در حسابداری عمل می کند. پردازش اسناد اولیه: الزامات، مثال

اسناد اولیه به عنوان مبنایی برای ثبت حسابداری در دفاتر ثبت حسابداری عمل می کند. این فرم ها برای ثبت صحت یک معامله تجاری که منجر به تغییر در وضعیت اقتصادی شرکت شده است، روی کاغذ طراحی شده اند. ثبت نام اولیه توسط قانون تنظیم می شود. هر الگو باید با الزامات قانون 6 دسامبر 2011 شماره 402-FZ مطابقت داشته باشد.

فرم ها و انواع اسناد اولیه

اشکال اسناد اولیه مورد استفاده توسط نهادهای تجاری را می توان به طور مستقل توسط طرفین معامله یکپارچه و توسعه داد. فهرست فرم های استانداردی که برای استفاده در شرایط خاص مورد نیاز است، توسط قانون تایید شده است. در چنین نمونه هایی، سازمان ها حق تغییر مستقل ساختار یا محتوا را ندارند. اسناد غیر یکپارچه می تواند توسط یک شرکت با در نظر گرفتن ویژگی های فعالیت های آن ایجاد شود. آنها منوط به تأیید قوانین محلی شرکت هستند.

طبقه بندی اسناد اولیه شامل تقسیم به اشکال برای استفاده داخلی و خارجی است. اسناد داخلی معاملاتی را توصیف می کند که بر فعالیت های یک موسسه تأثیر می گذارد - شرکتی که این گواهی را تهیه کرده است. خارجی ها برای ثبت تراکنش ها و نتایج آنها بین دو یا چند شرکت کننده طراحی شده اند.

فرم های داخلی معمولاً به گروه های زیر تقسیم می شوند:

1. نوع اداری - برای صدور دستورالعمل ها و دستورالعمل ها به واحدهای ساختاری و پرسنل استفاده می شود.
2. از نوع اجرایی قالب برای نمایش تراکنش هایی که در دوره جاری انجام شده اند استفاده می شود.
3. اسناد حسابداری - هدف آنها سیستماتیک کردن کل مجموعه رویدادها و خلاصه کردن اطلاعات اسنادی دریافتی است (نمونه قابل توجهی ثبت حسابداری است).

دفاتر ثبت حسابداری شامل کتاب ها و مجلات، کارت های حسابداری می باشد. این نوع اسناد را می توان به انواع فرعی تقسیم کرد که در نحوه پر کردن و نگهداری آنها متفاوت است:

• زمانی - تمام عملیات مطابق با گاهشماری واقعی رویدادها نشان داده می شود.
• سیستماتیک (مثال - کتاب نقدی)؛
• ترکیب شده؛
• تحلیلی؛
• ترکیبی، شامل تفکیک مبالغ به حساب های حسابداری تعمیم یافته است.

اسناد اولیه می تواند به شکل توافق بین طرفین، فاکتور برای پرداخت، یادداشت تحویل، اقدامات پذیرش و تحویل وظایف تکمیل شده باشد. اسناد اولیه شامل مجموعه ای از فرم ها برای تسویه حساب با پرسنل است. این دسته شامل جدول زمانی و فیش حقوقی است.

توجه داشته باشید!سرمایه گذاری و دفع دارایی های شرکت با استفاده از یک سند اولیه رسمی می شود. این دسته از اسناد با وجود فرم های استاندارد مشخص می شود. پیش از این، آنها برای همه نهادهای تجاری اجباری بودند. اکنون هر سازمانی خودش تصمیم می گیرد که از فرم های توصیه شده استفاده کند یا الگوهای خود را توسعه دهد.

در عمل حسابداری توجه ویژه ای به صندوق اولیه می شود. یکپارچه است. تغییر مجموعه جزئیات یا ساختار قالب می تواند منجر به محرومیت حتی یک فرم امضا شده از نیروی قانونی شود. این گروه شامل انواع اسنادی است که دریافت وجه در صندوق و در اختیار داشتن آن را نشان می دهد. اینها شامل کتاب نقدی است که کل مجموعه معاملات نقدی را خلاصه می کند.

طبقه بندی شرکت های اولیه بر اساس مراحل کارآفرینی

بسته به مرحله ای که کسب و کار در حال حاضر در آن قرار دارد، از یک یا شکل دیگری از اسناد حسابداری اولیه استفاده می شود. به طور معمول، معاملات را از نظر ارائه اسناد می توان به سه مرحله تقسیم کرد.

1. تعیین شرایط معامله.شرکا مذاکره می کنند و اجماع را ایجاد می کنند که مناسب هر دو طرف باشد. هنوز پول و کالا تغییر نکرده است، خدمات ارائه نشده است، کار کامل نشده است، اما همه چیز برای شروع تعامل آماده است. نتیجه این مرحله انواع اولیه زیر خواهد بود:
   • توافق (اشکال مختلف ممکن است)؛
   • یک فاکتور برای پرداخت
2. پاداش معامله.پرداخت را می توان به اشکال مختلف انجام داد. این نکته مهم توسط سند اولیه تأیید کننده انتقال پول ثبت می شود:
   • در صورتی که پرداخت به صورت نقدی انجام نشده باشد، توسط صورت حساب بانکی، رسید پایانه پرداخت و غیره تایید می شود.
   • اگر پول "نقد" منتقل شده باشد، تأیید یک رسید نقدی، یک فرم گزارش دقیق یا یک رسید برای یک سفارش دریافت نقدی خواهد بود.
3. انتقال کالا، ارائه خدمات، انجام کار. او پرداخت را انجام داده است، اکنون وقت آن است که طرف مقابل به تعهدات خود عمل کند. اسناد اولیه زیر نشان می دهد که او این کار را با حسن نیت انجام داده است و طرف اول هیچ ادعایی ندارد:
   • فاکتور (در صورت انتقال کالا)؛
   • رسید فروش (می تواند همراه با رسید نقدی صادر شود یا یک سند باشد).
   • عمل خدمات ارائه شده (یا کار انجام شده).

این اسناد باید به مقامات مالیاتی ارائه شود، زیرا آنها هزینه های انجام شده توسط طرف اول را تأیید می کنند که مستقیماً بر پایه مالیاتی تأثیر می گذارد.

کنترل، ذخیره و سازماندهی حسابداری اسناد اولیه

حسابداری برای اسناد اولیه باید به گونه ای سازماندهی شود که هر فرم از طریق سیستم ثبت در شرکت عبور کند. این برای به حداقل رساندن خطر از دست دادن گواهینامه ها و سایر اشکال ضروری است. منشی یا سایر افراد مسئول گزارش های اسناد را نگه می دارند. تمام فرم های دریافتی به عنوان ورودی پردازش می شوند. فرم های خروجی آنهایی هستند که به صورت داخلی توسط شرکت ایجاد می شوند (صرف نظر از اینکه برای اشخاص ثالث صادر می شوند یا در شرکت باقی می مانند).

اسناد ورودی باید چندین مرحله حسابداری و ثبت را طی کنند:

1. پذیرش - پذیرفته شدن.
2. پردازش اولیه
3. توزیع بر اساس انواع فرم ها و هدف آنها.
4. ثبت نام در مجلات حسابداری با الصاق مهر به سند و تخصیص شماره ورودی به تاریخ پذیرش.
5. امضای مدیریت شرکت (هنگامی که مدیر مکاتبات دریافتی را بررسی می کند، تصمیماتی را روی آن قرار می دهد).
6. اجرای سند.

برای سازماندهی یک سیستم جریان اسناد موثر و اطمینان از کنترل ایمنی فرم ها، لازم است یک برنامه جریان اسناد با فهرستی از موارد تدوین و تصویب شود. برنامه باید مراحل اجرا، ثبت اسناد، روش انتقال آنها برای ذخیره سازی، نشان دادن چارچوب زمانی، و لیست کارکنان مسئول برای هر مرحله را افشا کند.

اسناد اولیه تکمیل شده و ثبت شده باید حداقل به مدت 5 سال ذخیره شوند. دستور وزارت فرهنگ مورخ 25 اوت 2010 به شماره 558 طبقه بندی فرم ها را با توجه به زمان ارسال آن به بایگانی ارائه می دهد:

• اسناد اداری باید به مدت 75 سال (در صورتی که دستورات و دستورالعمل ها بر فعالیت های اصلی شرکت تأثیر می گذارد) یا 5 سال در دسترس باقی بماند، مشروط بر اینکه فرم منعکس کننده حل مسائل اداری باشد.
• فرم های همراه با معاملات تجاری باید به مدت 3-5 سال ذخیره شوند.

برای ارجاع! قانون شماره 402-FZ در هنر. عمر مفید 29 به 5 سال محدود شده است. قوانین مالیاتی ایجاب می کند که اسناد حسابداری حداقل به مدت 4 سال امن و در دسترس باشد.

شرایط و دوره های نگهداری ویژه برای فرم های زیر ارائه شده است:

1. اسناد مورد استفاده برای ثبت ثبت دارایی های مشمول استهلاک به مدت 4 سال از تاریخ انصراف این اموال قابل بایگانی نیست.
2. اگر اسناد اولیه در طول دوره وقوع زیان تنظیم شده باشد که برای کاهش میزان مالیات بر درآمد استفاده می شود، باید تا زمانی که تأثیر چنین ضرری بر پایه مالیاتی متوقف شود، ذخیره شود.
3. سند اولیه که معاملات مربوط به وقوع مطالبات را مشخص می کند باید به مدت 4 سال از زمانی که بدهی معوق به عنوان بد شناخته می شود (در صورت وقوع چنین واقعیتی) نگهداری شود.

