Vzor sprievodného listu pre správu o odsúhlasení vyrovnania. Protokol o nezhodách k správe o zmierení

Ak sa pohľadávky odpisujú, sú zahrnuté do nákladov spoločnosti s prihliadnutím na ťarchu podsúvahového účtu 007. Odpísaná suma sa v účtovníctve eviduje päť rokov v prípade, že ju splatí dlžník. Identifikované záväzky sú sprevádzané opravami na debetných účtoch. Veriteľ, ktorému uplynula premlčacia doba, je zahrnutý do ostatných príjmov organizácie. Vzor sprievodného listu Pri odosielaní správy o odsúhlasení protistrane je k nej priložený sprievodný list. Musí uvádzať tieto informácie:

• obdobie zmierenia;
• lehota na podpísanie aktu;
• možnosť odoslania;
• spôsob, ako potvrdiť nezhody.

Vzorový sprievodný list pre správu o vyrovnaní môže vyzerať takto: „Organizácia vám, organizácii, posiela správu o vyrovnaní dňa DD.MM.RRRR.

Vzor sprievodného listu pre správu o odsúhlasení

Upozornenie: Motivačný list je v skutočnosti zostavený nielen v súlade s pravidlami obchodnej etikety. Umožňuje evidovať dátum vyhotovenia a odoslania dokumentov a obsahuje aj ich zoznam, čo eliminuje zámenu s prenesenými alebo oneskorenými papiermi.

Užitočné rady Ak nemáte hlavičkový papier, nalepte si rohovú pečiatku vašej firmy, určenú na spracovanie odchádzajúcej dokumentácie.

Sprievodný list k správe o odsúhlasení

Vzorový list vyzerá takto: Komu: pozícia, názov organizácie, celé meno, adresa Od: pozícia, názov organizácie, celé meno, adresa Sprievodný list Na zosúladenie platieb uskutočnených medzi našimi organizáciami za (názov služieb/tovaru), ktoré boli vytvorené (bodka) , posielame pripravenú správu o odsúhlasení. V stanovenej lehote uveďte jednu verziu aktu s podpismi oprávnených osôb vašej organizácie.

• Niektoré protistrany odmietajú podpísať správu o odsúhlasení.

Hlavné znaky aktu zmierenia vzájomných vyrovnaní

Ak ide o organizáciu, potom je dôležité starostlivo uviesť zamestnanca spoločnosti, ktorému je dokument určený. V priloženom formulári je uvedená funkcia, priezvisko a iniciály konkrétneho zamestnanca.
To všetko sa nachádza v pravej hornej časti listu. Tu je možné zadať aj poštovú adresu.

• Číslo a dátum zostavenia.
• Odkaz na číslo a dátum predchádzajúcej obchodnej korešpondencie medzi zmluvnými stranami, ak je k dispozícii.
• Zdvorilá adresa príjemcovi podľa mena a priezviska.
  V priloženom formulári sa nachádza v strede riadku.
• Čo je priložené a odoslané spolu s listom (akt o zmierení).
• Obdobie, za ktoré sa vygenerovala správa o vyrovnaní.
• Sú k aktu priložené kópie dokladov potvrdzujúcich dostupnosť platieb (zásielky, poskytovanie služieb a pod.)?
• Žiadosť odosielateľa.

Ako napísať list pre správu o zmierení

Ako môžete požiadať Sociálnu poisťovňu o správu o vyrovnaní Dnes musia všetci zamestnávatelia bez výnimky odvádzať určité príspevky do osobitných fondov. Jedným z týchto štátnych mimorozpočtových fondov je Fond sociálneho poistenia.

