Správne písanie listov. Ako napísať obchodný list: typy, pravidlá dizajnu, štýl a vzory obchodných listov

Listy sa písali od nepamäti a píšu sa dodnes. Slúžia ako nástroj na komunikáciu medzi ľuďmi, pomáhajú jasne sprostredkovať podstatu partnerovi, čo bol dôvod na jeho napísanie. V tomto článku sa pozrieme na niekoľko typov obchodnej korešpondencie a naučíme sa, ako správne písať obchodné listy.

Dá sa stiahnuť tu.

Na našej webovej stránke.

Stiahnite si tu.

V dnešnej dobe je jednoducho potrebné vedieť správne napísať list bez ohľadu na to, komu je vaša správa určená (možnému zamestnávateľovi, arogantnému úradníkovi alebo blízkemu priateľovi) a spôsobe odoslania korešpondencie (bežnou poštou alebo e- poštou, možno faxom).

Možnosti s príkladmi písmen si môžete pozrieť v sekcii „“ na tejto stránke. Teraz si povedzme o niektorých pravidlách písania a formátovania. Listy spadajú do troch všeobecných kategórií:

• osobné – svojim blízkym, rodinným príslušníkom, blízkym aj nie až tak blízkym priateľom (použite neformálny štýl),
• polooficiálna - korešpondencia s rôznymi organizáciami o záležitostiach, ktoré sa vás osobne týkajú (napríklad s bankou o stave vášho účtu, s orgánom sociálneho zabezpečenia o poskytovaných výhodách, s obchodným reťazcom o prijímaní tovaru atď.),
• obchodné (úradné) listy – vyžaduje sa formálny obchodný štýl prezentácie a vyžadujú sa prísne požiadavky na formátovanie.

Ako správne napísať osobný list

Osobné listy Písanie je väčšinou príjemné, pretože komunikujete s rodinou a blízkymi ľuďmi. Najprv musíte povedať ahoj, stačí slovo „Ahoj!“.

Ak odpoviete neskoro, je slušné sa ospravedlniť a uviesť dôvody. Ak ste už v korešpondencii s príjemcom a dostali ste otázky, potom je čas na ne odpovedať. Potom, po úvodnej vete „Som v poriadku“, môžete prejsť na vyhlásenie o udalostiach, napísať o tom, čo vás znepokojuje.

Keďže komunikačný štýl je neformálny, vhodné sú vtipy, klebety (vlastné hodnotenie udalostí alebo opis názorov iných) a prerozprávanie článku z módneho časopisu. Využite skrátka všetko, čím bude váš list zaujímavý. Smajlíky a otázky ako „ako sa máš?“, „nie je to skvelé?“ môžu byť dobrým spôsobom, ako oživiť osobný list.

Snažte sa byť úprimní. Opýtajte sa, ako sa darí príjemcovi, a položte otázky, aby ste mohli pokračovať v korešpondencii. Na konci vyjadrite svoje pocity, napríklad: „Milujem ťa“, „Rád by som ťa spoznal“, „Teším sa na tvoju odpoveď“ atď. Nezabudnite uviesť svoj podpis (e-mail často chýba), ale príjemca nemusí uhádnuť, od koho je list (nie je to vždy jasné z e-mailovej adresy). Prečítajte si list znova a v prípade potreby opravte chyby. Zvyčajne dráždia ľudí a prejavujú nedostatok rešpektu.

Ako správne napísať poloformálny list

Poloformálne listy by mal byť čo najstručnejší a jasne uvádzať podstatu problému. Jednoduchosť a logika sú vítané. Nemôžete napísať dobrý list v zlej nálade. A je lepšie vylúčiť akékoľvek lyrické odchýlky od témy a prejavov emócií a zamerať sa na dôkazovú základňu (obzvlášť dôležitá pre sťažnosti).

Odporúčam napísať list pomocou počítača, potom ho vytlačiť na obyčajný biely list A4 a podpísať perom. Ručne písané listy sú povolené. V tomto prípade píšte čitateľne a presne, najmä svoje priezvisko.