برای فرم های الکترونیکی، دوره های نگهداری با اسناد کاغذی یکسان است. روش حذف دارایی های اولیه باید با مشارکت کمیسیون ویژه ایجاد شده انجام شود.

تایید فرم های اسناد اولیه

اسناد اولیه غیر یکپارچه می تواند توسط نهادهای تجاری به طور مستقل توسعه یابد. برای چنین فرم هایی، معیار اصلی برای انطباق با هنجارهای قانونی، مطابقت با استانداردهای قانون شماره 402-FZ از نظر جزئیات اجباری است:

• عنوان سند؛
• تاریخ ثبت نام؛
• اطلاعات مربوط به شرکتی که فرم را تهیه می کند، که توسط آن می توان شرکت را شناسایی کرد.
• محتوای معامله تجاری نمایش داده شده که نشان دهنده ارزش گذاری موضوع معامله است.
• آوردن معیارهای طبیعی و ارزش های کمی؛
• حضور امضاء مقامات مسئول (با ذکر اجباری سمت و نام کامل).

یاد آوردن!برای استفاده از الگوهای توسعه یافته مستقل به عنوان اسناد اولیه، آنها باید توسط یک قانون محلی شرکت تأیید شوند.

وجه نقد و اسناد پرداخت متعلق به گروهی از فرم های کاملاً تنظیم شده است. شرکت ها به دستور خود یا هر دستور دیگری مجاز به حذف ردیف ها، سلول ها از آنها یا تغییر ساختار نیستند. شرکت ها می توانند تنظیمات خود را در قالب های غیر یکپارچه انجام دهند، بلوک های اطلاعاتی را اضافه و حذف کنند. هنگام توسعه مستقل فرم های جدید، می توانید نمونه های استاندارد را به عنوان پایه انتخاب کنید.

برای تأیید صورت‌های اولیه، می‌توانید نمونه‌هایی از آن را در پیوست جداگانه روی سیاست حسابداری قرار دهید. گزینه دوم این است که برای هر فرم، مدیر یک سفارش برای شرکت صادر می کند. متن دستور اطلاعاتی را در مورد معرفی اشکال جدید اسناد به حسابداری مشخص می کند که باید طبق یک الگوی واحد تهیه شود. خود فرم ها به صورت پیوست های مستقل در ترتیب قرار می گیرند.

اگر سازمانی بخواهد از فرم های استاندارد توصیه شده توسط بخش های مربوطه برای انعکاس معاملات فردی استفاده کند، این فرم ها نیازی به تایید مقررات داخلی ندارند. برای ثبت چنین تصمیمی، کافی است در سیاست حسابداری در مورد استفاده از الگوهای استاندارد یک ورودی انجام دهید.

هنگام معرفی اشکال جدید اسناد به سیستم جریان اسناد، توصیه می شود آنها را با دستور تأیید کنید.

آنچه یک حسابدار باید همیشه به خاطر بسپارد

وضعیت ایده آل اسناد اولیه شرط لازم برای عدم وجود مشکل در حین حسابرسی و حسابرسی مالیاتی، اثبات حقانیت فرد در اختلاف با طرف مقابل و غیره است. اسناد اولیه

1. شواهد اولیه تنها مدرک است.بدون مستندات اولیه، اثبات حقایق تحویل، هزینه ها، انجام یا عدم تحقق شرایط معامله غیرممکن است. دادگاه نیز کمکی نخواهد کرد - سوابقی وجود دارد که شاکیان رد شده اند یا متهمان به دلیل عدم اثبات مراحل خاصی از معامله به دلیل عدم وجود تعدادی اسناد اولیه از ادعای خود طفره رفته اند.

   مهم!بدون "شواهد اولیه"، در موارد نادر می توان واقعیت ارائه خدمات را اثبات کرد: دادگاه ممکن است نظرات کارشناسی اضافی و اسناد جانبی را در نظر بگیرد. در صورتی که کار انجام شده باشد، عدم وجود سند امضا شده توسط مشتری، وی را از پرداخت معاف نخواهد کرد.

2. بدون خطا بهتر است، اما نقص های جزئی مملو از عیب نیست.بدترین کابوس هر حسابداری امتناع از بازپرداخت مالیات بر ارزش افزوده به دلیل داده های نادرست در اسناد اولیه است. اما اگر اشتباهات جزئی باشد، کسر را نباید انکار کرد. اهمیت خطاها توسط قسمت 2 هنر تنظیم می شود. 9 قانون فدرال 6 دسامبر 2011 شماره 402-FZ "در مورد حسابداری". مقامات مالیاتی این موضوع را در نامه مورخ 12 فوریه 2015 شماره GD-4-3/2104@ تأیید کردند. نکته اصلی این است که داده های ارائه شده به طور دقیق نشان دهنده واقعیت پرداخت و تحویل کالا (ارائه خدمات) است. بنابراین، به عنوان مثال، اگر بارنامه حاوی اشاره ای به قرارداد نباشد یا وزن محموله ذکر نشده باشد، این یک اشکال است، اما دلیلی برای رد مالیات بر ارزش افزوده نیست. اما اگر عنوان و تاریخ سند، کل بهای تمام شده کالا و تعدادی جزئیات اجباری دیگر وجود نداشته باشد، دادگاه ممکن است چنین معامله ای را غیرواقعی تلقی کند.
3. مواظب باشید امضای جعلی!در صورتی که امضای اشخاص مسئول در اسناد جعلی باشد یا سند توسط شخصی امضا شده باشد که صلاحیت آن را ندارد، چنین منبع اولیه توسط مراجع تشخیص داده نخواهد شد. علاوه بر این، بسیار مهم است که امضا در دست شما باشد - فکس‌ها بی اعتبار خواهند بود.
4. اصلی با خطا جایگزین نمی شود.به عنوان مثال، اگر بتوان فاکتورهایی را که در آنها خطایی مشاهده شد، با صدور یک سند جدید و اصلاح شده با همان جزئیات بازنویسی کرد، این شماره با اسناد اولیه کار نخواهد کرد. علیرغم این واقعیت که گاهی دادگاه ها اسناد اصلاحی را تشخیص می دهند، باز هم بهتر است اشتباه را طبق قوانین هنر تصحیح کنند. 7 "قانون حسابداری" - تاریخ اصلاح را در سند وارد کنید و آن را با امضای افراد مجاز تأیید کنید.
5. ترجمه همیشه لازم نیست.طبیعتاً گزارش اولیه به زبان دولتی تهیه می شود. اما گاهی اوقات ترجمه تک تک کلمات از یک زبان خارجی نامناسب به نظر می رسد، مثلاً اگر نام یک برند یا محصول باشد.
6. الکترونیک اولیه - فقط با امضای دیجیتال. امروزه لازم نیست خود را به شکل کاغذی اسناد اولیه محدود کنید. اما تنها در صورتی معادل کاغذ خواهد بود که توسط یک امضای دیجیتال واجد شرایط تایید شده باشد. امضای دیجیتالی بدون صلاحیت فقط در موارد خاص و مشخص شده مجاز است و سند اولیه در آنها گنجانده نشده است.

اسناد اولیه برای تأیید اجرای معاملات تجاری ضروری است. در اصل، این منبع داده برای حسابداری در یک شرکت است. وجود و اجرای صحیح گزارش اولیه، رمز گذراندن موفقیت آمیز ممیزی مالیاتی، حسابرسی و انعکاس صحیح گردش مالی در حساب های حسابداری و بر این اساس، گزارش دقیق است.

الزاماتی که اسناد اولیه باید برآورده شوند در ماده 9 قانون فدرال شماره 402 "در مورد حسابداری" تعیین شده است. بر اساس آن، جزئیات زیر الزامی است:

• نام سند
• تاریخ تهیه
• نام شرکت یا کارآفرین فردی
• شرحی که منعکس کننده ماهیت معامله تجاری است
• ارزش پولی و/یا غیرنقدی یک معامله تجاری
• واحدها
• با تفکیک و نشان دادن موقعیت ها

در اغلب موارد، به این سند یک شماره اختصاص داده می شود. شماره گذاری معمولا از ابتدای سال انجام می شود.

لطفا توجه داشته باشید که نیاز به تهیه فرم های خاص بستگی به ویژگی های فعالیت، شکل مالیات و سیاست های حسابداری خاص یک سازمان خاص دارد.

ثبت اولیه

مستندسازی حقایق فعالیت های اقتصادی در زمان اجرای آنها یا بلافاصله پس از تکمیل بر روی کاغذ و/یا رسانه های الکترونیکی صورت می گیرد. یک شرکت می تواند به طور مستقل فرم های اسناد را تهیه کند، به استثنای سازمان های دولتی که ملزم به استفاده از فرم های تایید شده قانونی هستند. یادآوری این نکته مهم است که اسناد یکپارچه، که استفاده از آنها توسط قانون پیش بینی شده است، باید تکمیل شود.

در صورت نیاز به ایجاد تغییرات باید با امضای مسئول تایید شده و تاریخ نیز قید شود. اسنادی وجود دارد که در آنها اصلاحات طبق قانون ممنوع است.

اهداف مختلف متفاوت است، اغلب حداقل پنج سال است. اکثر سوابق حقوق و دستمزد تا 75 سال نگهداری می شوند.

