Plánovanie činností je schopnosťou pre vašu efektivitu. Ako si naplánovať čas: čo vám môže pomôcť? Vysoká pravdepodobnosť úspechu

Kto z nás sa nezamýšľal nad tým, čo je najväčšia hodnota? Názory na túto tému sa často líšia. Niektorí veria, že je to informácia, iní veria, že je čas. Napriek tomu, že moderná spoločnosť má dostatok príležitostí na šetrenie času, z nejakého dôvodu je času málo. A hneď sa mi vynoria myšlienky: „Prečo si technologický pokrok robí krutý vtip?“, „Ako stihnúť všetko urobiť a urobiť to dobre?“, „Ako si rozložiť a naplánovať deň, aby si aspoň čiastočne uľavil seba?" Všetko je veľmi jednoduché. Musíte sa len naučiť správne si plánovať čas.

Pravidlá, ktoré treba dodržiavať, ak chcete robiť všetko

Aby ste držali krok so všetkým a mali čas na odpočinok, mali by ste:

vypracovať konkrétny plán;
uprednostňovať záležitosti, ktoré sú menej dôležité, bez toho, aby ste ich nechali na neskôr;
nestrácajte pracovný čas na zbytočné veci;
analyzovať dokončené úlohy denne;
v závislosti od dôležitosti správne rozdeliť priority;
udržiavať poriadok;
rozvíjať vôľu nasledovať nové návyky.

Ako sa naučiť plánovať svoj deň: fázy plánovania času manažéra

Zdá sa, že nie je ťažké správne rozdeliť pracovný čas a určiť postupnosť každodennej práce, nie každý to však dokáže. Ak vám prídu na myseľ myšlienky, ako robiť dôležité veci načas a neunaviť sa, je dôležité naučiť sa správne plánovať a riadiť čas. Dôležitú úlohu tu zohráva správne zostavený plán denného režimu.

Nezabudnite na taký dôležitý faktor, akým je obmedzený čas. Čas nemožno zastaviť, zmeniť ani vrátiť, čo znamená, že to isté platí pre prácu, podnikanie a náš život vo všeobecnosti.

Existujú nasledujúce fázy plánovania pracovného času:

rozvíjanie disciplíny (naučenie sa kontrolovať svoj deň je dôležitou úlohou úspešného lídra);
určenie stupňa dôležitosti záležitostí (je dovolené plánovať maximálne 3 naliehavé záležitosti denne);
racionálne rozdelenie úloh na dôležité, naliehavé, ľahké, jednoduché, bezvýznamné;
vypracovanie pracovného plánu krok za krokom;
zbavenie sa jednoduchých, malých, ľahkých úloh, ktorých dokončenie trvá menej ako 10 minút (vyloženie na ďalšie dni);
odmietnutie manažéra vykonávať činnosti, ktoré „kradnú“ čas (sledovanie televíznych seriálov, trávenie mnohých hodín komunikáciou na sociálnych sieťach, stretávanie sa s priateľmi);
určenie každej veci v dome a v práci jej miesto;
zbavenie sa pracovného odpadu (10 minút denne stačí na triedenie dokumentov a vyhadzovanie nepotrebných vecí);
výber koníčka pre voľný čas.

Aby ste neprišli o priateľov a správne šetrili čas, musíte dodržiavať pravidlo: navštevovať stránky na sociálnych sieťach 2-krát týždenne, víkendy si vyhradiť na stretnutia s priateľmi, vopred si naplánovať osobné stretnutia, skrátiť čas „prázdneho“ telefónu rozhovory do 15 minút denne.

Ako vytvoriť pracovný plán

Úspešné plánovanie je možné, ak budete dodržiavať nasledujúcu postupnosť prác:

Stanovte si ciele a zámery, na základe ktorých vypracujete pracovný plán. Môže byť krátkodobý (na týždeň) alebo dlhodobý (na mesiac, štvrťrok, rok).

Pozor: Úspešný vodca sa nemôže odchýliť ani o krok od plánu. Môžete ho upravovať, napríklad zamieňať úlohy, dni dôležitých stretnutí, plánovať udalosti na iný čas, ale za žiadnych okolností by ste ich nemali radikálne meniť.