Na zaplatenie poplatkov tejto inštitúcii bude potrebné vygenerovať špeciálnu dokumentáciu na podávanie správ. Dostupnosť... Ako môžete urobiť správu o vyrovnaní v 1C Účtovnú závierku pripravujú všetky komerčné podniky, podnikatelia a v niektorých prípadoch aj fyzické osoby.
Preto je dôležité vopred sa oboznámiť so všetkými nuansami jeho formovania. Existuje určitý zoznam špeciálnych aktov, ktoré dokumentujú...
Ako správne vyplniť vzor správy o odsúhlasení Stav vzájomného vyrovnania medzi partnermi je potvrdený dokumentom, akým je správa o odsúhlasení.

Funkcie vyplnenia formulára správy o vyrovnaní

Ak sa žalovaný pokúsi z toho dostať argumentom, že listinu podpísal účtovník, ktorý nemal príslušné oprávnenie na jej podpis, žiadateľ môže podniknúť tieto kroky:

• nájsť a poskytnúť ďalšie podporné dokumenty: akceptačné certifikáty, faktúry atď.;
• požiadať odporcu, aby poskytol popis práce účtovníka, aby sa oboznámil s rozsahom jeho povinností a právomocí;
• aby ste sa v budúcnosti ochránili, mali by ste si preštudovať štandardnú dohodu s protistranami a špecifikovať v nej postup pri výmene aktov o zmierení;
• prezentovať ako argument pozitívnu súdnu prax v podobnej otázke.

Vzor vyplnenia správy o odsúhlasení vzájomného vyrovnania Sprievodný list pri vypĺňaní Sprievodný list je povinný dokument, ktorý je prílohou správy o odsúhlasení.

Sprievodná poznámka k správe o odsúhlasení

Dôležité

Okrem toho neexistujú žiadne pevné termíny ani postupy na vykonanie zmierenia. Ak to vezmeme do úvahy, možno sa riadiť existujúcou súdnou praxou v tejto oblasti.

• V situáciách, keď majú organizácie vzájomné nesplnené záväzky, môže byť problém v tom, že jedna zo strán sa bude domnievať, že existujúce dlhy sa navzájom prekrývajú, zatiaľ čo druhá spoločnosť bude naďalej trvať na splnení podmienok zmluvy a vykonaní zmierenia.

V prípade nezrovnalostí protistrana po zadaní svojich účtovných údajov vykoná zápis podľa stavu ich súčtu. Ďalej môžete zadať nadpis „Nezhody“ a uviesť, ktoré údaje partner nezobrazuje, pričom uvediete príslušné dokumenty.

Ďalšou možnosťou je, že protistrana vypracuje vlastnú správu o odsúhlasení a pripojí k nej sprievodný list s uvedením nezrovnalostí a priloží kópie dokumentov z obdobia, ktoré sa odsúhlasuje. Umožňuje tiež vypracovať samostatný protokol o nezhodách a poslať ho partnerskej organizácii.

V tomto prípade sa vykoná žiadosť o nový vzorový úkon s prihliadnutím na poskytnuté údaje. Príklad vyplnenia Protokol o nezhodách týkajúcich sa správy o odsúhlasení je vyhotovený vo voľnej forme.

Sprievodný list organizácii so správou o zmierení

Papier môže podpísať len účtovník, ak hovoríme o vnútornej kontrole úplnosti vykonaných výpočtov. Ak dôjde k sporu, takýto dokument nebude mať riadnu právnu silu.

Treba poznamenať, že článok 53 ruského občianskeho zákonníka určuje, že účtovník nie je osobou, ktorá môže konať v mene organizácie bez príslušného splnomocnenia. Na dokumente musí byť okrem podpisov oprávnených osôb aj pečiatka organizácie.

Článok 53. Orgány právnickej osoby Forma zmierovacieho aktu na vzájomné vyrovnanie ako dôkaz na súde Na jednej strane môže byť vypracovanie zmierovacieho aktu veľmi užitočné v prípade súdneho konania, ktoré sa týka plnenia podmienok strán na zmluvný vzťah. Domáca súdna prax však naznačuje, že postoj k takémuto dokumentu je nejednoznačný.