اسناد اولیه بر اساس محل تشکیل آنها به خارجی و داخلی و با توجه به هدف آنها به اسناد اداری و توجیهی تقسیم می شوند. نمونه ای از سند اداری است. یک سند پشتیبان یک عملیات خاص را تأیید می کند، به عنوان مثال یک گواهی پذیرش برای کار انجام شده است. اسنادی وجود دارد که هر دو دارایی اداری و تبرئه کننده را ترکیب می کند، یعنی. در ترکیب، یک نمونه گواهی برای محاسبه حقوق مرخصی است.

اسناد حسابداری دارایی های ثابت و اقلام موجودی

بارنامه (TN) سندی است که فروش یا آزادسازی را ثبت می کند. فروشنده دو فرم TN را تنظیم می کند ، یکی را برای خود به عنوان مبنایی برای حذف نگه می دارد و دیگری را به خریدار منتقل می کند ، که این فرم به او حق پذیرش اقلام موجودی را برای حسابداری می دهد.

شکل یکپارچه TN TORG-12 است. گوشه سمت راست بالا حاوی کدهای آماری است. اگر حمل و نقل از شعبه انجام شود، آدرس آن باید در ستون "آدرس واقعی" ذکر شود. TN همچنین شامل کلیه اطلاعات مربوط به محصول - نام، مقالات، کد محصول، فرم بسته بندی، تعداد مکان در دسته، واحد اندازه گیری و کد آن، وزن در یک مکان و کل، وزن خالص و ناخالص، قیمت و هزینه کل است. . اگر اقلام موجودی است، باید در مشخصات فنی نیز منعکس شود. TN دارای ستون هایی با مجموع ستون ها در صورت لزوم است. تعداد ورق های TN در صورت وجود چند عدد ثابت است. در پایین باید مشخصات افراد مسئول را وارد کنید.

ثبت معاملات در حسابداری سیستم عامل

ثبت معاملات در حسابداری مواد

اسناد حسابداری خدمات

این توسط یک عمل تنظیم می شود که می توان آن را متفاوت نامید - خدمات ارائه شده، کار انجام شده، پذیرش و تحویل کار. مهم است که عبارت مناسب در قرارداد برای این خدمات نوشته شود. مشتری یک نسخه از فرم را دریافت می کند و نسخه دیگر نزد پیمانکار باقی می ماند. هیچ شکل واحدی از عمل وجود ندارد.

در این قانون علاوه بر سایر جزئیات اجباری، مدت ارائه خدمات در صورتی که با تعداد دفعات معین ارائه شده باشد، باید ثبت شود. نمونه ای از ورودی: "ارائه خدمات نظافتی برای ژانویه 2018."

اسناد نقدی

اسناد حسابداری تراکنش های بانکی

اسناد حقوق و دستمزد

اسناد اصلی که مبنای محاسبه دستمزد هستند در زیر ذکر شده است:

اسناد حسابداری مالیات و هزینه ها

بیشتر اسنادی که در بالا توضیح داده شد برای حسابداری مالیاتی اولیه هستند. به عنوان مثال، مبالغ خدمات ارائه شده و صورتحساب ها در محاسبه مالیات بر درآمد لحاظ می شود و مشارکت وجوه نیز بر اساس اسناد مربوط به دستمزد محاسبه می شود.

در مورد فاکتور هم یه چیزی بگم. این فرمی است که برای محاسبه مالیات بر ارزش افزوده استفاده می شود. بسیار مهم است که تمام جزئیات این سند به درستی و کامل پر شود، در غیر این صورت مقامات مالیاتی ممکن است از پذیرش مبلغ برای کسر خودداری کنند. یک جزئیات مهم - اگر حمل و نقل توسط شعبه انجام شود، لازم است که پست بازرسی آن را نشان دهید، نه سازمان مادر. یک نسخه از سند نزد مجری (فروشنده) باقی می ماند، نسخه دوم نزد خریدار ذخیره می شود.

توجه به تهیه اسناد اولیه حسابداری رمز تشکیل صحیح دفاتر حسابداری است.

ثبت های حسابداری

ثبت‌های حسابداری ابزاری برای نظام‌بندی و سازمان‌دهی داده‌های مربوط به فعالیت‌های اقتصادی یک شرکت است که از اسناد اولیه به دست می‌آید. الزامات ثبت نام توسط ماده 10 قانون فدرال شماره 402 تنظیم می شود. یک شرکت می تواند به طور مستقل تصمیم بگیرد که از کدام نوع ثبت استفاده کند. تعمیر و نگهداری می تواند بر روی کاغذ یا الکترونیکی با استفاده از امضای الکترونیکی انجام شود. این اطلاعات در خط مشی حسابداری ثبت می شود.

نمونه هایی از دفاتر حسابداری عبارتند از: دفتر کل، دفتر ثبت صورتحساب های صادر شده و غیره.

جزئیات زیر در رجیسترها مشخص شده است:

• نام ثبت نام
• دوره زمانی
• نام شرکت
• گروه بندی زمانی و/یا سیستماتیک اشیاء حسابداری (تاریخ، نام اقلام هزینه، تقسیمات و غیره)
• واحدها
• امضای شخص/افراد مسئول و سمت آنها

چندین طبقه بندی برای ثبت حسابداری وجود دارد:

• بر اساس ماهیت سوابق:

1. زمانی - داده ها با انجام معاملات تجاری منعکس می شوند (مثال - ثبت).
2. سیستماتیک - اطلاعات بر اساس تخصیص به حساب های حسابداری خاص (تحلیل زیرمجموعه) گروه بندی می شود.
3. ترکیبی - ضبط بر اساس یک اصل سیستماتیک به ترتیب زمانی، با ترکیب دو نقطه اول (مثال - دفتر کل) انجام می شود.

• از نظر ظاهری:

1. کتاب ها
2. ورق های رایگان.
3. کارت ها

مشکل حسابداری اولیه در درجه اول به این دلیل است که معاملات با افراد و کارآفرینان انفرادی جای قابل توجهی در گردش مالی دارد، شواهد مستند صادر شده توسط آنها اغلب یکپارچه نیست، اما در اینجا کمک زیادی می کند هر کارآفرینی نمی تواند آنها را بپردازد.

پاسخ

کلیه ثبت های حسابداری بر اساس اسناد پشتیبانی مربوطه انجام می شود.

سند(اطلاعات مستند) اطلاعاتی است که روی یک رسانه محسوس با جزئیاتی که امکان شناسایی آن را فراهم می کند، ثبت می شود. به عنوان یک حامل مادی، مجاز است از هر شیء مادی مناسب برای تثبیت و ذخیره اطلاعات گفتار، صدا یا بصری روی آن، از جمله به شکل تبدیل شده، استفاده شود. با این حال، برای اهداف تنظیم اسناد در حسابداری، فقط رسانه های کاغذی یا رایانه ای قابل استفاده هستند. این هنجار در مقررات مربوط به حسابداری و گزارشگری در فدراسیون روسیه (مصوب به دستور وزارت دارایی فدراسیون روسیه مورخ 29 ژوئیه 1998 شماره 34n با اصلاحات و اضافات بعدی) موجود است. در مورد دوم، سازمان موظف است با هزینه خود نسخه هایی از چنین اسنادی را برای سایر شرکت کنندگان در معاملات تجاری و همچنین به درخواست مقامات کنترل کننده مطابق با قوانین فدراسیون روسیه روی کاغذ تهیه کند. ، دادگاه و دادسرا.

اسناد حسابداری عمدتاً طبق فرم های یکپارچه تنظیم می شوند که با توجه به نیاز به ساده سازی جریان های اطلاعاتی در اقتصاد ملی، اطمینان از قابل مقایسه بودن داده های حسابداری و گزارشگری سازمان های مختلف (یا یک سازمان برای دوره های مختلف)، کامل بودن و قابلیت اطمینان آنها و حذف تکراری بودن اطلاعات..

اسناد حسابداری بخشی از سیستم اسناد مدیریت سازمان مطابق با طبقه بندی اسناد مدیریت همه روسی (OKUD) است که توسط قطعنامه استاندارد دولتی روسیه مورخ 30 دسامبر 1993 شماره 229 تأیید شده است.

بطور کلی اسناد حسابداریرا می توان به تقسیم کرد سه سطح: اسناد حسابداری اولیه، ثبت حسابداری و اسناد حسابداری گزارشی. این درجه بندی به طور کامل با تعریف جریان اسناد در حسابداری، توالی و منطق مستندسازی فعالیت های اقتصادی یک سازمان مطابقت دارد.

اسناد اولیه حسابداری، اسنادی هستند که بر اساس آن سوابق حسابداری نگهداری می شوند که حقایق یک معامله تجاری را ثبت می کنند.

ثبت های حسابداریبرای سیستم‌بندی و جمع‌آوری اطلاعات موجود در اسناد اولیه پذیرفته‌شده برای حسابداری، برای انعکاس آن در حساب‌های حسابداری و در صورت‌های مالی طراحی شده‌اند.

صورت های مالییک سیستم یکپارچه از داده ها در مورد دارایی، وضعیت مالی یک سازمان و نتایج فعالیت های اقتصادی آن است که بر اساس داده های حسابداری در فرم های تعیین شده جمع آوری شده است (طبق PBU 4/99 "صورت های حسابداری یک سازمان"، تایید شده توسط دستور وزارت دارایی فدراسیون روسیه شماره 43n مورخ 07/06/99 و دستور وزارت دارایی فدراسیون روسیه شماره 67n مورخ 22 ژوئیه 2003 "در مورد اشکال صورت های مالی" با اصلاحات و اضافات بعدی ).