Rozdeľte úlohy a stanovte si termíny ich dokončenia. Je dôležité naučiť sa najskôr vykonávať úlohy, ktoré majú obmedzený časový rámec a ktoré si vyžadujú veľa úsilia. Potom môžete plánovať strednodobé úlohy a prácu, ktorá si vyžaduje štandardné funkcie. Práce s nízkou hodnotou by sa mali robiť ako posledné.

Povinné označovanie naliehavých záležitostí, ktoré vznikli v predvečer exekúcie vo vašom denníku alebo kalendári (umožňuje manažérovi stihnúť všetko načas, bez toho, aby mu unikli dôležité body).

Analýza všetkých úloh, zmenšenie zoznamu úloh (v rámci možností).

Na uvoľnenie dňa je dôležité:

Dodržujte obmedzenie plnenia úloh: nie viac ako 3 naliehavé, celkovo nie viac ako 10 za deň.
Pri plánovaní dodržujte dokončenie zložitých úloh v priaznivejšom čase, najlepšie v prvej polovici dňa a plnenie ľahkých úloh na konci pracovnej zmeny.
Nevykonávajte ďalšiu prácu bez toho, aby ste dokončili predchádzajúcu (je dôležité plánovať úlohy krok za krokom a dokončiť tie, na ktorých ste sa dohodli).
Nenechávajte nedokončené úlohy, neodkladajte ich na nasledujúci pracovný deň.
Ak sú ešte nesplnené úlohy, odporúča sa zaznačiť si ich do kalendára dôležitých úloh, kde si ich zvlášť poznačte. Ak rovnaká úloha „žije“ stabilne v denníku niekoľko dní za sebou, stojí za to premýšľať o tom, ako ju odmietnuť alebo jednoducho preniesť na inú osobu, ktorá ju vykonáva.

Tajomstvo racionálneho plánovania

Svoj deň si môžete správne naplánovať takto:

posúdenie plánu práce, úprava úloh, vytvorenie denného režimu;
sledovanie plnenia úloh, vylúčenie súčasného plnenia viacerých úloh (inak hrozí nízka produktivita);
dokončenie začatých úloh;
odstraňovanie prekážok, ktoré bránia manažérovi dokončiť zadané úlohy, odpútavajú pozornosť a ovplyvňujú plány;
striedanie práce s odpočinkom;
analýza časového plánovania;
neustále zlepšovanie vašich pracovných výsledkov.

Tajomstvo šetrenia času pre manažéra

Dôležité je podobné úlohy spájať, napríklad kombinovať vyjednávanie, triediť korešpondenciu, odpovedať na emaily.
Rovnako dôležité je vytvoriť pokojné prostredie. Je to potrebné, aby vás nič nerozptyľovalo od vašej práce.
Obmedzenie pracovného času vám pomôže vyhnúť sa neproduktívnym výsledkom z obchodných stretnutí.
Schopnosť určovať priority je dôležitým ukazovateľom racionality a konzistentnosti záležitostí, ktorý ovplyvňuje dosahovanie stanovených cieľov.
Robiť mimoriadne dôležité veci umožňuje manažérovi dosahovať vysoký výkon vo svojej práci.
Rozdelenie úloh medzi zamestnancov pomôže ušetriť značné množstvo času.
Nemenej dôležitá je postupná práca. Je oveľa jednoduchšie posunúť sa k svojmu cieľu, ak vyleziete po rebríku, počnúc malými vecami a dosiahnete veľké výšky.
Vedenie denníka dôležitých úloh pomôže eliminovať prekrývanie niektorých úloh s inými a hromadenie úloh na konci mesiaca.
Dôležité rozhodnutia je lepšie robiť ráno. Takto si môžete vytvoriť pocit úspechu počas celého pracovného dňa.
Pri tvorbe plánov a harmonogramov je dôležité brať do úvahy skutočnú úroveň schopnosti pracovať, pretože práve tá ovplyvňuje konečný výsledok práce.