Požiadavky na formát Vo všetkých obchodných listoch by ste mali dodržiavať pravidlá uvedené v GOST R 6.30-2003 z 3. marca 2003. Práve tieto štandardy najúplnejšie popisujú, čo by mala obchodná korešpondencia obsahovať a čomu sa treba vyhnúť.

Pozornosť

Napríklad:

• Písmo, jeho štýl a veľkosť. Odporúča sa používať Times New Roman alebo ako alternatívu Times DL. Veľkosť písma sa môže meniť od 12 do 14.

Okrem toho je to akt odsúhlasenia vyrovnania, ktorý pôsobí ako uznanie dlhu zo strany protistrany. V takom prípade sa dňom podpisu tohto dokumentu premlčacia doba prerušuje a jej odpočítavanie začína odznova.

Požiadavky na vyplnenie správy o odsúhlasení sú čisto poradné. Každá organizácia samostatne vypracuje a schvaľuje formu aktu. Aby však tento dokument mal právnu silu, je potrebné dodržiavať určité aspekty. V prvom rade musí akt obsahovať informácie, ktoré vám umožnia presne identifikovať strany transakcie, uskutočnené transakcie, obdobie vyrovnania a obchodné ukazovatele.
Vytvorte.

• V dokumente, ktorý sa otvorí, uveďte:

• meno protistrany, s ktorou sa odsúhlasenie vykonáva;
• aká mena bola použitá na platby;
• podrobnosti o zmluve o predaji alebo kúpe.

• Ak hovoríme o programe 8.2, obsahuje niekoľko záložiek:

• v prvom zadávate údaje o vašej spoločnosti (ak existuje dlh voči vašej vlastnej organizácii, potom by sa mal zadať do stĺpca Debet, a ak je samotná spoločnosť dlžníkom, do stĺpca Kredit);
• druhá záložka – informácie o partnerskej organizácii;
• tretí - bežné účty, tu sú vybrané účty, ktoré je potrebné skontrolovať;
• štvrtý stĺpec obsahuje informácie o úradníkoch, ktorí podpísali správu o odsúhlasení (tu sa konfigurujú parametre tlače).

• Dokument nevyžaduje účtovanie.

Zákon o odsúhlasení dokumentov formalizuje postup pri porovnávaní vzájomných vyrovnaní medzi dvoma obchodnými partnermi. Článok popisuje, ako správne zostaviť a vykonať správu o odsúhlasení dokladov.

Z článku sa dozviete:

Z právneho hľadiska do tejto kategórie nepatrí zmierovací akt (ďalej len AC). primárny dokumentácia Používa sa ako dodatočný dôkaz, ak je potrebné preukázať skutočnosť dlhu niektorého z obchodných partnerov. Ďalším účelom AC je predĺžiť premlčaciu dobu. Je to spôsobené tým, že deň podpisu AC je počiatočným bodom tohto obdobia.

Je zrejmé, že zjavná nezáväznosť a nízky právny status tohto dokumentu sú spôsobené nepochopením jeho možností ako právneho nástroja na ovplyvňovanie bezohľadného obchodného partnera. Aby sa však reproduktor skutočne stal takýmto nástrojom, treba venovať osobitnú pozornosť jeho správnemu zostaveniu a dizajnu. O tom sa bude diskutovať nižšie.

Správa o odsúhlasení: právny stav

V ktorejkoľvek fáze obchodného vzťahu môže byť potrebné vykonať postupy vzájomného vyrovnania.

Vzájomné vyrovnanie sa uskutočňuje vtedy, keď jeden z partnerov zaplatí za služby, prácu alebo tovar dodaný iným účastníkom obchodnej transakcie.

Faktúry, šeky a iné dokumenty, ktoré sú klasifikované ako primárne dokumenty, potvrdzujú skutočnosť obchodnej transakcie. Tieto papiere slúžia ako základ pre údržbu účtovníctvo. Aj drobná chyba vo výpočtoch môže výrazne ovplyvniť správnosť celého účtovníctva.