در هر سطح، اسناد همگن نیستند. مقیاس کار حسابداری در یک سازمان در تمام مراحل پردازش اسناد بستگی دارد حجم جریان سند- تعداد اسناد دریافت شده توسط سازمان و ایجاد شده توسط آن در یک دوره معین. در عین حال ساختار جریان اسناد از نظر ترکیب، هدف و انواع اسناد جالب توجه است.

بنابراین، توسط ترکیب مرسوم است که اسناد را به دو دسته تقسیم کنید صندوق ورودی(ورودی به سازمان)، خروجی (اسناد رسمی ارائه شده توسط سازمان به پاسخگویان خارجی) و درونی؛ داخلی(گروهی از اسناد رسمی که فراتر از سازمان تهیه کننده آنها نیست).

این سند دارای وضعیت رسمی است, اگرتوسط شخص حقوقی یا حقیقی ایجاد شده و به روش مقرر اجرا و تایید شده است.

طبقه بندی اسناد بر اساس ترکیب و تجزیه و تحلیل ساختار آنها با توجه به این معیار به ما امکان می دهد تا نسبت حجم جریان اسناد داخلی و خارجی را در سازمان ارزیابی کنیم، تجزیه و تحلیل کنیم. میزان استقلال شرکت(با محاسبه نسبت واحدهای اطلاعات ورودی و اطلاعات داخلی)، برآورد فعالیت گردش سازمان در محیط خارجی(بر اساس سهم اسناد خروجی).

با هدف

اسناد به اسناد اداری، اجرایی، ترکیبی و حسابداری تقسیم می شوند.

اداریاسناد حاوی دستورات، دستورالعمل های مربوط به تولید، انجام عملیات تجاری خاص (دستورات رئیس شرکت و افراد مجاز توسط وی برای انجام عملیات تجاری) است.

اجراییاسنادی که واقعیت معاملات تجاری را تأیید می کند. این شامل سفارش های دریافت (اقدامات پذیرش) مواد است. اعمال پذیرش و واگذاری دارایی های ثابت؛ اسناد پذیرش محصولات تولیدی از کارگران و غیره. اسناد اجرایی توسط اشخاصی که مسئول اجرای معاملات تجاری و صحت اجرای آنها در اسناد هستند امضا می شود. به عنوان مثال، مدیران مغازه، مدیران انبار ( انبار داران)، سرکارگران و غیره.

ترکیب شدهاسناد هم اداری و هم اجرایی هستند. این شامل سفارشات نقدی ورودی و خروجی است. صورت های حقوق و دستمزد برای صدور حقوق به کارکنان شرکت؛ گزارش های پیش از افراد پاسخگو (ثانویه) و غیره

اسناد حسابداریدر مواردی که اسناد دیگری برای ثبت معاملات تجاری وجود نداشته باشد یا در هنگام جمع بندی و رسیدگی به اسناد اجرایی و اداری تنظیم می شود. اینها شامل گواهی ها، صورت های توزیع، محاسبات ذخیره، گزارش های حسابداری و غیره است.

این طبقه بندی نیاز به مستندسازی تعدادی از معاملات تجاری را آشکار می کند که ثبت آنها در اکثر موارد توسط حسابداران حرفه ای نادیده گرفته می شود. بنابراین، اقدامات حسابدار مربوط به انجام محاسبات روش‌شناختی، طبق اصل ثبت، باید به تأیید اسناد حسابداری مربوطه و با امضای حسابدار اصلی تأیید شود.

بر اساس دوره معاملات تجاری ثبت شده

اسناد مورد استفاده در حسابداری به دو دسته یکباره و تجمعی تقسیم می شوند.

سر وقتاسناد اولیه هر معامله تجاری را مستند می کند و در یک مرحله جمع آوری می شود.

انباشتهاسناد در یک دوره معین از طریق انباشت مداوم معاملات تجاری همگن جمع آوری می شوند. در پایان دوره، نتایج را برای شاخص های مربوطه محاسبه می کنند. نمونه هایی از اسناد انباشته: سفارشات کاری دو هفته ای، ماهانه. کارت های محدود برای انتشار مواد از انبارهای سازمانی و غیره. اسناد انباشته عنصری از مرحله اول سیستم سازی و تعمیم اطلاعات حسابداری است.

با توجه به میزان تعمیم اطلاعات

اسناد حسابداری به دو دسته اولیه و خلاصه تقسیم می شوند.

اولیهاسناد برای هر معامله در زمان تکمیل آن تنظیم می شود. اینها شامل اسناد دریافت مواد توسط شرکت و انتشار آنها از انبارهای شرکت به کارگاه ها است. در مورد ارسال محصولات به مشتریان؛ در مورد تعلق دستمزد به کارکنان برای محصولات تولید شده، کار انجام شده یا خدمات ارائه شده و غیره.

خلاصه اسنادخلاصه کردن شاخص ها با گروه بندی آنها بر اساس آن، نظام مند کردن آنها از اسناد اولیه (به عنوان مثال، صورت های حقوق و دستمزد برای کارکنان کارگاه، شرکت به عنوان یک کل، و غیره). تفاوت اسناد اجمالی با اسناد انباشته در این است که خلاصه سند بر اساس اسناد اولیه تنظیم می شود و خلاصه آنهاست و سند تجمعی سند اولیه است که به تدریج تنظیم می شود.. اسناد تلفیقی نیز شامل کلیه دفاتر حسابداری است و سند تلفیقی نهایی را می توان صورت های مالی در نظر گرفت.

مرحله اولیه مستندسازی وضعیت اقتصادی در یک سازمان می باشد حسابداری اولیه ، که نشان دهنده اولین مرحله درک سیستمیک و ثبت عملیات فردی است که فرآیندها و پدیده های اقتصادی را که در شرکت رخ می دهد مشخص می کند. اهداف آن عبارتند از: تهیه، کسب و مصرف منابع مادی. استفاده از سوخت و منابع انرژی؛ ساعات کار استاندارد و استاندارد؛ تولید کارگران قطعه; هزینه های تولید؛ جابجایی محصولات نیمه تمام و کار در حال انجام؛ حجم تولید، حمل و نقل و فروش آن؛ تسویه حساب با تامین کنندگان، خریداران، مشتریان، بانک ها، مقامات مالی، موسسان و غیره. در این مرحله از کار حسابداری، اطلاعات اولیه در مورد فرآیندها و پدیده های اقتصادی که در مناطق متعدد، کارگاه ها، انبارها، نقاط پذیرش و حمل و نقل محصولات نهایی و سایر بخش های شرکت به وجود می آیند در اسناد اولیه منعکس می شود.

کلیه معاملات تجاری انجام شده توسط سازمان باید با مدارک پشتیبان مستند باشد. این اسناد به عنوان اسناد اولیه حسابداری عمل می کنند که بر اساس آنها حسابداری انجام می شود.

اسناد منبع، که در توصیف معاملات تجاری استفاده می شود، یک آرایه اطلاعات واحد را تشکیل می دهد که با استفاده از روش های مشابه رویه های حسابداری پردازش می شود. در عین حال، برخی از اسناد در سطح صنعت یا اقتصاد عمومی رسمیت می یابد. این اسناد بر اساس فرم های یکپارچه تایید شده توسط کمیته آمار دولتی فدراسیون روسیه یا وزارتخانه ها و ادارات خط تهیه می شود.

فرم‌های دپارتمان اسناد حسابداری اولیه فقط برای استفاده در سازمان‌های زیرمجموعه این بخش‌ها اجباری است، اما اگر شکل سند نیازهای سایر سازمان‌ها را برآورده کند، می‌توانند آن را اتخاذ کنند.

در تمام موارد دیگر، سازمان‌ها موظفند به طور مستقل اشکالی از اسناد حسابداری اولیه را در مقدار و شکلی که برای انعکاس فعالیت‌های تجاری شرکت لازم است، تهیه کنند. در عین حال، اسناد ایجاد شده توسط سازمان به طور مستقل باید به گونه ای رسمی شود که محتوای آنها به طور کامل اطلاعات لازم را برای وظایف حسابداری ارائه دهد.

الزامات اساسی برای فرم سند اولیه:

1. به شما امکان می دهد تا به طور قابل اعتماد یک واقعیت واحد از زندگی اقتصادی یک سازمان را توصیف کنید

2. در صورتی که شرایط عملیاتی سازمان نسبتاً پایدار باشد، ساختار سند برای مدت طولانی ثابت می ماند.

3. هیچ ابهامی در تفسیر اطلاعات مندرج در سند وجود ندارد.

4. پیام برای سهولت پردازش و تضمین امنیت اطلاعات رمزگذاری شده است.

5. اندازه گیری اطلاعات موجود در سند (پولی و/یا غیرنقدی) اطمینان، صحت و قابل فهم بودن اطلاعات را تضمین می کند. از جزئیات یا شفاف سازی بیش از حد داده ها باید مانند جزئیات ناکافی اجتناب شود.

6. سند مکمل سایر اسناد است و آنها را کپی نمی کند.

7. سند حاوی کمترین اطلاعات اضافی ممکن است - معمولاً اطلاعات استفاده نشده، که در فرم اصلی "فقط در مورد" گنجانده شده است.