CEO

Robte si plány na rok na jar, plány na deň - ráno

Čínske príslovie

komu: majitelia, vrcholoví manažéri, vedúci pracovníci

Keď nemáte plán, vaše činy sú chaotické.

Každý z nás, manažérov, si myslí: o koľko môžeme zvýšiť produktivitu práce? Údaje získané empiricky v mojej spoločnosti ukázali, že po zavedení denného plánovania a výkazníctva sa pracovná efektívnosť tímu zvýšila o ~ 40%.

Nie je žiadnym tajomstvom, že v priemernej ruskej spoločnosti zamestnancov V práci trávia v lepšom prípade 3-4 hodiny denne z 8. Všetci sa však tvária, že to tak má byť. Manažér sa uspokojí s tým, že zinscenuje nával aktivít, len čo sa niekomu pozrie do kancelárie.

A podriadení... A čo podriadení? S týmto stavom sú viac než spokojní: počas pracovnej doby môžu riešiť kopu osobných problémov, zadávať objednávky v internetových obchodoch, komunikovať telefonicky a na sociálnych sieťach s priateľmi a rodinou. Nie nadarmo sa hovorí, že 80 % ľudí pracuje tak efektívne, ako sú kompetentne riadení.

Záver je banálny a zároveň hrozný vo svojej jednoduchosti: na zvýšenie efektivity spoločnosti o 40% stačí zabezpečiť, aby zamestnanci pracovali minimálne 6,5 - 7 hodín denne(áno, osem je už akrobacia!).

Denný plán a výkaz – priebežná skúška odbornej spôsobilosti zamestnancov

Ako však rozumiete: ktorý zo zamestnancov chatuje na sociálnych sieťach a ktorý neustále prináša výsledky? Neustále stáť za chrbtom? Nemožné! Tu prichádzajú na pomoc denné plány a správy o pokroku, ktoré sú povinné pre každého zamestnanca.

Veľmi stručne povedané, význam denných plánov a reportov je nasledovný: zamestnanec si na každý deň vypracuje plán práce na základe 8-hodinového dňa a na konci pracovného dňa reportuje za každú dokončenú úlohu (čas strávený , výsledok atď.).

Každá dobrá technológia má výhody pre obe strany. Poďme sa o tom porozprávať.

Výhody denného plánu pre spoločnosť

Problémy riešia zamestnanci podľa akceptovaných priorít (berúc do úvahy obchodné požiadavky spoločnosti), a nie podľa princípu „chce sa“, „ľahšie“ a „zaujímavejšie“.
Pravdepodobnosť „prestojov“ zamestnancov má tendenciu k nule. Úlohy sú vždy na sklade. Ak dôjde k „prestoju“, bude to viditeľné vopred.
Po prezretí plánov môžete okamžite odstrániť „neúspešné“ úlohy a nahradiť ich užitočnými, aktuálnymi a relevantnými.
Keď človek plánuje veci na základe 8 pracovných hodín a vie, že počas tejto doby bude dopyt, pravdepodobnosť „stratenia času“ sa výrazne zníži.

Výhody denného plánu pre zamestnanca

Veľký osobný a profesionálny upgrade: Plánovacie schopnosti sú nevyhnutné vo všetkých oblastiach a život mimo práce nie je výnimkou.

Manažér bude s vami spokojný, pretože... všetky technologické úlohy s vysokou prioritou sú zahrnuté vo vašom dennom pláne. A „dobrý stav“ otvára ďalšie príležitosti vo vertikálnej kariére.
Zrušenie „otroctva“, keď človek sedí v práci do „noci“ (teraz je na plnenie úloh vyčlenených 8 hodín, preto ich manažér už nebude plánovať na dvanásť hodín).

Agenda

V budúcnosti sa budeme baviť len o princípoch denného a týždenného plánovania a požiadavkách na plány. Samostatné články sú venované:

Technológia pre manažéra na analýzu denných a týždenných plánov svojich podriadených - článok vo vývoji.
Požiadavky na pracovné výkazy, spôsoby ich tvorby – článok vo vývoji.
Technológia pre manažéra na analýzu denných a týždenných správ podriadených. Pozri článok „“.