Nezrovnalosti a nezrovnalosti v účtovných dokladoch obchodných partnerov vedú časom k nezaúčtovaniu platieb a vzniku dlhov.

Identifikácia nesprávnych záznamov a možných nezrovnalostí v počiatočných fázach je hlavnou úlohou a funkciou správy o odsúhlasení. V praxi samotný postup nespôsobuje ťažkosti. Technológia zosúlaďovania sa vo všeobecnosti scvrkáva na skutočnosť, že účtovníctvo vykonávané jednou stranou sa porovnáva s účtovníctvom vykonávaným druhou stranou. Ak sa zistia nezrovnalosti alebo nesprávne údaje, vypracuje sa správa a všetky primárne dokumenty strán sa podrobia dodatočnej analýze.

Čo je to zmierovací akt

Akt o odsúhlasení vzájomných vyrovnaní je dokument predstavujúci finančné transakcie dvoch partnerských organizácií uskutočnené v určitom časovom období. V ideálnom prípade by všetky údaje zhromaždené vo finančných výkazoch jednej strany mali plne korelovať s údajmi zhromaždenými druhou stranou. Ak sa zistia najmenšie nezrovnalosti, vypracuje sa správa o odsúhlasení.

Jednotnú podobu tohto zákona súčasné legislatívne normy neupravujú. Podniky nezávisle vypracujú formu tohto obchodného dokumentu a schvaľujú ho s miestnou regulačnou dokumentáciou.

AC podpisujú obe strany, ak potvrdia súhlas s zisteným dlhom. Vyššie sme už uviedli, že premlčacia lehota sa určuje podľa dátumu podpisu zákona o zmieri. Ďalej sa na túto problematiku pozrieme podrobnejšie.

Vo všeobecnosti sa pri vykonávaní akejkoľvek obchodnej transakcie vyhotovuje dokument patriaci do primárnej kategórie. Od tohto momentu sa počíta premlčacia doba. Existuje však aj osobitný prípad, ktorý zahŕňa prípad vypracovania správy o odsúhlasení. Týmto dokumentom sa prerušuje premlčacia doba a začína sa nové odpočítavanie tejto doby – od momentu podpísania AC.

Prítomnosť povinných prvkov AS – podrobnosti o partneroch, dátum a obdobie odsúhlasenia, zoznam transakcií a vyrovnaní – zabezpečuje právnu silu tohto dokumentu.

Ako nástroj na riešenie sporov je možné zmierovací akt úspešne použiť len vtedy, ak obsahuje všetky potrebné náležitosti (nezruší sa tým ustanovenie, že forma samotného aktu zostáva voľná).

Tieto povinné údaje zahŕňajú:

1. názov obchodného papiera;
2. názov strany (právny názov spoločnosti a jej podrobnosti);
3. odkaz na primárnu dokumentáciu, ktorá je zdrojom pre výpočty a potvrdzuje skutočnosť vykonávania obchodných činností;
4. čiastky vyrovnania;
5. zostatok-celkom;
6. Dátum prípravy;
7. podpisy osôb zodpovedných za vykonávanie urovnania na každej strane;
8. odtlačky pečatí každej partnerskej spoločnosti.

Mieru zmierenia si stanovujú aj samotní partneri. Môže sa uskutočniť v rozsahu jedného produktu, v rozsahu jednej dodávky alebo jednej zmluvy. V rámci ročnej inventarizácie sa spravidla vykonáva aj odsúhlasovacie konanie. Dôvodom na vystavenie AC je akýkoľvek nesúlad medzi zápismi v účtovných dokladoch zmluvných strán. Je to preto, aby sa predišlo odhaleniu dlhu alebo manka po likvidácii alebo konkurze jednej zo strán.

Užitočný článok:Ako správne vyplniť správu o vyrovnaní, vzor vypĺňania kancelárskych prác nájdete .