8. فرم سند برای پردازش آن در محیط فرم استفاده شده مناسب است.

9. فرم سند برای ارائه و پردازش در یک محیط الکترونیکی (در رایانه) مناسب است.

10. شکل برای تمام واقعیت های همگن فعالیت اقتصادی در بخش های مختلف سازمان (از جمله بخش های جداگانه) یکسان است.

11. به موقع تدوین شده است.

هنگام تهیه اشکال اسناد حسابداری اولیه، باید مفاد ماده 9 قانون فدرال شماره 129 مورخ 21 نوامبر 1996 "در مورد حسابداری" (به عنوان اصلاح و تکمیل شده) را در نظر بگیرید.

بند 2 این ماده. بیان می کند که اسناد حسابداری اولیه در صورتی برای حسابداری پذیرفته می شوند که به شکل مندرج در آلبوم فرم های یکپارچه تنظیم شوند و اسنادی که فرم آنها در این آلبوم ها پیش بینی نشده است باید حاوی جزئیات اجباری زیر باشد:

الف) نام سند؛

ب) تاریخ تنظیم سند (سند بدون تاریخ هیچ نیروی قانونی ندارد، علاوه بر این، در این مورد، انتساب واقعیت فعالیت اقتصادی به یک دوره گزارش خاص برای اهداف حسابداری مالی و مالیاتی دشوار است).

ج) نام سازمانی که سند از طرف آن تنظیم شده است.

ه) معیارهای معاملات تجاری به لحاظ فیزیکی و پولی.

و) نام سمت‌های افراد مسئول اجرای معامله تجاری و صحت اجرای آن.

ز) امضای شخصی افراد مشخص شده (رمزگشایی از امضاها نیز امکان پذیر است).

فهرست افراد مجاز به امضای اسناد اولیه حسابداری با موافقت رئیس سازمان با موافقت حسابدار ارشد می باشد. همچنین اسناد مورد استفاده برای رسمی کردن معاملات تجاری با وجوه توسط رئیس سازمان و حسابدار ارشد یا افراد مجاز توسط آنها امضا می شود.

سند حسابداری اولیه باید در زمان معامله تنظیم شود و در صورت عدم امکان بلافاصله پس از اتمام آن.

الزامات حسابدار ارشد برای مستندسازی معاملات تجاری و ارائه مدارک و اطلاعات لازم به حسابداری برای کلیه کارکنان سازمان الزامی است. بدون امضای حسابدار ارشد، اسناد پولی و تسویه حساب، تعهدات مالی و اعتباری باطل تلقی می شود و برای اجرا قابل قبول نیست.

اسناد حسابداری اولیه را می توان بر روی کاغذ و رسانه های کامپیوتری گردآوری کرد. در مورد دوم، سازمان موظف است با هزینه خود نسخه هایی از چنین اسنادی را برای سایر شرکت کنندگان در معاملات تجاری و همچنین به درخواست مقامات کنترل کننده مطابق با قوانین فدراسیون روسیه روی کاغذ تهیه کند. ، دادگاه و دادسرا.

برای کنترل و ساده سازی پردازش داده ها در معاملات تجاری، بر اساس اسناد اولیه حسابداری، اسناد حسابداری تلفیقی که به ویژه شامل دفاتر نقدی، گزارشات کالا، مجله ای برای ثبت معاملات تجاری، سفارش های یادبود، مجلات سفارش، دفتر کل و سایر دفاتر ثبت حسابداری است. سند خلاصه نهایی صورتهای مالی است.

©2015-2019 سایت
تمامی حقوق متعلق به نویسندگان آنها می باشد. این سایت ادعای نویسندگی ندارد، اما استفاده رایگان را فراهم می کند.
تاریخ ایجاد صفحه: 1395/04/25

هر روز یک شرکت تحت عملیات های زیادی قرار می گیرد. حسابداران برای طرف مقابل فاکتور صادر می کنند و برای آنها پول می فرستند، دستمزدها، جریمه ها را محاسبه می کنند، استهلاک را محاسبه می کنند، گزارش تهیه می کنند و ... هر روز ده ها سند از انواع مختلف تنظیم می شود: اداری، اجرایی، اولیه. گروه آخر برای فعالیت های شرکت از اهمیت بالایی برخوردار است.

«اسناد اولیه» چیست؟

هر رویدادی در زندگی اقتصادی یک سازمان باید با کاغذ تایید شود. در زمان معامله یا بلافاصله پس از اتمام آن تشکیل می شود. آماده سازی ورودی ها و نگهداری گزارش ها بر اساس اطلاعات مشخص شده در اسناد حسابداری اولیه انجام می شود. لیست آنها بزرگ است. در این مقاله به اسناد اصلی و پرکاربرد نگاه خواهیم کرد.

چرا یک اولیه مورد نیاز است؟

اسناد اولیه یک عنصر جدایی ناپذیر از حسابداری است. همانطور که در بالا ذکر شد، در زمان تکمیل یا بلافاصله پس از اتمام عملیات شکل می گیرد و اثباتی بر واقعیت یک یا آن واقعیت از زندگی اقتصادی شرکت است.

فهرست اسناد حسابداری اولیه برای یک معامله ممکن است شامل موارد زیر باشد:

1. توافق.
2. بررسی.
3. چک صندوق دار یا سایر اسناد پرداختی.
4. بارنامه.
5. مدرک اتمام کار.

جزئیات مورد نیاز

در حال حاضر، اشکال یکپارچه اسناد حسابداری اولیه وجود دارد. آنها برای انعکاس اطلاعات در مورد عملیات های مختلف استفاده می شوند، لیستی از ستون ها در آنها متفاوت است. در همین حال، تمام اسناد اولیه حاوی جزئیات یکسان اجباری هستند. از جمله:

1. نام کسب و کار.
2. عنوان سند (به
3. تاریخ تشکیل.
4. محتوای عملیاتی که سند برای آن تنظیم شده است. به عنوان مثال، هنگام پر کردن یک فاکتور، ستون مربوطه ممکن است "انتقال مواد برای پردازش" را نشان دهد.
5. شاخص های پولی و طبیعی اولی برای انعکاس هزینه استفاده می شود، دومی - کمیت، وزن و غیره.
6. سمت های کارمندان مسئول ("حسابدار ارشد"، "انباردار" و غیره).
7. امضای اشخاص درگیر در معامله.

نکته مهم

سند اولیه حاوی تمام جزئیات مورد نیاز دارای قوه قانونی است.

لطفاً توجه داشته باشید که اسنادی که به درستی اجرا شده اند را می توان در دادرسی های حقوقی به عنوان مدرکی دال بر اعتبار (یا غیر آن) ادعاها استفاده کرد. بسیاری از اسناد توسط طرف مقابل تنظیم می شود. لازم است صحت ثبت را به دقت بررسی کرده و در صورت عدم انجام به هیچ عنوان برای تامین کنندگان (پیمانکاران و ...) امضاء ننمایید.

لازم است اسناد اولیه را با دقت ذخیره کنید.

آیا به مهر و موم روی اولیه نیاز دارید؟

در عمل، بسیاری از طرفین در مورد عدم وجود آن در فرم TTN و برخی اسناد دیگر شکایت می کنند. یادآوری می کنیم که از سال 1394 اکثر سازمان ها از الزام داشتن مهر معاف شده اند. چنین مشاغلی ممکن است به صلاحدید خود از آن استفاده کنند. در صورت وجود، اطلاعات مربوط به حضور آن باید در سیاست حسابداری مشخص شود.

در مواردی که طرف مقابل اصرار به استفاده از مهر در هنگام ثبت سند اولیه داشته باشد و شرکت به دلایل قانونی حق عدم الصاق آن را دارد، باید اخطار کتبی مناسب همراه با پیوند به مقررات تنظیم کننده این موضوع به طرف مقابل ارسال شود.

توافق

اگر طرف مقابل یک شریک طولانی مدت باشد، امکان انعقاد قرارداد برای چندین معامله وجود دارد. در این مورد، مهم است که مهلت های انجام تعهدات، ترتیب و روش محاسبه و سایر تفاوت های ظریف را به وضوح بیان کنید. می توان قراردادی برای فروش کالا، ارائه خدمات یا انجام کار تنظیم کرد. شایان ذکر است که قانون مدنی انعقاد شفاهی قرارداد را نیز مجاز می داند. با این حال، در فعالیت های تجاری، به عنوان یک قاعده، از اشکال مکتوب قرارداد استفاده می شود.

بررسی

در این سند، تامین کننده مبلغی را که باید برای محصول، خدمات یا کار به طرف مقابل منتقل شود، نشان می دهد. هنگام پرداخت، به طور پیش فرض فرض می شود که موضوع به معامله رضایت داده است.

فاکتور باید شامل موارد زیر باشد:

1. عنوان سند
2. نام خدمات (کالاها، آثار) که برای آنها پرداخت می شود.
3. قیمت.
4. مبلغ کل
5. جزئیات پرداخت.

در حال حاضر، کل لیست اسناد حسابداری در برنامه 1C موجود است، بنابراین آنها به طور خودکار پردازش می شوند.

لطفاً توجه داشته باشید که حساب برای مقامات نظارتی ارزش خاصی ندارد. در آن، فروشنده یک قیمت تعیین شده را تعیین می کند. از جایگاه یک حسابدار، حساب مهمترین سند اولیه است که بر اساس آن ورودی های حسابداری تشکیل می شود.