Osobná efektívnosť vodcu

Pri svojej práci využívam aj technológiu denného plánovania a reportingu. Hlásim sa - berte to do úvahy, ak sa nemáte komu hlásiť. Tým moja osobná výkonnosť sa zdvojnásobila(bez srandy!). Vrátane kvôli plneniu úloh s vyššou prioritou, pretože predtým som sa chopil tých, ktoré ma napadli ako prvé.

A veľmi užitočný poznatok. Keď začnete plánovať, je oveľa jednoduchšie premýšľať vo fáze plánovania: je to vaša úloha, nie je lepšie ju delegovať? Keď ste už s úlohou začali a v polovici jej realizácie ste pochopili, že by bolo dobré delegovať, je oveľa ťažšie ju „pustiť“.

Technológia na implementáciu a implementáciu denných plánov

Upozorňujeme, že je potrebné sledovať realizáciu plánu, načasovanie dokončených úloh a kvalitu výsledkov.

Pomerne veľa manažérov si „vylámalo zuby“, keď sa pokúšali implementovať denné plány a správy, a tu je dôvod:

Implementácia sa stretne s tvrdým odporom zamestnancov úradu. Prijmite to, je to prirodzené, ale musíte sa na to pripraviť. Možno sa vám bude hodiť článok „“.
Realizácia denných plánov a správ, ako aj ďalšia práca na udržiavaní technológie v prevádzke si vyžaduje investíciu času, peňazí, úsilia manažmentu a vôle manažéra. A hlavne bleskurýchla reakcia na akékoľvek porušenie zo strany zamestnancov.
Implementácia navyše prinesie úplnú transparentnosť plánov a správ. Manažér na akejkoľvek vyššej úrovni by mal mať možnosť zobraziť správu každého podriadeného manažéra a jeho podriadených. Bezprostredný manažér je zodpovedný za plány svojich podriadených. Prečo sa to zamestnancom nebude páčiť? Nie každý stredný manažér má záujem mať „vševidiace oko“ vrcholového manažmentu.

Odporúčania pre organizáciu denného plánovania: hotové predpisy na implementáciu

Organizácia procesu spracovania prichádzajúceho toku úloh zo strany zamestnanca

Hneď ako sa objaví úloha, je zapísaná do plánu práce na aktuálne alebo nasledujúce dni (bez ohľadu na formu, v ktorej bola nastavená) s približným dátumom plánovaného dokončenia.
Ak úloha patrí do kategórie „nie súrne a nedôležité“, je zaradená do takzvaného zásobníka úloh STACK. Zamestnanec sa obráti na STACK, keď plánuje svoj ďalší týždeň alebo keď má v práci prestoje.

Zadaná úloha, ktorá trvá viac ako 3 hodiny (okrem účasti na akciách a stretnutiach), je rozdelená na menšie, ktorým je ako základná pridelená tá pôvodná.

Pre každú úlohu zo štandardného zoznamu sa vyberie a nastaví priorita

Bonus: príklad tabuľky s prioritami pre zamestnancov

Ako príklad tabuľky priorít, ktorá pomáha zamestnancom vyrovnať sa s vlastným plánovaním, postupujte podľa 2 jednoduchých krokov:

1) Napíšte podrobný komentár k článku(formulár komentárov sa nachádza úplne dole v článku, viď screenshot https://yadi.sk/i/QHQ2_R4oiWjkV). Podeľte sa o svoje skúsenosti s implementáciou plánovania pre podriadených (nie nevyhnutne úspešné).

2) Pošlite žiadosť získať príklad tabuľky priorít prostredníctvom mojich osobných účtov na sociálnych sieťach:

Požiadavky na formát zadávania úloh do plánu

Každý zamestnanec si do plánu pridá orientačný zoznam svojich úloh (stručný popis úlohy + plánovaný čas na splnenie). Plán obsahuje tieto úlohy:

Plánované v rámci projektov;
Predtým prijaté vo forme individuálnych úloh (ústne, poštou, Skype atď.). Ak je úloha v externom systéme nastavenia úloh, musíte k tejto úlohe pridať odkaz URL; Keď dostanete úlohu (ústne, poštou, Skype), musíte si ju sami pridať do pracovného plánu. V tomto prípade platia všetky požiadavky na formát zadávania úloh.
Plánované zamestnancom na realizáciu z vlastnej iniciatívy.