Vyplnenie správy o odsúhlasení dokladov

Forma a postup vypracovania AS sú pre každý podnik bezplatné. Vypracovaním dáva iniciátor auditu pokyn účtovnému oddeleniu zák. Ďalej musí byť dokument vyplnený a jeho dve kópie musia byť zaslané odporcovi.

Na druhej strane oponent skontroluje svoje údaje s údajmi poskytnutými partnerom. Ak sa vyskytnú nezrovnalosti a namietajúci túto skutočnosť uzná, obe kópie dokumentu podpíše a opatrí pečiatkou spoločnosti. Spoločnosť, ktorá iniciuje spor, dostane späť podpísané a overené kópie.

Faktúry sú zdrojom, ktorému musia zodpovedať všetky údaje z AS. Zhoda všetkých údajov o vzájomnom zúčtovaní je povinná. V opačnom prípade musia byť nezrovnalosti zaznamenané v záverečnej časti AS.

Ak hovoríme o internom toku dokumentov partnerských organizácií, potom stačí podpis hlavných účtovníkov oboch strán. V prípade súdneho sporu a súdneho sporu takýto podpis stačiť nebude a treba ho potvrdiť drinkom šéfa firmy.

Vzorová správa o zosúladení dokumentov je uvedená nižšie:

Ako skontrolovať správu o vyrovnaní

Ak chcete skontrolovať správnosť AC, odporúčame vám venovať pozornosť niekoľkým prvkom, ktorých prítomnosť je povinná:

1. názov;
2. Dátumy kompilácie;
3. Úplný názov spoločností, ktoré sa zúčastňujú sporu;
4. Informácie o úradníkoch;
5. Informácie o zamestnancoch zodpovedných za vypracovanie a certifikáciu dokumentu;
6. Údaje hlavnej časti AS distribuované na základe zmlúv.

Vzory primárnej dokumentácie by sa mali brať ako vzor pri vypracovávaní aktu. To platí najmä pre pravidlá registrácie údajov.

Každá spoločnosť si môže vyvinúť svoju vlastnú formu aktu, ale dlhoročné skúsenosti rôznych spoločností potvrdili účinnosť a výhody nasledujúceho zloženia materiálu:

1. Úvodná časť (preambula) obsahuje povinné náležitosti;
2. Hlavná časť obsahuje údaje za zvolené obdobie vyrovnania (napríklad chronologický zoznam vyrovnaných dokladov). V niektorých prípadoch je potrebné uviesť názov vykonávanej transakcie - dodanie alebo kúpa tovaru, prevod finančných prostriedkov, predaj alebo odpis cenín a pod.

Sprievodný list k správe o odsúhlasení

K správe o odsúhlasení sa spravidla pripája sprievodný list. Najčastejšie obsahuje zoznam aplikácií.

Text listu sa zvyčajne skladá z dvoch častí:

1. Vyhlásenie o skutočnosti odovzdania (odoslania) aktu:
   Pošleme Vám..., Pošleme Vám..., Doručíme Vám...atď.
2. Účel listu:
   Pre informáciu; Na schválenie; Na podpis; Žiadosť o včasnú odpoveď na správu.

   Môže ísť o potvrdenie oboznámenia sa, schválenie a vrátenie podpísanej kópie aktu. Tu by sa hodili nasledujúce slová a výrazy:

   „Podpíšte, zapečaťte a pošlite nám jednu kópiu správy o odsúhlasení...“ „Pošlite na našu adresu jednu kópiu riadne vyhotovenej správy o vyrovnaní...“

Na konci je k listu pripojený zoznam dokumentov: správa o odsúhlasení, primárna dokumentácia, objednávky, pokyny atď.

Dnes existuje iba jedna norma pre návrh písmen na akýkoľvek účel - GOST R 6.30-2003 zo dňa 3.3.2003. Všetka korešpondencia sa spravidla vypisuje na oficiálnom hlavičkovom papieri organizácie. Ak žiadna neexistuje, možno ju nahradiť buď rohovou pečiatkou, alebo uvedením názvu a jednotlivých údajov organizácie v texte sprievodného listu.

