه چیزهای سخت یا ناخوشایند مقابله کنید و نفس خود را بیرون دهید.

درست است، برخی از روانشناسان استدلال می کنند که این استراتژی برای همه مناسب نیست. پس از همه، شما باید بیوریتم های خود را نیز در نظر بگیرید. اگر شما یک جغد شب هستید و اوج فعالیت شما در نیمه دوم روز اتفاق می افتد، شاید تاکتیک افزایش تدریجی پیچیدگی کارهایی که انجام می دهید برای شما موثرتر باشد. به هر حال، فهرست کارهای روزانه شما باید همیشه در دسترس شما باشد. اگر در پایان روز تمام کارهای شما خط خورده بود، به این معنی است که کارایی شما در بهترین حالت خود بوده است!

SMART - تکنیکی که معجزه می کند؟

مربی زندگی از روستوف-آن-دون دانا دورونینا رازهای خود را با خوانندگان میر 24 در میان می گذارد. او تکنیک SMART را که در مدیریت، هدف گذاری و البته برنامه ریزی مورد استفاده قرار می گیرد، یکی از موثرترین و در عین حال ساده ترین در کاربرد عملی آن می داند. در اینجا همه چیز در مورد آن است: هنگامی که شروع به مدیریت زمان و اولویت بندی کردید، مهم است که در بالای پنج جنبه پشت نام اختصاری SMART باشید.

S (مشخص) - خاص بودن . هنگام برنامه ریزی، باید به وضوح درک کنید که نتیجه نهایی که می خواهید به دست آورید چگونه خواهد بود. به عنوان مثال، هدف "کاهش وزن در این ماه" یک هدف مبهم است. فرمول صحیح تر این است که "این ماه 5 کیلوگرم کم کنید."

M (Measurable) – قابلیت اندازه گیری . شما باید معیارهایی را برای خود تعریف کنید که بر اساس آن اجرای طرح خود را قضاوت خواهید کرد. علاوه بر این، می توانید محدودیت های پایین تر و بالایی را برای خود تعیین کنید - حداقل شاخص ها (زیر آن ها نمی توانید در اجرای برنامه قرار بگیرید) و حداکثر (بهترین نتیجه شما).

A (دست یافتنی) - قابل دسترس بودن . در مرحله تعیین دستیابی، باید به این سوال پاسخ داد: "آیا وظیفه تعیین شده برای من واقع بینانه است؟" مثلاً اگر اضافه وزن دارید و برای خود هدف گذاری کرده اید که در یک ماه 20 کیلوگرم کم کنید. – پس این هدف در دسته دست نیافتنی ها قرار می گیرد. در این مورد، لازم است آن را تنظیم کنید و آن را با یک مورد دست یافتنی تر و واقعی تر جایگزین کنید. مثلاً 8 کیلوگرم وزن کم کنید.

هنگام کار بر روی نقطه دستیابی به هدف، باید ابزارها و روش هایی را نیز شناسایی کنید که با آن می توانید به این هدف دست یابید. در مثال کاهش وزن، اینها می توانند گزینه های زیر باشند: مراجعه به متخصص تغذیه، شروع به دویدن از صبح، تغییر رژیم غذایی، مصرف برخی داروها، ثبت نام برای ماساژ. وظیفه شما ارزیابی تمام منابعی است که از نظر تئوری می توانید برای رسیدن به هدف خود استفاده کنید. هنگامی که آنها را تجزیه و تحلیل کردید، باید مواردی را انتخاب کنید که واقعاً می توانید آنها را عملی کنید.

R (مربوط) - اهمیت . هنگام تعیین اهمیت یک هدف، از خود بپرسید: "آیا واقعاً می خواهم به این نتیجه برسم؟" شاید این هدف شما نباشد و فقط وقت و انرژی خود را هدر دهید. همچنین تجزیه و تحلیل کنید که چگونه این هدف با سایر برنامه های شما، برنامه هایی که قبلاً تنظیم شده اند، سازگار است. با آنها در تضاد نیست، آسایش معنوی شما عزیزان را مختل نخواهد کرد؟

T (محدود به زمان) - نشانگر زمان تفاوت بین یک پروژه و یک رویا و یک آرزوی ساده در این است که پروژه دارای یک دوره زمانی کاملاً مشخص است که در آن شما آن را اجرا خواهید کرد. یعنی باید تاریخ شروع کار پروژه و تاریخ اتمام آن را مشخص کنید.