Pre každú úlohu musíte uviesť:

Názov úlohy. Mal by odrážať, aké činnosti je potrebné vykonať a s akým predmetom. Na tento účel je vhodné použiť pri podstatných menách nominatív a rozkazovací spôsob slovesa. To výrazne zjednodušuje následné vyhľadávanie medzi všetkými úlohami. Príklad: Rozvinúť predpisy: plánovanie („rozvinúť“ – imperatívna nálada; „predpisy: plánovanie“ – nominačný prípad).
Plánovaný čas dokončenia. Príklad: Urobte obchodnú ponuku: 2 hodiny 30 minút
Konečný termín(termín, do ktorého treba úlohu splniť). Ak nemôžete určiť konečný termín úlohy, kontaktujte svojho priameho nadriadeného.
Stručný plán na dokončenie tejto úlohy. Pridajte odkazy na algoritmy, ktoré plánujete dodržiavať, a/alebo krátky akčný plán. Absencia stručného plánu v tele úlohy vyvoláva množstvo otázok pri diskusii o pracovnom pláne a riziko, že úloha bude vykonaná neefektívnym/neoptimálnym spôsobom alebo nebude vykonaná na 100 % a/alebo bude potrebné prepracovať .
Priorita. Výkonný umelec ho určuje samostatne podľa samostatne formalizovaných pravidiel. Ak to neviete určiť, musíte sa obrátiť na svojho priameho nadriadeného.

Ak zamestnanec vidí, že jeho zdroje na zadanú úlohu „nestačí“, je povinný o tom bezodkladne informovať vedúceho úlohy a svojho priameho nadriadeného.

Denný pracovný plán

Plán musí byť vytvorený na základe týždenného plánu a prichádzajúcich operačných úloh (pred implementáciou týždenného plánovania: na základe úloh známych pre daný deň).
Plán na nasledujúci deň sa zostavuje pred koncom aktuálneho pracovného dňa.
Plánovaný čas na denné úlohy sa vypočíta:

pre zamestnancov úradu na základe 8 hodín mínus zvyčajný čas na riešenie prevádzkových úloh a úloh vyššej moci (pre projektových manažérov: 7 hodín - plánované; 1 hodina - na riešenie prichádzajúcich úloh). Čas naplánovaný na úlohy sa môže líšiť v závislosti od dňa v týždni a iných podmienok.
pre špecialistov na voľnej nohe - denný časový limit dohodnutý pri prerokovaní podmienok spolupráce.

Plán na nový deň sa umiestni nad plán na predchádzajúci deň (ak sa pre plány používajú textové dokumenty).
Ak sa viac ako 4 hodiny denne venujú neplánovaným úlohám (vo vzťahu k projektovým plánom) alebo je zrejmé, že projektové plány nie je možné dokončiť pri aktuálnom pracovnom vyťažení, vedenie je o tom bezodkladne informované (najneskôr nasledujúci deň).

Príklad denného plánu (snímka obrazovky z Bitrix24)

Príklad ukazuje plán, ktorý zamestnanec vytvorí v systéme Bitrix24. Snímka obrazovky zobrazuje iba prvých šesť úloh, ostatné sa na obrazovku nezmestili. Vybrané stĺpce: 1 - názov úlohy; 2 - termín; 3 - plánovaný čas vykonania.

Prechod na týždenné plánovanie

Po zvládnutí denných plánov prechádzajú zamestnanci na týždenné plánovanie. Denné plánovanie zároveň zostáva rovnaké, ale je výrazne zjednodušené, pretože V týždennom pláne sú úlohy rozdelené do dní. Ak so svojimi zamestnancami neplánujete denné plánovanie, možno si plánujú týždeň ako na obrázku nižšie.