Akonáhle je čitateľný, je ľahko čitateľný. V súčasnosti seriózne organizácie často registrujú dokumenty elektronicky. Vaše priezvisko (môže byť krásne, ale komplikované) dobre poznáte len vy. Ak počas registrácie svojho listu zmeníte aspoň jedno písmeno vo svojom priezvisku, zdá sa, že elektronické vyhľadávanie v obrovskej databáze vašu správu nenájde. A ťažko zistíte, či je vôbec zaregistrovaná, aj keď neskôr môže prísť odpoveď.

Je zvykom vždy uviesť adresáta v pravom hornom rohu listu. Dám vám niekoľko možností, ako vám pomôcť, všetky sú prijateľné. Všetko závisí od vašich preferencií a od toho, či poznáte názov štrukturálnej jednotky alebo úradníkov príjemcu:

federálna služba
o práci a zamestnanosti

Šéf federálnej služby
toto alebo tamto
A O. Priezvisko

inak

Správa Volgogradu
Oddelenie také a také - jeho názov

Šéfredaktorovi
Vydavateľstvo "Pshik"
E.F. Kagailovský

Perepolokh LLC
Hlavný účtovník
A.I. Kvočinskaja

akýkoľvek jednotlivec

Tugrikov S.M.
sv. Lusnaya, 207, apt. 1375,
Voronež, 400 001

Pod adresáta napíšte svoje priezvisko, meno, priezvisko, celú adresu pre zaslanie odpovede klasickou poštou, lepšie je uviesť aj telefónne číslo.

Ak sa už niekde opäť hlásite, tak to musíte uviesť odkaz na číslo a dátum doručeného listu(možno aj niekoľko). To značne uľahčuje spracovanie korešpondencie a určite dostanete odpoveď, berúc do úvahy predchádzajúcu korešpondenciu o danej problematike. Je napísané „Komu č. (číslice) zo dňa 31.08.2014.“ Tento odkaz sa nachádza vľavo nad textom, môžete ho vidieť na obrázku so schémou prvkov listu.

Ak poznáte meno osoby, ktorú oslovujete, môžete text začať slovami „Drahý ...!“, potom ho ukončite „S pozdravom“.

Ak existujú podporné dokumenty, túto skutočnosť je potrebné uviesť pod textom. Potom v budúcnosti môžete ľahko dokázať, čo presne ste poslali spolu s listom. Ktoré konkrétne dokumenty (alebo kópie) sa posielajú, je možné uviesť v texte alebo priamo v značke dostupnosti aplikácie. Je umiestnený pod hlavným textom, napr.

Aplikácia: na 2 l. v 1 kópii.

Príloha: kópie potvrdení o platbe... 2 strany. v 1 kópii.

Malo by sa pamätať na to, že vy mali vždy uviesť vo svojej žiadosti:

• priezvisko, meno, priezvisko,
• vašu adresu na zaslanie odpovede,
• číslo a osobný podpis.

V opačnom prípade môže byť váš list považovaný za anonymný. Takéto listy nie sú predmetom posudzovania, čo znamená, že na svoje odvolanie nedostanete odpoveď. Orgány sú povinné odpovedať najneskôr do jedného mesiaca od dátumu registrácie vášho listu.

List musíte napísať vy v duplikáte. Organizáciu, ktorú potrebujete, môžete kontaktovať osobne. V takom prípade požiadajte vedenie kancelárie (sekretárku, úrad alebo všeobecné oddelenie), aby na vašu kópiu listu umiestnilo pečiatku s dátumom prijatia. Je lepšie okamžite zadať registračné číslo, ale vo veľkých organizáciách sa listy nemusia okamžite zaregistrovať kvôli ich veľkému počtu. V čase podávania žiadosti teda stačí, aby bola vaša kópia listu opečiatkovaná názvom organizácie a dátumom. Je to veľmi dôležité, ak potrebujete dodržať termín alebo neskôr potvrdiť skutočnosť o prihláške.

Niekam ale nie je vôbec potrebné chodiť osobne. Možno bude pre vás jednoduchšie zájsť na najbližšiu poštu. V tomto prípade pošlite doporučene s oznámením. Účinok bude rovnaký. Po nejakom čase môžete zavolať organizácii a zistiť osud vášho listu. Alebo nemusíte nikomu volať, stačí počkať na odpoveď.