فاکتور نوعی فاکتور است. این مقاله حاوی یک خط ویژه برای نشان دادن مقادیر مالیات بر ارزش افزوده است.

اسناد پرداخت

شما می توانید واقعیت پرداخت را با یک رسید نقدی یا سایر اسناد مشابه تأیید کنید. پرداخت تأیید کننده واقعیت پرداخت برای تحویل محصولات، خدمات یا کار است. نوع خاص سند بسته به روش پرداخت انتخاب می شود: نقدی یا با انتقال بانکی.

یکی از محبوب ترین اسناد پرداخت، دستور پرداخت است. این نشان دهنده دستوری از صاحب حساب برای بانک برای انتقال وجه به حساب مشخص شده است. از این سند می توان در هنگام پرداخت خدمات، کالا، پیش پرداخت، بازپرداخت وام و غیره استفاده کرد.

در صورت مشارکت در بودجه فیلد 22 "کد" پر می شود. در دستور پرداخت، UIN (شناسه منحصر به فرد) در این ستون نشان داده شده است. به لطف آن، مقامات مالی پرداخت کننده را می شناسند.

فیلد "کد" در دستور پرداخت را می توان به صورت متفاوت پر کرد. این بستگی به این دارد که نهاد دقیقاً چگونه تعهد خود را در قبال بودجه انجام می دهد: داوطلبانه یا به درخواست مقام نظارتی.

بارنامه

فرم TTN توسط فرستنده صادر می شود. مبنای انتقال محموله به گیرنده است. سند در 4 نسخه تنظیم شده است. بر اساس TTN، فروشنده برای فروش حساب می کند و خریدار برای تحویل کالا حساب می کند.

لطفاً توجه داشته باشید که TTN هنگام حمل بار با استفاده از منابع خود شرکت تهیه می شود. اگر حمل و نقل توسط یک شرکت شخص ثالث انجام شود، فرم 1-T صادر می شود.

نکته مهم دیگر: اطلاعات موجود در TTN باید با اطلاعات موجود در فاکتور مطابقت داشته باشد.

مدرک اتمام کار

این سند بین مشتری و تامین کننده تنظیم می شود. این عمل تایید تکمیل کار و ارائه خدمات با هزینه توافق شده در بازه زمانی تعیین شده توسط توافق است. به عبارت ساده، این گزارش اجراکننده به مشتری است.

در حال حاضر، شکل یکپارچه این قانون تایید نشده است. یک شرکت حق دارد یک فرم را به طور مستقل ایجاد کند و آن را در سیاست های حسابداری خود ادغام کند.

جزئیات اصلی این قانون عبارتند از:

1. شماره و تاریخ ثبت در اسناد حسابداری.
2. تاریخ تهیه.
3. جزئیات توافق نامه ای که طبق آن عمل تنظیم شده است.
4. مدت زمان، حجم، هزینه کار.
5. جزئیات حسابی که از طریق آن پرداخت انجام می شود.
6. نام مشتری و پیمانکار.
7. امضای طرفین معامله.

این قانون همیشه در دو نسخه تنظیم می شود.

فرم M-15

این مخفف برای نشان دادن فاکتور برای رهاسازی مواد به کنار استفاده می شود. لازم به ذکر است که این سند اجباری نیست، اما اغلب توسط شرکت ها استفاده می شود.

فاکتور برای انتشار مواد به شخص ثالث زمانی صادر می شود که لازم باشد اشیاء قیمتی از دفتر اصلی (مرکز) به بخش های راه دور یا سایر شرکت ها (مشروط به توافق نامه خاص) منتقل شود.

قوانین ثبت نام f. M-15

بخش اول مقاله شامل تعدادی مطابق با جریان اسناد شرکت است. در اینجا باید نام کامل شرکت و OKPO را نیز مشخص کنید.

جدول اول تاریخ تنظیم سند، کد معامله (در صورت استفاده از سیستم مناسب)، نام واحد ساختاری و زمینه فعالیت شرکت صادرکننده فاکتور را نشان می دهد.

به طور مشابه، اطلاعات مربوط به گیرنده و شخص مسئول تحویل نشان داده شده است. در زیر لینک سندی است که طبق آن فاکتور صادر شده است. این می تواند یک توافق، دستور و غیره باشد.

در جدول اصلی، ستون های 1 و 2 حساب فرعی حسابداری و کد حسابداری تحلیلی برای تمام موادی که باید حذف شوند را نشان می دهد.

• نام مواد نشان دهنده ویژگی های فردی، نام تجاری، اندازه، درجه؛
• شماره مورد (اگر آنجا نباشد، سلول پر نمی شود).
• کد واحد؛
• نام واحد اندازه گیری؛
• مقدار کالای منتقل شده؛
• اطلاعات در مورد اشیاء واقعی آزاد شده از انبار (که توسط انباردار پر شده است)؛
• هزینه کل مواد؛
• قیمت بدون مالیات بر ارزش افزوده؛
• مقدار مالیات بر ارزش افزوده تخصیصی؛
• هزینه کل با احتساب مالیات بر ارزش افزوده؛
• تعداد موجودی مواد؛
• شماره گذرنامه (در صورت وجود)؛
• شماره ثبت مطابق با کارت ثبت نام.

صورتحساب توسط حسابدار، کارمند مسئول خروج اشیاء قیمتی از انبار و گیرنده امضا می شود.

گزارش های پیشرفته در "1C"

تهیه اسناد گزارشگری یکی از رایج ترین فعالیت های یک حسابدار است. بسیاری از پرداخت هایی که به صورت نقدی انجام می شود در اسناد پیش پرداخت ثبت شده است. اینها شامل هزینه های سفر، خریدهای تجاری و غیره می شود.

اغلب، کارکنان شرکت وجوهی را از صندوق پول برای هزینه های تجاری دریافت می کنند. پس از خرید اقلام قیمتی لازم (مثلاً لوازم التحریر)، کارمندان گزارش می دهند و مدارک پشتیبانی را به حسابداری ارائه می دهند.

حسابدار نیز به نوبه خود باید کلیه هزینه ها را در سیستم حسابداری ثبت کند. می‌توانید «گزارش‌های پیش‌فرض» را در «1C» در بخش «بانک و صندوق نقد»، زیربخش «میز نقدی» باز کنید. یک سند جدید با استفاده از دکمه "ایجاد" وارد می شود.

در بالای فرم مشخص کنید:

1. نام کسب و کار.
2. انباری که اشیای قیمتی تازه دریافت شده در آن سرمایه گذاری می شود.
3. کارمندی که برای وجوه دریافتی تحت گزارش گزارش می دهد.

این سند شامل 5 نشانک است. در بخش "پیش های پرداخت" باید سندی را انتخاب کنید که وجوه برای آن صادر شده است:

1. سند پول.
2. ضمانت نقدی حساب.
3. برداشت از حساب.

اگر کالا با وجوه صادر شده خریداری شده باشد، در برگه ای به همین نام منعکس می شود. در بخش "کانتینر"، اطلاعات مربوط به ظروف قابل برگشت (به عنوان مثال، بطری های آب) را مشخص کنید. برگه "پرداخت" اطلاعاتی را در مورد پول نقدی که برای خرید یک شی به تامین کنندگان پرداخت می شود یا در مقابل تحویل آتی صادر شده است، منعکس می کند.

در بخش "سایر" داده های مربوط به هزینه های سفر نشان داده شده است: کمک هزینه روزانه، هزینه سوخت، بلیط و غیره.

فرم "جهانی".

در فهرست اسناد اولیه حسابداری یک مقاله وجود دارد که می تواند در شرایط مختلف مورد استفاده قرار گیرد. در تهیه گزارشات حسابداری و مالیاتی استفاده می شود. ما در مورد سند حسابداری صحبت می کنیم. در صورت نیاز به تصحیح اشتباه، فرم الزامی است. علاوه بر این، سند در هنگام انجام معاملاتی که نیاز به توضیح، انعکاس محاسبات، تأیید معاملات، در صورت مفقود شدن اوراق دیگر، ضروری است.

تفاوت های ظریف

شایان ذکر است که یک شرکت حق دارد تکمیل معاملاتی را که نیازی به اجرای فرم های استاندارد (استاندارد، یکپارچه) ندارند، نه با کمک گواهی، بلکه از طریق اسناد حسابداری اولیه توسعه یافته تأیید کند. با این حال، فهرست آنها باید در سیاست مالی شرکت گنجانده شود.

قوانین تنظیم گواهی

یک فرم واحد برای این سند تایید نشده است. بر این اساس، متخصصان می توانند آن را به صورت رایگان بسازند یا از الگوهای توسعه یافته در شرکت استفاده کنند. از جمله اطلاعات اجباری که گواهی باید شامل موارد زیر باشد:

1. اطلاعات مربوط به شرکت
2. تاریخ و دلایل تدوین.
3. اسناد حسابداری اولیه و دفاتر حسابداری که گواهی ضمیمه شده است.
4. امضای کارمند مسئول.

می توانید آن را روی یک برگه معمولی سفید A4 یا روی سربرگ شرکت بنویسید.

هنگام کامپایل، باید بسیار مراقب باشید تا اشتباه نکنید. هرچه گواهی جزئیات بیشتر باشد، بازرسان سوالات اضافی کمتری خواهند داشت.