Hlavné výhody týždenného plánovania:

dlhší plánovací horizont v porovnaní s jedným dňom
Úspora času zamestnancov a výrazná úspora času manažérov

Týždenný pracovný plán

Ako urobiť plán?

Prejdite si všetky mesačné projektové plány, vezmite si z nich zoznam úloh s termínom do konca týždňa + 5 dní.
Otvorte si svoj mesačný pracovný plán a napíšte si odtiaľ časť práce.
Zahrňte prevádzkové úlohy (predtým známe alebo stanovené manažérom) do týždenného plánu.

V r je potrebné zostaviť plán na nový týždeň posledný pracovný deň predchádzajúceho týždňa(zvyčajne piatok).

Úlohy je potrebné plánovať na celý pracovný týždeň s ohľadom na časovú rezervu na úvodné úlohy (určené pre každú pozíciu individuálne).

Je potrebné objasniť zostavený plán na týždeň (na základe informácií získaných cez víkend a ráno v prvý pracovný deň) v prvý pracovný deň v týždni do 12:00 hod(zvyčajne pondelok)
Pre špecialistov, ktorí majú malú úroveň „nepredvídanej“ práce (údržba webovej stránky, riadenie propagačného projektu), by mal byť týždeň naplánovaný bez zohľadnenia nepredvídaných prác.

koniec koncov, preto existujú „nepredvídané“ úlohy – môžu, ale nemusia existovať.
ak plán nebol dokončený z dôvodu, že sa plnili novoprijaté úlohy, potom je možné niektoré úlohy z plánu presunúť do ďalšieho týždňa.

Automatizácia denných a týždenných plánov

Najpopulárnejšia otázka: "Akou formou by mali podriadení robiť plány?" V ideálnom prípade si musíte urobiť plány vo forme úloh v systéme, kde sa v budúcnosti bude sledovať čas vykonania a budú sa generovať správy. Podľa mňa je dnes na to najvhodnejší systém Bitrix24.

Čo ak má vaša spoločnosť iný systém nastavovania úloh? Premýšľajte o tom, ako s jeho pomocou organizovať plánovanie na základe požiadaviek na plány, ktoré som sformuloval. A aj keď vôbec nemáte systém na nastavovanie a účtovanie úloh, nezáleží na tom. V mojej spoločnosti sa plány na deň a týždeň dlho robili v samostatných textových súboroch vo formáte GoogleDocs (veľmi vhodné na úpravu a diskusiu). A až po nejakom čase sme úplne prešli na prácu v Bitrix24.

Často kladené otázky o denných plánoch

Ako nastaviť úlohy, ak vykonávajúci zamestnanec nie je priamo podriadený manažérovi?

Buď získať oprávnenie na stanovenie takýchto úloh v rámci projektovej podriadenosti, alebo sa na doplnení úlohy dohodnúť s priamym nadriadeným interpreta.

Je dôležité si zapamätať: čas nie je guma. Keď príde nová úloha, „vytlačí“ inú úlohu z plánu. Priority pri stanovovaní úloh sú vecou kompetencie bezprostredného manažéra.

Ukazuje sa, že tento systém zavádza „úplnú kontrolu“ nad prácou podriadeného? Toto by mal urobiť jeho vodca. Mal by tohto manažéra kontrolovať jeho manažér?

Manažér riadi prípravu plánov pre svojich priamych podriadených (príklad: vedúci oddelenia kontroluje plány zamestnancov oddelenia), ale nie nevyhnutne každý deň. Pre lojálnych zamestnancov (1 rok po začatí zavádzania riadneho manažmentu už vo vašej firme nezostanú iní) môže byť frekvencia kontrol raz za 3 dni, raz týždenne.

Veľa závisí od pozície a skúseností konkrétneho zamestnanca. A tiež na type plánovania, ktorý sa používa popri denných a týždenných plánoch: mesačné plánovanie projektov, strategické plány projektov. Ak jeden z vašich zamestnancov potrebuje neustálu „úplnú kontrolu“, položte si otázku: „Potrebujete takého zamestnanca?