Ak nakoniec namiesto jasnej odpovede dostanete odpoveď, kontaktujte nás znova. V orgánoch štátnej správy sa napríklad sleduje skutočnosť opakovaných odvolaní v tej istej veci. Alebo napíšte list vo forme sťažnosti, môžete to skúsiť poslať vyššej organizácii. Aj takýmto žiadostiam sa venuje veľká pozornosť.

Čo sa týka - toto je jedna z najdôležitejších tém v kancelárskej práci a zaslúži si venovať samostatný článok.

Evgeniya Polosa

*** Ak ste zvyknutí nakupovať online (nákup oblečenia, telefónov, služieb, rezervácia hotelov atď.), potom môžete získať časť svojich peňazí späť napríklad pomocou tejto SLUŽBY. Mne to funguje.

Ďakujeme za pridanie tohto článku na:

Zaujímavejšie k téme:

8 komentárov k tomuto príspevku

Už dávno nie je pre nikoho tajomstvom, že reč sa delí na slangovú a spisovnú – správnu. Je celkom logické, že správny prejav by mal byť nielen ústny, ale aj písomný. Každý inteligentný človek musí ovládať kultúru kompetentného písania. A ešte viac pre tých, ktorí aktívne komunikujú o oficiálnych záležitostiach prostredníctvom korešpondencie. Aké sú písmenká?

Čo je etiketa

Predtým, ako sa budeme baviť o obchodnom písaní, musíme si najprv pripomenúť, čo je to etiketa. Ide o zavedený poriadok správania v spoločnosti, súbor spôsobov a pravidiel takzvaných dobrých mravov, ktoré musí každý inteligentný, slušne vychovaný človek dodržiavať, aby ho neoznačili za nekultúrneho. Tieto historicky ustálené pravidlá sú neoddeliteľnou súčasťou života spoločnosti.

Kultúra písania: všeobecná charakteristika

To sa samozrejme netýka len obchodných listov. Existuje mnoho druhov a metód písomnej komunikácie. Všetky sú iné, každá má svoje vlastné charakteristiky, no nájdu sa aj spoločné črty. Medzi nimi sú nasledujúce:

• spoliehanie sa na štandardizovaný knižný jazyk s prihliadnutím na neknižnú slovnú zásobu;
• používanie zložitých syntaktických štruktúr;
• pevný slovosled vo vete;
• jasná štruktúra textu;
• vysoká gramotnosť.

Etiketa obchodného listu

V akých prípadoch môžeme byť požiadaní, aby sme napísali obchodný list? Samozrejme, ak obchodujeme s organizáciami a/alebo jednotlivcami. To, čo napíšeme našim partnerom, kolegom, klientom, spôsob, akým naformátujeme náš list, sa stane tvárou našej spoločnosti a predstaví nás buď v priaznivom, alebo nie práve priaznivom svetle. Ak, samozrejme, nie sme kompetentní v etikete písania obchodných listov. Aby ste nestratili tvár, musíte sa naučiť múdrosť nižšie. Mimochodom, je tiež užitočné mať takéto znalosti, pretože najmenšia chyba, malý nesúlad s pravidlami môže zmeniť obchodný list na list, ktorý je z právneho hľadiska nezákonný.

Špecifiká obchodných vzťahov

Predtým, ako budete hovoriť priamo o písmenách, mali by ste pochopiť, ako sa vo všeobecnosti líšia, čo ich charakterizuje, aké sú ich vlastnosti. Hlavnou črtou vzťahov v práci je absencia (či už úplná alebo takmer úplná) osobného odtieňa práve v týchto vzťahoch. V práci je každý z nás spravidla mimoriadne zhromaždený, pokojný, zdvorilý - je nepravdepodobné, že niekto bude tancovať napríklad s tamburínou alebo vykonávať iné činnosti, ktoré sú celkom logické v spoločnosti priateľov, ale skôr smiešne. pracovné prostredie. Týka sa to mimochodom nielen činov, ale aj emócií – môžete si dovoliť smiať sa či usmievať, či dokonca mierny prejav hnevu, no homovský smiech, hysterika, slzy a podobne vyzerajú dosť nepatrične (toto všetko sa týka výlučne emócií v práci). V práci zvyčajne nosíme masky, demonštrujúce tréning, zdržanlivosť a vyrovnanosť.