Predtým sme písali o tom, ako správne napísať sprievodný list a tiež poskytnúť. V tomto článku budeme hovoriť o podpore správy o zmierení.

Požiadavky na obsah

Schéma sprievodného listu v prípade zasielania aktov vzájomného zúčtovania sa nelíši od žiadnej inej podpory:

1. Podrobnosti o odosielateľovi.
2. Podrobnosti o príjemcovi.
3. Dátum a referenčné číslo.
4. Obsah.
5. Aplikácia.
6. Podpisy.
7. Kontakty na osobu, ktorá posiela správu o vyrovnaní.

Údaje o odosielateľovi sú najčastejšie uvedené v záhlaví formulára. Patria sem meno, daňové identifikačné číslo, kontrolné miesto, adresa. Ďalšie informácie (OGRN, bankové účty atď.) poskytneme na požiadanie.

Podrobnosti o príjemcovi sú uvedené v pravom hornom rohu. Vyžaduje sa meno príjemcu. DIČ, adresa, pozícia príjemcu a ďalšie dodatočné informácie nie sú povinné, ale pomáhajú rýchlo doručiť balík správnej osobe. Z hľadiska zásad obchodnej korešpondencie sa pri zasielaní správy o odsúhlasení odporúča uviesť ako príjemcu konateľa. Ak jeho meno nie je známe, uvádza sa len jeho pozícia.

Sprievodný text

Táto časť sa už tradične začína slovami „My vás riadime...“. Ďalej je všeobecne uvedený balík dokumentov, účelom odoslania je žiadosť adresátovi o postup pri práci s odosielanými dokumentmi. Napríklad: „Posielame vám výpis o odsúhlasení platieb za obdobie od 1. 1. 2017 do 30. 6. 2017 s dokladmi potvrdzujúcimi odoslanie produktov. Žiadame vás, aby ste podpísali a vrátili správu o vyrovnaní do 3 pracovných dní alebo nahlásili akékoľvek nezrovnalosti v špecifikovaných údajoch.“

Ak sa vyskytnú nezrovnalosti vo vzájomnom zúčtovaní, treba to uviesť v texte. Ako potvrdenie sa odporúča doplniť balík dôkazom: overené kópie primárnych dokumentov. Môžete si ich vyžiadať aj od protistrany, ak sa podľa údajov odsúhlasenia nenachádzajú vo vašom účtovníctve. A aby ste predišli sporom, odporúčame partnerovi pripomenúť, že na posúdenie môžu byť prijaté iba primárne dokumenty podpísané oboma stranami.

Inventár

Podstatou podpory je okrem iného evidovať, aká dokumentácia bola odoslaná. Preto inventár (alebo príloha) zohráva veľmi dôležitú úlohu. Je potrebné špecifikovať každý odoslaný dokument a uviesť všetky podrobnosti, aby nedošlo k nezrovnalostiam alebo falzifikátom. Každý prvok aplikácie je označený na samostatnom riadku, očíslovaný arabskými číslicami. Na kontrolu úplnosti je uvedený počet listov každého prvku. Zoznam podľa aplikácie možno zhrnúť podľa celkového počtu papierov a listov.

Podpisy a kontaktné údaje

Správnosť údajov potvrdzujú podpisy funkcionárov. Ak bola podľa pravidiel kancelárskej práce oprávnenie podpisovať takéto papiere prenesené na niektorého zamestnanca, pripravte sa poskytnúť partnerovi podporné dokumenty. Pamätajte však, že ak správu o odsúhlasení a sprievodný list nepodpíše manažér, potom pri posudzovaní nárokov na súde budú zamietnuté.

Kontakty na zodpovednú osobu sú uvedené pre pohodlie technickej práce. Najčastejšie ide o zamestnanca zodpovedného za oblasť práce alebo konkrétny projekt. Uveďte jeho meno, telefónne číslo a e-mailovú adresu.