Niektorí manažéri sami nechcú kontrolovať na dennej báze, pretože... chce to čas a pozornosť

Plánovanie práce pre vašich podriadených a sledovanie jej realizácie sú priamou zodpovednosťou manažéra. Pre zvládnutie tejto funkcie vám odporúčam „napumpovať“ svoje manažérske kompetencie. Pomôcť môže článok „“.

Je dôležité posúdiť, či vo vašej spoločnosti existuje „zaujatosť“ pre manažérov pri práci na „produkovaní výsledkov“. V prvom rade si manažér musí vyčleniť čas na riadenie podriadených., produkcia výsledkov - na druhom mieste a podľa zvyškového princípu času. Ak manažérovi pridelíte dostatok času na riadenie a zároveň sa stále snaží produkovať výsledky vlastnými rukami, zatiaľ čo jeho podriadení zimomriavky, je to dobrý špecialista, ale zlý vodca.

Tí, ktorí čítajú tento článok, tiež čítajú

Ako hodnotiť výkon zamestnancov na konci pracovného dňa pomocou denných správ: metóda „analýzy a komentáre“.

Ako zaviesť pravidelné riadenie vo vašej firme (1. časť): ciele, základné princípy, predštartová príprava

Vo svete okolo nás je viac úspešných a menej úspešných ľudí. Sú takí, ktorí sa v mnohých oblastiach realizovali a chápu, čo chcú v budúcnosti dosiahnuť. A sú takí, ktorí. A toto všetko je naša vlastná voľba.

Medzitým sa môžete naučiť ovládať svoj osud. K tomu potrebujeme ovládať umenie správneho stanovenia priorít a uvedomenia si vo všetkých oblastiach života, ktoré potrebujeme, aby sme boli šťastní a napredovali. Ako sa to naučiť?

Prvé tajomstvo: neexistujú univerzálne recepty, ktoré by vyhovovali všetkým! To však neznamená, že nemôžete využiť skúsenosti nazbierané a testované inými ľuďmi. Práve naopak, tu treba začať. A rady koučov, obchodných trénerov a psychológov si môžete neskôr upraviť a prispôsobiť svojim potrebám.

Hlavné a vedľajšie ciele

Máš ten najdôležitejší, hlavný cieľ v živote? A najdôležitejší cieľ tohto roka? Anglické slovo Priority, ktoré vzniklo v 15. storočí, nemalo prekvapivo viac ako päťsto rokov svojej existencie množné číslo! Ľuďom sa zdalo správne a normálne mať jediný, najdôležitejší cieľ. Tento stav pokračoval až do dvadsiateho storočia. Teraz v každej spoločnosti a na každom stretnutí dostávajú zamestnanci desať alebo viac prioritných úloh len pre aktuálny deň.

Ak tento princíp vpustíte do svojho života, potom vám pocit veveričky behajúcej v kolese zostane až do dôchodku. Naučte sa znižovať počet priorít a jasne pochopte, čo je vašou hlavnou úlohou – aspoň pre dnešok.

Zároveň sa okamžite pokúste pochopiť, či je to váš cieľ alebo cieľ, ktorý vám ukladajú zvonka - priatelia, príbuzní, vedenie atď. V našej spoločnosti je toľko kontaktov s inými ľuďmi, že je ťažké rozlíšiť medzi tým, čo my sami chceme robiť, a tým, čo nám spoločnosť vnucuje. Preto často viac ako polovicu nášho času venujeme záležitostiam, ktoré nie sú dôležité pre nás samých, ale sú naliehavé a dôležité pre iných.

To neznamená, že by ste mali odmietnuť pomáhať iným ľuďom. Ale je dôležité si uvedomiť, že to nie sú vaše úlohy a robíte ich a dobrovoľne odkladáte svoje záležitosti na neskôr.

Päť krokov, ako spravovať svoj čas

Princípy time managementu sú teraz mimoriadne populárne, vďaka ktorým je život zmysluplnejší, organizovanejší a harmonickejší. O time managemente sa už popísalo veľa a napriek tomu veľké množstvo psychológov a koučov naďalej učí ľudí, ako si správne spravovať svoj čas.