Obchodná komunikácia nemôže skončiť, keď to chcete. Obchodný partner alebo klient nepochopí, ak uprostred dôležitého stretnutia náhle vstaneme a odídeme z publika. Nemôžete ignorovať svojho partnera, nemôžete neodpovedať na hovory alebo listy. Všetky tieto vlastnosti spolu pomáhajú lepšie pochopiť, aká by mala byť etiketa obchodného listu.

Všeobecné požiadavky

Prvá vec, ktorej venujeme pozornosť, keď dostaneme list, je papier. Podľa požiadaviek etikety obchodného listu by mal byť papier naň vždy krištáľovo čistý a v žiadnom prípade nie pokrčený. Príjemcovia správy budú mať o organizácii lepší dojem, ak bude list napísaný na hlavičkovom papieri s logom spoločnosti. Prvá strana nie je očíslovaná, všetky ostatné sú označené arabskými číslicami.

V etikete obchodnej korešpondencie je ešte jeden veľmi dôležitý bod. Podnikanie predpokladá vysokú gramotnosť a absenciu pravopisných chýb. Preto, ak sú vo vašich znalostiach ruskej gramatiky medzery, odporúča sa neponáhľať sa s odoslaním korešpondencie, ale ešte raz skontrolovať prípadné nedostatky.

Všeobecným odporúčaním pre papier aj e-mail je tiež túžba nepoužívať pri písaní zložité konštrukcie - to je vhodné iba v právnych dokumentoch. Nemali by sa používať skratky – iba všeobecne akceptované. Ale norma obchodnej etikety zahŕňa rôzne klišé a argot - odborný žargón. Celý dokument je udržiavaný v oficiálnom obchodnom štýle.

Ďalší dôležitý bod, ktorý možno z listu vyčítať: mal by byť maximálne zdvorilý a priateľský. O nejakej netaktnosti či nevychovanosti nemôže byť ani reči. Okrem toho si obchodný list vyžaduje konkrétnosť a jasnú prezentáciu vašich myšlienok.

Ak adresát listu nehovorí po rusky, text správy by mal byť napísaný v jeho jazyku, prípadne v medzinárodnej angličtine. Mimochodom, takýto dokument by mal byť napísaný iba na jednej strane listu, druhá musí zostať prázdna.

Pri príprave dokumentov musíte zabezpečiť, aby nedošlo k žiadnym prevodom. Samotný text musí byť napísaný v intervaloch jeden a pol až dva, so šírkou okraja dva centimetre vľavo.

Nuansy

Obchodný list má svoju vlastnú jasnú, špeciálnu štruktúru. Zároveň neexistuje jednotný štandard na prípravu papierových dokumentov: rôzne spoločnosti môžu mať svoje vlastné variácie. Dodržiavajú iba určité zloženie častí listu: určite musia obsahovať „hlavičku“, pozdrav, hlavnú časť a rozlúčku. Nezabudnite na svoj osobný podpis na konci listu.

Mimochodom, takzvaný rámec správy – začiatočné a záverečné frázy – sa nazýva štítkový rámec. Práve ona pomáha nadviazať potrebný vzťah s adresátom. Okrem toho pravidlá etikety pre obchodné listy a príklady ich písania demonštrujú používanie rôznych rečových klišé v správach (o nich sa bude diskutovať nižšie).

Dôležitým aspektom písania obchodného listu je správne použitie adresy. Pred revolúciou sa u nás používalo oslovovanie „pane“ alebo „pani“: považovalo sa to za univerzálne, volali tak každého. V súčasnosti neexistuje taká univerzálna adresa, aj keď slovo „Pán“ alebo „Pani“ sa často vyskytuje v obchodných listoch - keď predtým stratilo svoju popularitu, postupne sa opäť používa. Môžete to adresovať obchodnému partnerovi alebo úradníkovi, ale nie klientovi alebo kolegovi.