البته سند باید فقط حاوی اطلاعات قابل اعتماد باشد. در صورت شناسایی خطا در هنگام نوشتن، توصیه می شود دوباره گواهی نامه را تنظیم کنید.

ویژگی های ذخیره سازی

همه چیز مربوط به اسناد حسابداری اولیه باید حداقل به مدت 5 سال در شرکت ذخیره شود. محاسبه این دوره از تاریخ پایان دوره گزارشی که اوراق در آن منتشر شده اند آغاز می شود.

علاوه بر این

فرم اولیه می تواند به صورت کاغذی یا الکترونیکی صادر شود. اخیراً شرکت های بیشتری به مدیریت اسناد الکترونیکی ترجیح می دهند. این قابل درک است: تکمیل و ارسال مقالات به زمان بسیار کمتری نیاز دارد.

اسناد الکترونیکی باید با امضای دیجیتال (بهبود یا عادی - طبق توافق طرفین) تأیید شود.

مسئوليت

اسناد اولیه مهمترین عنصر حیات اقتصادی یک شرکت است. در غیاب آن، این شرکت با تحریم های جدی مقامات نظارتی مواجه خواهد شد. در صورت شناسایی اشتباه یا اطلاعات نادرست در اسناد اولیه، جریمه نیز اعمال خواهد شد.

نقض مقررات مستلزم مجازات نه تنها بر اساس قانون مالیات، بلکه بر اساس قانون تخلفات اداری است. در صورت وجود دلایل، مرتکبین نیز ممکن است به مسئولیت کیفری محکوم شوند.

نتیجه

اسناد مختلفی را می توان در کار یک شرکت استفاده کرد. علاوه بر این، برخی از آنها ممکن است شکل یکپارچه داشته باشند، و برخی ممکن است به طور مستقل توسط شرکت توسعه داده شوند. با این حال، صرف نظر از این، تمام جزئیات مورد نیاز باید در اسناد موجود باشد.

برخی از شرکت ها با استفاده از اسناد ترکیبی تمرین می کنند. ما در مورد فرم های یکپارچه صحبت می کنیم که مطابق با ویژگی های فعالیت های سازمان تکمیل شده است.

مهم است که انواع انتخاب شده اسناد اولیه را در سیاست های حسابداری شرکت منعکس کنید. در طول فعالیت شرکت ممکن است نیاز به اسناد جدید ایجاد شود. اگر آنها توسط شرکت توسعه یافته باشند، باید در سیاست حسابداری ذکر شوند.

لطفاً توجه داشته باشید که طرف مقابل می تواند به طور مستقل اشکال خاصی از اوراق را نیز توسعه دهد. سیاست مالی باید نشان دهد که شرکت چنین اسنادی را از طرف مقابل می پذیرد.

برای ثبت بسیاری از تراکنش ها، سازمان ها ممکن است از اشکال یکپارچه اسناد اولیه استفاده نکنند. با این حال، اگر ما در مورد معاملات نقدی صحبت می کنیم، آنها منحصراً توسط سفارشات تأیید شده و سایر اسناد پرداخت انجام می شوند.

هدف:توسعه دانش دانشجو در مورد انواع اصلی اسناد حسابداری.

پیش نیاز روش مستندسازی، انعکاس حقایق فعالیت اقتصادی در اسناد اولیه در زمان ارائه آنها است. اسناد حسابداری به اطلاعات حسابداری اعتبار قانونی می دهد.

برای انعکاس مستمر اشیاء حسابداری، ثبت هر معامله تجاری ضروری است. برای این منظور از عنصری از روش حسابداری - مستندسازی استفاده می شود.

مستنداتاساس حسابداری است و شامل انعکاس مستمر تمام معاملات تجاری انجام شده توسط سازمان در اسناد پشتیبان حسابداری است.

سند حسابدارینشان دهنده گواهی کتبی از اتمام واقعی یک معامله تجاری یا حق انجام آن است.

اسناد دارند اهمیت قانونی و کنترلیدر حالت اول، هنگام بروز اختلاف بین سازمان ها و افراد، از آنها به عنوان مدرک استفاده می شود. اسنادی که به درستی و به موقع اجرا شده دارای ارزش اثباتی در داوری و دادگاه بوده و مبنای حسابداری قانونی و غیره قرار می گیرد. کار سازمان

الزامات اساسی برای تهیه اسناد اولیه در هنر تدوین شده است. 9 قانون "در مورد حسابداری"، مقررات مربوط به حسابداری و گزارشگری مالی در فدراسیون روسیه.

سند حسابداری اولیه باید حاوی شاخص های خاصی باشد که برای توصیف و تأیید واقعیت یک معامله تجاری ضروری است که به آنها گفته می شود جزئیات.

جزئیات به اجباری و اضافی تقسیم می شوند.

جزئیات اجباری به اسناد حسابداری قدرت قانونی می دهد. این شامل:

نام سند (فرم)، کد فرم؛

تاریخ تهیه سند؛

نام شرکت؛

اندازه گیری معاملات تجاری در شرایط فیزیکی و پولی؛

اسامی سمت افراد مسئول اجرای معامله تجاری و صحت اجرای آن؛

امضای مسئولان

توضیحات بیشتربا ویژگی های معاملات تجاری منعکس شده و هدف اسناد تعیین می شود.

بسته به ماهیت عملیات و فناوری های پردازش اطلاعات، موارد زیر ممکن است در اسناد اولیه گنجانده شوند:

شماره سند؛

دلایل انجام معامله تجاری؛

آدرس و شماره تلفن سازمان؛

حساب های جاری سازمان و غیره

اسناد حسابداری اولیه در صورتی برای حسابداری پذیرفته می شود که مطابق فرم موجود در آلبوم فرم های یکپارچه (استاندارد) اسناد حسابداری اولیه تنظیم شوند.

برای رسمی کردن معاملات تجاری که اشکال استاندارد اسناد حسابداری اولیه برای آنها ارائه نشده است، سازمان ها می توانند به طور مستقل فرم های مناسب اسناد اولیه را مشروط به انطباق با الزامات تعیین شده ایجاد و تصویب کنند.

اسناد باید به موقع تنظیم شوند، به عنوان یک قاعده، در زمان معامله، در صورت عدم امکان، بلافاصله پس از اتمام معامله.

اسناد باید حاوی تمام جزئیاتی باشد که داده های قابل اعتماد را منعکس می کند.

سوابق موجود در اسناد با جوهر، خمیر قلم توپ، با استفاده از ماشین تحریر و سایر وسایلی که ایمنی این سوابق را برای مدت تعیین شده برای ذخیره آنها در بایگانی تضمین می کند، ساخته می شود. یادداشت برداری با مداد مجاز نیست. سند باید به وضوح و بدون هیچ گونه لکه پر شود. خطوط رایگان باید خط کشیده شود. فهرست افراد مجاز به امضاء با توافق رئیس سازمان به تایید رئیس سازمان می رسد.

برای استفاده مناسب در فرآیند حسابداری، اسناد بر اساس ویژگی های یکنواخت زیر طبقه بندی می شوند: هدف. محل تدوین؛ راه انعکاس؛ حجم محتوای عملیات

با هدفاسناد به اسناد اداری، معافیت (اجرایی)، حسابداری و ترکیبی تقسیم می شوند.

اسناد اداریحاوی دستور (دستورالعمل) برای انجام یک معامله تجاری. به عنوان مثال، دستور انجام موجودی، دستور پرداخت به بانک برای انتقال وجه و غیره بر اساس اسناد اداری، ثبت حسابداری نمی کند، زیرا عملیات هنوز تکمیل نشده است.

اسناد پشتیبان (اجرایی).واقعیت یک معامله تجاری را تأیید کنید. آنها می توانند به عنوان موارد زیر عمل کنند: فاکتورهایی که هزینه های انجام شده را تأیید می کند، فاکتورهایی برای دریافت اشیاء قیمتی. این اسناد و مدارک مشابه در زمان انجام معامله تنظیم می شود و مبنای انعکاس آن در حساب های حسابداری می باشد.

اسناد حسابداریتوسط کارکنان حسابداری گردآوری شده و به عنوان مبنایی برای ثبت در حساب های حسابداری عمل می کند. این موارد عبارتند از: صورت های حسابداری، انواع محاسبات (هزینه های استهلاک دارایی های ثابت، دارایی های نامشهود و غیره).

اسناد ترکیبی- انجام همزمان عملکردهای مشخصه دو یا چند نوع سند که در بالا توضیح داده شد. به عنوان مثال، یک سند ممکن است وظایف یک سند اداری و پشتیبان یا عملکرد اسناد پشتیبانی و حسابداری را ترکیب کند. ترکیبی شامل سفارشات نقدی ورودی و خروجی، صورتحساب حقوق و دستمزد و غیره است که استفاده از آنها باعث کاهش تعداد سوابق و تسهیل در پردازش حسابداری اسناد می شود.

بر اساس محل تالیفتمایز بین اسناد داخلی و خارجی

داخلیاسنادی هستند که برای رسمی کردن معاملات انجام شده در یک سازمان مورد استفاده قرار می گیرند. اینها شامل صورتحساب های جابجایی داخلی موجودی ها، گزارش های پیش فروش افراد پاسخگو و غیره است.

از طریق ثبت معاملاتاسناد به دو دسته اولیه و خلاصه تقسیم می شوند.