به گفته مربی لایف دانا دورونینا، مشتریانش که از این تکنیک استفاده کردند در مدت کوتاهی نتایجی دریافت کردند که آنها را به مرحله جدیدی از رشد شخصی رساند.

تاتیانا روبلوا

زمان یکی از مهمترین منابع یک فرد تجاری است. موفقیت واقعی شما در کار و همچنین حقوق شما به توانایی شما در استفاده صحیح از آنها بستگی دارد. سعی کنید برای چندین روز کاری همه اتفاقاتی که در محل کار برای شما می افتد، آنچه که وقت خود را صرف آن می کنید و چقدر زمان می گذرانید را ثبت کنید. سعی کنید همه چیز را همانطور که هست درک کنید، بدون قضاوت در مورد آنچه اتفاق می افتد. به این ترتیب می توانید تجزیه و تحلیل کنید که چند ساعت و دقیقه طول می کشد تا وظایف خاص را انجام دهید، چه تعداد و چرا تلف شده اند. نتیجه مشاهدات شما باید دریافت و ردیابی 90 درصد از زمان کار طبق معمول باشد. پس از این، می توانید شروع به طراحی یک طرح کنید. از دفتر خاطرات، سازمان دهنده یا.

با برنامه ریزی کوتاه مدت شروع کنید، یعنی. با کارهایی که باید در یک روز کاری انجام شود. زمان کار را نیز می توان به قطعات جداگانه تقسیم کرد. به طور معمول، فعالیت های کاری قبل از ناهار با ساعات کار بعد از ظهر متفاوت است. سعی کنید در نظر داشته باشید که عملکرد هر فرد در معرض نوسانات خاصی است و به نوع او بستگی دارد: "فرد زودرس" یا "شب جغد". توصیه می شود طبق ریتم روزانه خود کار کنید.

تمام وظایف در لیست روزانه باید به ترتیب اهمیت درجه بندی شوند. در صورت امکان، وظایف کوچک و همگن را در بلوک های کاری گروه بندی کنید. تداوم فرآیند باعث صرفه جویی در زمان می شود. به عنوان یک قاعده، اوج عملکرد در نیمه اول روز اتفاق می افتد. بنابراین برای حل مشکلات سخت در این مدت برنامه ریزی کنید. بهتر است انرژی تازه را صرف انجام کارهای مهمتر کنید، بدون اینکه آنها را به عصر موکول کنید. از نیمه دوم روز برای کارهای روتین استفاده کنید.

به یاد داشته باشید که استراحت بخشی جدایی ناپذیر از فرآیند کار است و نه زمانی جدا از کار. بهترین استراحت در محل کار، تغییر در فعالیت است. بعد از هر 1.5 ساعت کار، 10 دقیقه استراحت برای استراحت قهوه، گرم کردن یا ژیمناستیک در نظر بگیرید.

در پایان روز کاری، زمانی را برای بررسی و ایجاد یا تنظیم یک برنامه برای روز بعد بگذارید. زمان کار خود را کنترل کنید، یعنی آنچه را که برنامه ریزی شده بود با آنچه واقعاً انجام شده بود مقایسه کنید. برنامه های روزانه را برای تعیین اولویت های جدید دوباره بررسی کنید.

پس از یادگیری یک برنامه کاری برای یک روز، سعی کنید فهرستی از وظایف تقریبی را برای یک ماه ترسیم کنید. بسته به شرایط می توانید روزانه آن را تنظیم کنید. اما نکات اصلی توسط شما سیستماتیک شده و مورد توجه قرار خواهد گرفت. به گفته L. Seiwert متخصص خود مدیریتی: "هرکسی که به طور منظم روز کاری خود را برای 10 دقیقه آماده می کند تا دو ساعت در زمان صرفه جویی می کند و تضمین می شود که کارها را بهتر انجام می دهد."