Za najbežnejšiu a najuniverzálnejšiu sa v súčasnosti považuje adresa „Vážený“ alebo „Vážený pane“, no v skutočnosti ňou ani nie je. Podobným spôsobom napríklad nemôžete oslovovať takzvané VIP – najmä významné osoby, ktoré sú považované za guvernérov, primátorov a prezidentov. V tomto prípade budete musieť svoj list začať adresou „Vážený“ (ďalšia možnosť je „Veľmi rešpektovaný“).

Ak je správa adresovaná viacerým ľuďom naraz a sú to všetci zástupcovia tej istej profesie, bolo by vhodné použiť adresu typu „Vážení kolegovia“ (ak sú všetky adresátky ženy, je dovolené napísať „Vážené dámy “; ak muži, potom „Vážení páni“). Ak je list adresovaný jednej osobe, je prísne zakázané nepoužívať meno alebo priezvisko. To je prípustné len v uvedenom prípade (keď je adresátom skupina osôb) alebo pri styku s právnickou osobou.

Pokiaľ ide o koniec správy, musíte si zapamätať: nie je o nič menej významný ako začiatok. Na konci listu je vyjadrená dôvera v úspešné a/alebo rýchle vyriešenie problému a podobne. Tu by ste tiež nemali upozorňovať na žiadne ťažkosti, ktoré sa vyskytli v minulosti – napríklad oneskorené odpovedanie alebo neprijatie. Tieto frázy sa považujú za negatívne znaky etikety obchodných listov a považujú sa za neochotu pokračovať vo vzťahu, ako aj za neúctu k partnerovi. Je dôležité pochopiť, že je to neprijateľné.

E-mail: Obchodná etiketa

Druhou možnou možnosťou korešpondencie je e-mail. Aj tu je množstvo zvláštností. Ak teda napríklad adresát dostane správu prvýkrát, je potrebné ju začať predstavením vlastnej spoločnosti, popisom vašej činnosti a prípadnými úlohami, ktoré sa očakávajú. Pri dlhodobej korešpondencii je potrebné zachovať históriu minulých listov, na základe ktorej je založená každá ďalšia správa.

Prvý list musí určite obsahovať pozdrav a adresu. V nasledujúcich, ak je potrebná rýchla odpoveď, možno odvolanie vynechať (ak je to vhodné). V online komunikácii veľa ľudí nepovažuje za potrebné používať interpunkčné znamienka a tiež písať bez veľkých písmen. Toto je neprijateľné v rámci obchodnej e-mailovej etikety.

Veľkosť e-mailu by nemala byť príliš veľká – spravidla má polovičnú veľkosť ako papierový náprotivok. V tom istom prípade, ak potrebujete adresátovi oznámiť veľké množstvo informácií, v tele listu musí byť uvedená iba krátka sprievodná poznámka a samotný materiál musí byť pripojený ako príloha vo Worde alebo inom súbore. - vyžaduje to etiketa obchodného listu e-mailom. Príkladom takejto správy môže byť: „Dobrý deň, milý pán Ivanov! Posielame Vám ukážky našich reklamných brožúr. Môžete si ich pozrieť v prílohe...”

Čo sa týka podpisu, ten tam musí byť. Môžete sa podpísať na konci každého listu alebo môžete urobiť automatický podpis, ktorý sa automaticky pripojí. Túto možnosť často využívajú zástupcovia veľkých spoločností. Podpis musí obsahovať vaše meno a priezvisko, pozíciu, kontaktné údaje a miesto výkonu práce. Musí byť naformátovaný tak, aby sa zmestil do sedemdesiatich znakov a nezaberal viac ako päť alebo šesť riadkov.