Postup pri výmene dokumentov

Doklady si môžete vymieňať osobne, kuriérom, poštou alebo elektronicky.

Pri osobnom doručení je potrebné na priloženú kópiu označiť skutočnosť a dátum doručenia. To môže byť mimoriadne dôležité v súdnom konaní.

Pri odosielaní poštou sa na potvrdenie skutočnosti odoslania a obsahu prílohy odporúča vyplniť zoznam prílohy. V opačnom prípade nemusí súd balík na odplatu prijať.

Pri elektronickom prevode odporúčame nezabudnúť na nutnosť uzatvorenia zmluvy s partnerom o elektronickej správe dokumentov a vystavenia elektronického digitálneho podpisu. Bez elektronického podpisu, aj keď sú v zmluve uvedené e-mailové adresy, bude výmena dokumentácie len technického charakteru a nebude akceptovaná ako dôkaz na súde.

Vzorový sprievodný list k správe o odsúhlasení, ktorý si môžete stiahnuť nižšie, je významnou pomocou pri vytváraní vzájomného porozumenia medzi zmluvnými stranami. Nie je potrebné vymýšľať si vlastnú formuláciu. Mať hotovú možnosť šetrí čas a námahu.

SÚBORY

Dokument možno nazvať skôr sprievodnou poznámkou. Je prílohou k správe o odsúhlasení a slúži na objasnenie niekoľkých dôležitých nuancií.

Pre takéto dokumenty jednoducho neexistuje jednotná forma, pretože každá organizácia bude musieť zistiť svoje vlastné nuansy interakcie. Okrem toho s pravidelnou výmenou aktov o zmierení a zavedeným mechanizmom tohto procesu môže jednoducho zmiznúť potreba sprievodných listov.

Požiadavky na registráciu

Vo všetkých obchodných listoch by ste mali dodržiavať pravidlá uvedené v GOST R 6.30-2003 z 3. marca 2003. Práve tieto štandardy najúplnejšie popisujú, čo by mala obchodná korešpondencia obsahovať a čomu sa treba vyhnúť. Napríklad:

• Písmo, jeho štýl a veľkosť. Odporúča sa používať Times New Roman alebo ako alternatívu Times DL. Veľkosť písma sa môže meniť od 12 do 14. Riadkovanie je 1-2.
• Zloženie podrobností dokumentu. Celkovo obsahuje GOST 30 takýchto položiek odporúčaných na použitie v oficiálnych listoch.
• Požiadavky na umiestnenie podrobností na papier. Každá informácia v listoch má svoje miesto.
• Pozícia príjemcu sa uvádza v prípade datívu.
• List by nemal mať viac ako štyroch rôznych adresátov.
• Odseky alebo časti dokumentu sú očíslované iba arabskými číslicami.
• Text musí byť napísaný v prvej osobe množného čísla atď.

Na ilustráciu požiadaviek obsahuje GOST množstvo aplikácií vo forme vzorových formulárov, v ktorých sú dodržané všetky body uvedené v dokumente.

odosielateľ

Keďže samotný akt zosúladenia je vypracovaný v účtovnom oddelení organizácie, sprievodný list k nemu môže vypracovať účtovník. Okrem tohto zamestnanca môže byť prípravou motivačných listov vo firme poverená sekretárka, referentka alebo iný zodpovedný zamestnanec.

Je dôležité, aby zamestnanec rozumel všetkým zložitostiam vzťahu s konkrétnym obchodným partnerom a dodržiaval existujúce pravidlá podnikateľskej etiky. Zopár nevhodných fráz v motivačnom liste totiž môže pokaziť imidž organizácie v očiach zamestnancov tých spoločností, s ktorými práve nadväzujú interakciu.