که در اسناد اولیه یک یا چند تراکنش تجاری را بلافاصله در زمان تکمیل یا بلافاصله پس از اتمام آنها ثبت کنید. نمونه ای از اسناد اولیه می تواند عبارت باشد از: چک های دریافت پول از بانک، فاکتورهای آزادسازی دارایی های مادی و غیره.

خلاصه اسنادبر اساس چندین سند اولیه همگن از قبل تهیه شده با گروه بندی و خلاصه کردن شاخص های آنها تدوین شده است. اسناد خلاصه عبارتند از، به عنوان مثال، یک گزارش نقدی (تهیه شده بر اساس اسناد تایید کننده دریافت و هزینه پول)، یک گزارش کالا (تهیه شده بر اساس اسناد کالا). اسناد تلفیقی به شما امکان می دهد تعداد ورودی های حسابداری را به میزان قابل توجهی کاهش دهید: به جای ورودی برای هر سند جداگانه، یک ورودی کلی بر اساس نتایج بیانیه خلاصه تهیه می شود که داده ها را از تعداد زیادی اسناد اولیه ترکیب می کند.

بر اساس حجم محتوای عملیاتاسناد اولیه به دو گروه تجمعی و یکباره تقسیم می شوند.

سند یکبار مصرفیک معامله را در زمان تکمیل یا بلافاصله پس از اتمام آن رسمی کنید، به عنوان مثال، یک فاکتور برای ترخیص کالا.

اسناد تجمعیمنعکس کننده عملیات همگن یا تکرار دوره ای برای یک دوره معین. نمونه ای از این اسناد کارت های حد و غیره است. برخلاف اسناد یکباره، اسناد انباشته تنها پس از انجام آخرین معامله در آنها و جمع بندی کلیه ورودی ها در حسابداری منعکس می شود. استفاده از اسناد انباشته به شما این امکان را می دهد که حجم اسناد و زمان تهیه آن را کاهش دهید.

گاهی اوقات در فرآیند حسابداری معاملات، اشتباهاتی رخ می دهد. ماهیت خطاها متفاوت است: متن اشتباه یا مقدار اشتباه در اسناد و ثبت حسابداری ثبت می شود. نتایج به اشتباه محاسبه می شود. به اشتباه حساب های مربوطه را در ورودی های حسابداری و غیره نشان می دهد.

برای انعکاس صحیح و دقیق کلیه معاملات در سازمان، شناسایی و تصحیح سریع کلیه اشتباهات صورت گرفته در سوابق حسابداری ضروری است.

قبل از تکمیل گزارش باید خطاها اصلاح شوند.

رفع خطاهای حساب کاربریبه روش‌های زیر انجام می‌شود: تصحیح، ارسال‌های اضافی، «برگشت قرمز».

روش اصلاحی در موارد زیر استفاده می شود:

این خطا بر حساب های مکاتبات تأثیر نمی گذارد.

خطاها به سرعت شناسایی شدند و بر نتایج حساب تأثیری نداشتند.

در استفاده از این روش فرض می شود که متن یا مقدار اشتباه خط خورده و متن یا مقدار صحیح بالای خط خط نوشته شده است. خطاهای تصحیح شده مشخص و تأیید می شوند: در اسناد - با امضای افرادی که سند را امضا کرده اند. در ثبت های حسابداری - امضای شخصی که اصلاح را انجام داده است.

روش ارسال پست های اضافیدر مواردی استفاده می‌شود که ثبت‌های حسابداری یا ثبت‌های حسابداری نشان‌دهنده مطابقت صحیح حساب‌ها است، اما مبلغ معامله تجاری کمتر از حد برآورد شده است. برای تصحیح چنین اشتباهاتی، یک ورودی حسابداری اضافی برای تفاوت بین مبالغ صحیح و کم برآورد شده ایجاد می شود. حسابدار سازمان برای میزان خطای انجام شده گواهی صادر می کند که با استناد به سند اولیه نشان می دهد که چه زمانی و چه اشتباهی رخ داده است. گواهی حسابداری به عنوان یک سند حسابداری و مبنایی برای تصحیح یک خطای حسابداری عمل می کند.

روش برگشت قرمز (اعداد منفی)در صورتی اعمال می شود که سوابق حسابداری نشان دهنده مکاتبات نادرست حساب باشد. ماهیت این روش این است که در ابتدا ارسال نادرست در همان مکاتبات حساب تکرار می شود، اما ورودی با جوهر قرمز انجام می شود. هنگام محاسبه مجموع در دفاتر حسابداری، مبالغ نوشته شده با جوهر قرمز از کل کم می شود. بنابراین، ورودی نادرست لغو می شود. پس از این، یک ورودی جدید تهیه می شود که مطابقت صحیح حساب ها را منعکس می کند و با جوهر معمولی در دفاتر حسابداری ثبت می شود.

اسناد و حسابداری اولیه نمی تواند بازتاب کاملی را در حسابداری حرکت واقعی اموال و منابع تشکیل آن ارائه دهد (ممکن است بین سوابق حسابداری و مانده های واقعی وجوه و منابع مغایرت وجود داشته باشد). علاوه بر این، تغییرات در حسابداری انجام شده توسط وزارت دارایی روسیه مطابق با برنامه اصلاح حسابداری باعث ایجاد شرایط غیر متعارف مختلفی می شود که به سازمان ها اجازه می دهد تا انحرافات قابل توجهی را در داده های حسابداری و وضعیت واقعی اموال مجاز کنند که منجر به تحریف می شود. در اطلاعات حسابداری در مورد در دسترس بودن اشیاء و مالیات آنها. راه حل این مشکلات با موجودی، به عنوان یکی از مهم ترین مراحل آماده سازی برای تهیه گزارش سالانه، تأیید صحت داده ها در این سند، تسهیل می شود.

موجودی عبارت است از تعیین موجودی واقعی وجوه و منابع آن از طریق محاسبه مجدد موجودی های غیر نقدی یا حساب های جاری. کلمه موجودی از کلمه لاتین Inventory گرفته شده است و به معنای بررسی وجود و وضعیت اشیاء قیمتی در نوع خود با شمارش، توزین، اندازه گیری و غیره است.

اهداف اصلی موجودی عبارتند از: اموال واقعی در دسترس سازمان، مقایسه در دسترس بودن واقعی با داده های حسابداری و شناسایی انحرافات، و همچنین تأیید قابلیت اطمینان حسابداری برای تعهدات برای انواع مطالبات، پرداختنی ها و سایر انواع پرداخت ها.

دستورالعمل های موجودی اموال و تعهدات مالی (مصوب به دستور وزارت دارایی فدراسیون روسیه در 13 ژوئن 1995) روشی را برای انجام فهرست اموال و تعهدات مالی سازمان ها و ثبت نتایج آن تعیین می کند. هنگام انجام موجودی، کلیه اموال متعلق به سازمان با توجه به محل آن و افراد مسئول مالی شمارش و اندازه گیری می شود. علاوه بر این، طبق دستورالعمل روش‌شناسی، موجودی‌ها مشمول موجودی‌هایی است که متعلق به سازمان نیست، اما در اسناد حسابداری درج شده، برای پردازش دریافت شده و به هر دلیلی ثبت می‌شود.

فهرست اسناد اولیه:

1. اعمال:

دریافت (انتقال) اسناد اولیه؛

حذف اسناد اساسی؛

پذیرش و تحویل اشیاء بازسازی شده؛

دریافت مواد؛

در مورد عیوب شناسایی شده؛

فهرست؛

برای تعویض.

2. الزامات:

قانون درخواست تعویض مصالح

صورتحساب؛

درخواست آزادسازی مواد؛

درخواست پرداخت؛

تقاضا-سفارش.

3. فاکتورها:

فاکتور (نیاز) برای جابجایی داخلی؛

فاکتور برای تعطیلات در کنار.

4. لباس:

برای کار انجام شده؛

برای تکه کاری

5. سفارشات:

سفارش پذیرش، انتقال، فسخ قرارداد؛

درباره اعطای مرخصی؛

سفارش برای حمل و نقل.

6. سفارشات:

رسید سفارش نقدی؛

هزینه و سفارش نقدی؛

سفارش رسید.

7. کارت ها:

کارت های خط؛

حق الزحمه.

8. بیانیه:

برای افتتاح حساب؛

در مورد ترک لهجه.

9. سفارشات:

دستور پرداخت؛

دستور پرداخت رایگان؛

درخواست پرداخت - دستور.

10. حساب ها:

صورتحساب؛

حساب (فروشنده)؛

درخواست پرداخت حساب؛

حساب شخصی.

11. وکالت نامه.

12. گزارش ها:

گزارش قبلی؛

گزارش مواد

13. ثبت نام می کند(فهرست، موجودی):

ثبت چک؛

ثبت دستمزد پرداخت نشده؛

ثبت درخواست های پرداخت؛

ثبت سفارشات ورودی و خروجی؛

لیست موجودی؛

لیست موجودی.

طبقه بندی اسناد اولیه

با توجه به میزان تعمیم اطلاعات

بر اساس تعداد موقعیت های حسابداری

با زمان پردازش

سر وقت

انباشته

تک لاینرها

چند خطی

اولیه

ثانوی

برنامه جریان اسناد

انواع کار با سند

مجریان

خرید کنید

خدمات بازاریابی

موجودی

V.Ts.

حسابداری

----

بایگانی

1. عصاره 2. صدور مجوز 3. صدور مواد 4. مالیات 5. تأیید اسناد 6. نگهداری اسناد