Je potrebné povedať pár slov o odpovedi na správu. Etiketa obchodného e-mailu vyžaduje prijatie odpovede na správu do dvoch dní – nič viac. Ak potrebujete viac času, mali by ste o tom informovať svojho partnera. Odpoveď na všetky správy zachováva dobré meno spoločnosti alebo podnikateľa. Aby ste si boli istí, či sa list dostal k adresátovi, môžete použiť funkciu oznámenia o prijatí - potvrdenie o doručení bude odoslané automaticky. Okrem toho nie je zakázané uskutočniť kontrolný hovor.

Rečové vzorce alebo klišé

Klišé, rečové vzorce, rečové klišé – čokoľvek poviete, stále to bude neoddeliteľnou súčasťou obchodnej korešpondencie. Zo školského kurzu si pamätáme, že klišé sa nazývajú ustálené výrazy. Nie je ich až tak veľa:

• Ľútosť môže byť vyjadrená nasledujúcimi frázami: „Bohužiaľ, nevieme sa dohodnúť...“, „S ľútosťou informujeme...“, „Na našu ľútosť sme nútení informovať...“ atď.
• Vďačnosť označujú také klišé ako: „Dovoľte mi vyjadriť svoju vďačnosť...“, „Ďakujem...“, „Vzhľadom na váš príspevok...“.
• Obdarovaného môžete pozvať na konkrétnu udalosť pomocou pečiatok: „Máme tú česť pozvať vás...“, „Dúfame, že súhlasíte...“, „Sme radi, že vás pozývame...“, „My rád ťa uvidím...“ a podobne.
• List môžete ukončiť vetami: „Tešíme sa na nové nápady od vás...“, „Prajeme vám úspech...“, „Dúfame v ďalšiu plodnú spoluprácu...“.

Zlaté pravidlá obchodnej korešpondencie

Časté chyby v obchodnej korešpondencii

Existuje niekoľko zdanlivých maličkostí, ktoré sa napriek tomu môžu stať v prípade obchodnej komunikácie osudnými. Často práve tieto maličkosti vedú k ukončeniu obojstranne výhodných vzťahov, ukončeniu transakcií a podobným nepríjemným veciam. Nepriateľa musíte poznať zrakom!

1. O práci mimo pracovnej doby nemôžete písať (a ani volať!)! Ako často, keď nechceme čakať do rána, rušíme svojich partnerov, klientov, kolegov o deviatej, desiatej či dokonca jedenástej večer. Zdá sa nám, že zo dňa na deň všetko zmizne, zrúti sa, zlyhá a už nebude možné situáciu zachrániť. A tí vzácni jedinci, ktorí z nejakého dôvodu vydržia až do rána, veria, že šiesta ráno je ten správny čas na komunikáciu. Koniec koncov, ak nespím ja, nikto nespí. Bohužiaľ, takéto správanie nás len dráždi a obracia proti nám samým.
2. Toto už bolo nepriamo spomenuté, ale napriek tomu nemôže existovať žiadna známosť! Komunikácia v práci prebieha výlučne vo „vy“ (s veľkým V, to znamená zdvorilosť a rešpekt).
3. Prílišná výmena zdvorilosti môže tiež spôsobiť škodu. Po prvé to zaberá drahocenný čas a po druhé to vyzerá trochu otravne a nudne. Netreba sa snažiť.

V dnešnej dobe je toľko literatúry, že človek občas vyvalí oči. Existuje tiež veľa kníh o kultúre reči, vrátane písania.

Tí, ktorí chcú získať vedomosti v tejto oblasti, môžu odporučiť tieto diela: „Etiketa obchodného listu“ od Olega Davtyana, „Kultúra písomného prejavu“ od Tatyany Degterevovej, „Etiketa ruského listu“ od Natalyi Formanovskej a Ally Akishiny, „Obchodná etiketa“ od Elena Ber, „Ruská etiketa reči“ od Natalyi Formanovskej a mnohých ďalších.

1. Etiketa obchodných listov vyžaduje použitie výkričníka na konci adresy, aby sa dal konkrétnemu problému alebo osobe osobitný význam.
2. Oslovovanie adresáta menom naznačuje užší a dlhodobo vytvorený vzťah, pričom oslovovanie adresáta menom zdôrazňuje vzdialenosť.
3. Etiketa obchodných listov v Rusku sa vyznačuje vyrovnaním pohlaví, pretože väčšina profesií je často iba mužských.