Opravy

Ak sprievodný list k správe o vyrovnaní už bol vytlačený a podpísaný, ale na poslednú chvíľu bola zaznamenaná chyba, nie je zakázané ju opraviť. Oprava sa vykonáva podľa všeobecných pravidiel: nesprávne informácie sa prečiarknu jedným riadkom, po ktorom sa vedľa neho napíšu správne údaje a potom sa oprava potvrdí podpismi všetkých osôb, ktoré dokument podpísali. V opačnom prípade list stratí právnu platnosť.

V praxi sa sprievodný list s prípadnými chybami alebo opomenutiami jednoducho znova vytlačí a opatrí potrebnými podpismi.

Komponenty

Sprievodný list k správe o odsúhlasení sa riadi všeobecnými pravidlami obchodnej korešpondencie. Len text hlavnej časti sa môže líšiť a aj to len mierne. Všetko bude závisieť od toho, k akým podmienkam spolupráce sa prikloní organizácia jej protistrany, príjemcu dokumentácie.

Odporúča sa začať registráciu vytlačením dokumentu na hlavičkový papier spoločnosti. Ak žiadny nie je, musíte sa zo situácie dostať. Ak to chcete urobiť, vezmite si obyčajný hárok A4 a zapíšte si základné údaje o spoločnosti odosielateľa v hornej časti. Toto sa nazýva vytvorenie „jednotného“ formulára. Zvyčajne obsahuje logo organizácie a jej celý názov.

Sprievodný list k správe o odsúhlasení by mal obsahovať nasledujúce informácie, postupne zhora nadol:

• Meno príjemcu. Ak ide o organizáciu, potom je dôležité starostlivo uviesť zamestnanca spoločnosti, ktorému je dokument určený. V priloženom formulári je uvedená funkcia, priezvisko a iniciály konkrétneho zamestnanca. To všetko sa nachádza v pravej hornej časti listu. Tu je možné zadať aj poštovú adresu.
• Číslo a dátum zostavenia.
• Odkaz na číslo a dátum predchádzajúcej obchodnej korešpondencie medzi zmluvnými stranami, ak je k dispozícii.
• Zdvorilá adresa príjemcovi podľa mena a priezviska. V priloženom formulári sa nachádza v strede riadku.
• Čo je priložené a odoslané spolu s listom (akt o zmierení).
• Obdobie, za ktoré sa vygenerovala správa o vyrovnaní.
• Sú k aktu priložené kópie dokladov potvrdzujúcich dostupnosť platieb (zásielky, poskytovanie služieb a pod.)?
• Žiadosť odosielateľa. Zvyčajne to znamená, že protistrana podpíše správu o odsúhlasení, v ktorej potvrdí svoj súhlas s vykonaným vyrovnaním.

Okrem toho môže byť žiadosť formulovaná akýmkoľvek spôsobom vhodným pre odosielateľa. Môže naznačovať, že údaje sa budú považovať za spoľahlivé, ak protistrana do určitého času nepošle informáciu o nezrovnalosti a pod.

Záver

Na konci listu je uvedená poznámka o prílohách. Prinajmenšom by malo ísť o akt zmierenia vzájomných urovnaní medzi vzájomne pôsobiacimi organizáciami. Ak je priložená aj podporná dokumentácia, musia byť uvedené všetky priložené kópie. Ak je ich počet väčší ako tri, potom sa na konci zoznamu aplikácií zobrazí značka „Celkom“. Po ňom je počet priložených papierov v komplexe napísaný arabskými číslicami.

Na konci sprievodného listu k správe o odsúhlasení by sa mali objaviť aj podpisy vedúceho a účtovníka organizácie. V prípade potreby sú uvedené poznámky s kontaktnými údajmi osoby zodpovednej za doručenie a spracovanie odchádzajúcej korešpondencie spoločnosti.

Príspevok sa eviduje v denníku odchádzajúcej korešpondencie. Čo sa týka doby uchovávania, tá je pre tento druh obchodnej korešpondencie rovnaká a je 5 rokov.