Dodržiavať pravidlá obchodnej korešpondencie nie je také ťažké, pretože ich nie je až tak veľa. Zapamätať si ich je malá veda. Ale v očiach ostatných bude človek, ktorý pozná etiketu obchodných listov, vždy vychovaný a kultivovaný, niekto, s kým je príjemné obchodovať.

Máte nejaké naliehavé otázky pre organizáciu, ktoré by mali byť zaznamenané? V tomto prípade je nevyhnutné písomné odvolanie. Nie všetko je však také jednoduché, ako sa zdá. Napísať kompetentný obchodný list je celá veda. A nebolo by na škodu, keby sa každý naučil alebo si zapamätal základné zručnosti jeho zostavovania.

• Počítač (prenosný počítač);
• Textový editor;
• Email.

Ak používate metódu manuálneho písania, budete potrebovať aj tlačiareň na tlač.

1. názov organizácie, do ktorej sa uchádzate;
2. Celé meno riaditeľa organizácie alebo zodpovednej osoby;
3. Adresa inštitúcie;
4. dátum podania žiadosti;
5. Mesto aplikácie.

Medzi žiaduce položky „hlavičky“ patria aj súradnice spoločnosti – fax, telefón, emailová adresa, OKPO, OGRN, INN/KPI. Závisí od témy odvolania a samotnej organizácie.

• Propagačné listy;
• Odporúčacie listy;
• Informačné listy;
• Sprievodné listy;
• Listy vďakyvzdania;
• Blahoželacie listy;
• Inštruktážne listy;
• Listy s dopytom;
• Žiadosti;
• Odpovedacie listy;
• Oznamovacie listy;
• Pozývacie listy.

V závislosti od toho, aký typ odvolania používate, formulujte obsah správne. Ak napríklad píšete pozitívnu recenziu na organizáciu, mali by ste podrobne opísať dôvod vašej žiadosti, čo presne sa vám páčilo atď.

Stiahnite si z nášho portálu:

Kompetentné vypracovanie listu správnej organizácii je kľúčom k úspechu vášho odvolania. Pozorne si preštudujte všetky body popísané vyššie a pokojne sa pustite do práce. Nezabudnite, že list by nemal obsahovať pravopisné, interpunkčné a štylistické chyby.

Neustála korešpondencia a e-maily sa dnes stali každodennými prostriedkami na komunikáciu s priateľmi, ale písanie listu je tradičnejší a efektívnejší spôsob, ktorý môže priateľovi vyčariť úsmev na tvári. Ak píšete e-mail staromódnym spôsobom, forma písania zostáva stále rovnaká: list priateľovi by mal obsahovať pozdrav, otázky pre priateľa, aktualizáciu z vášho života a vhodný koniec.

Kroky

Začiatok listu

Hlavná časť

Začnite príjemnými vecami. Prvá časť priateľského listu je zvyčajne vrúcna a veselá. To môže nastaviť tón pre celý list, dať príjemcovi vedieť, čo bude nasledovať, a list znie vážnejšie alebo vecnejšie. Napíšte pozdrav do niekoľkých riadkov, povedzte vtip alebo napíšte o počasí.

• "Ako sa máš?" alebo "Ako sa máš?" - najbežnejšie spôsoby, ako začať list. Položte otázku, aby sa list cítil ako súčasť dlhšieho rozhovoru. Ak chcete odpoveď na list, vyplňte ho otázkami.
• Prvý odsek listu môžete použiť na to, aby ste sa adresáta spýtali viac na jeho život. Napríklad: „Dúfam, že sa malej Yulenke v škôlke páči. Nemôžem uveriť, že tak vyrástla!"
• Písmená často začínajú odkazom na ročné obdobie. Premýšľajte o tom, ako začať malé rozhovory, ktoré prerastú do hlbokých rozhovorov. Napríklad: „Dúfam, že vám jeseň nezhorší náladu. Stromy v tejto oblasti sa stali takými krásnymi. Stále si myslím, že zima bude studená."

1. Zdieľajte novinky a podrobnosti zo svojho života. Teraz je čas na hlavnú časť listu a účel jeho napísania. Prečo ste začali túto korešpondenciu? Chcete sa znova spojiť so starým priateľom, vyjadriť, ako veľmi vám chýba, alebo mu poďakovať za pomoc? Buďte úprimní, otvorení a snažte sa jasne vyjadriť svoje myšlienky na papieri.

   • Píšte o tom, čo sa deje vo vašom živote. Bez ohľadu na povahu listu bude váš list ocenený, ale príbehy o vašom živote zblížia vášho príjemcu a vás. Týmto spôsobom bude list efektívnejší a otvorenejší. Povedzte nám, čo sa stalo, aké emócie ste zažili a aké sú vaše plány do budúcnosti.
   • Nepopisujte svoj život príliš podrobne, inak sa stratí účel priateľského listu. Vyhnite sa novinovej dovolenkovej šablóne - váš priateľ okamžite začne čítať list od konca, ak vymenujete všetky svoje zásluhy. Netreba sa chytať do vlastných problémov, ale keď hovoríte o sebe, buďte realisti.

2. Vyberte si témy, ktoré sa priamo týkajú vášho priateľa.Čo robil váš priateľ, keď ste sa s ním naposledy stretli? Možno sa rozišiel so svojou spriaznenou dušou? Možno prežíval ťažké obdobie vo futbalovom tíme? Prispôsobte sa odkazovaním na známe témy a kladením otázok, aby ste prejavili záujem o podnikanie svojho priateľa.

   • Môžete diskutovať o témach, ktoré vás oboch zaujímajú. Vyjadrite svoje názory na umenie, politiku, nedávne udalosti alebo iné oblasti života, o ktorých by ste chceli diskutovať so svojím priateľom.
   • Môžete navrhnúť sledovanie filmov alebo čítanie kníh, o ktorých si myslíte, že by sa vášmu priateľovi mohli páčiť. Výmena cenných informácií je vždy vítaná v listoch.

   Dokončenie listu

   1. Zatvorte diskusiu. Napíšte posledný odsek, v ktorom vyjadríte svoje najlepšie priania svojmu priateľovi alebo milovanej osobe. Posledný odsek je zvyčajne ľahší v emocionálnej záťaži, ale mal by byť v súlade s celkovou atmosférou listu. Ukončite svoj list pozitívne, aby sa váš priateľ z vás cítil lepšie.

      • Zopakujte účel listu ešte raz. Ak ste napríklad pozvali priateľa na párty, napíšte: „Dúfam, že prídeš!“ Ak chcete svojmu priateľovi len zaželať dobrú zábavu, napíšte niečo ako: "Šťastný nový rok!"
      • Inšpirujte svojho priateľa, aby odpísal. Ak chcete odpoveď, napíšte: "Dúfam v rýchlu odpoveď," alebo: "Napíšte odpoveď!"

   2. Napíšte koniec. Mal by vyjadrovať náladu vášho listu v závislosti od jeho tónu: formálneho alebo neformálneho. Rovnako ako pozdrav, aj koniec je určený povahou vášho vzťahu s príjemcom. Ukončite list svojim menom.

      • Ak chcete list formálne ukončiť, napíšte: „S pozdravom“, „S pozdravom“ alebo „Všetko najlepšie“.
      • Ak je list napísaný neformálnym tónom, použite frázy ako „Váš...“, „Postarajte sa o seba“ alebo „Dovidenia“.
      • Ak je list osobný, napíšte „Láska“, „Veľmi ťa milujem“ alebo „Chýbaš mi“.

   3. Zvážte postscript. Postscriptum (lat. post scriptum (P.S.) - „po tom, čo je napísané“) sa zvyčajne používa na konci priateľského listu ako metóda dodatočných informácií, ktorým sa neoplatí venovať samostatný odsek v tele. Môžete pridať aj zaujímavý vtip, alebo jednoducho vynechať doslov. V každom prípade sa uistite, že doslov zodpovedá tónu listu a dáva vášmu príjemcovi pocit, že ho chcete vidieť.