Upozorňujeme, že oveľa dôležitejšie je o tom nerozprávať, ale začať implementovať aspoň niektoré princípy time managementu do vlastného života a sám pochopíte, ktoré techniky sú pre vás vhodné a ktoré nie. Tieto princípy sú celkom jednoduché, ale je dôležité ich systematicky implementovať.

najprvČo je potrebné urobiť, je zdôrazniť tie isté priority, o ktorých sa už diskutovalo. V praxi je to ťažké, preto si musíte urobiť zoznam najdôležitejších, globálnych cieľov. A potom to filtrovať podľa dôležitosti a naliehavosti. Toto sa musí urobiť. Tu je to, čo o tom povedala psychologička Victoria Timofeeva korešpondentovi Mir 24:

„Ak neplánujete svoju budúcnosť, ak nemáte cieľ alebo plán, potom ste ako loď bezcieľne unášaná oceánom a dúfajúc, že skončíte niekde dobre. Súhlasím, je hlúpe čakať na toto. Tak ako vás GPS navádza do cieľa, potrebujete svoj vlastný interný GPS, ktorý vás bude viesť.“

Druhý krok je rozdeliť veľké plány na zoznam menších úloh, ktoré je možné skutočne splniť. Neváhajte začať s veľkou prácou! Keď je nápad objemný, vydesí vás to, no akonáhle začnete robiť prvý z krokov, cesta k finále sa objaví ako zoznam celkom realizovateľných úloh.

Tretí krok- toto je odmietnutie robiť nepodstatné veci. Sústreďte sa len na to hlavné! Toto sa nazýva Paretov princíp. Hovorí sa, že 80 % pozitívnych výsledkov dosiahneme, ak vynaložíme len 20 % úsilia. A všetku našu energiu vynakladáme na dokončenie zostávajúceho malého zoznamu úloh. Preto musíme robiť len to, v čom môžeme byť efektívni. A čo zostáva, je lepšie outsourcovať, delegovať alebo dokonca zlikvidovať ako to najdôležitejšie.

Po štvrté- nezabudnite dokončiť jednu alebo dve čakajúce úlohy denne.

A nakoniec piaty- hodnotiť svoju efektivitu a neustále ju zlepšovať. Nevzdávajte sa dlhodobých úloh na polceste, ale doveďte ich k logickému záveru a stanovte si nové ciele.

To je všetko. Aj keď každý z bodov sa dá rozšíriť do niekoľkých prednášok. Ale namiesto nekonečného štúdia teórie je lepšie vziať techniky vynájdené inými ľuďmi a pokúsiť sa ich aplikovať sami. Rýchlo pochopíte, čo vám vyhovuje a čo nie. Na konci dňa je riadenie času len zručnosťou. Ale robí náš život oveľa zmysluplnejším a štruktúrovanejším.

Plány na rok, na týždeň, na mesiac

Súbežne s dlhodobým plánovaním, na ktoré treba ešte dozrieť, sa oplatí začať vytvárať zrozumiteľnejšie a reálnejšie plány dňa a týždňa. V ideálnom prípade by ste mali mať prepojené plány na rok, na mesiac, na týždeň, na deň.

Plány na ďalší rok je najlepšie písať na konci predchádzajúceho roka, no v januári, samozrejme, ešte nie je neskoro na to myslieť. Najprv formulujte hlavné ciele a označte hlavné udalosti. Kedy sa stanú? Teraz začnite plánovať svoju dovolenku! Zahrňte do svojho ročného plánu svoju dovolenku a miesto, kde ju strávite, ako aj všetky dovolenky, výlety a výlety. Teraz sa rozhodnite, kedy by ste ich mali začať organizovať, aby ste si kúpili najlepšie a najlacnejšie letenky a rezervovali hotely.

Váš ročný plán by mal obsahovať aj niečo nové, čo plánujete urobiť, či už je to učenie sa jazyka, chudnutie alebo tréning, zmena zamestnania alebo rekonštrukcia bytu. Označte dôležité dátumy, ktoré sa netýkajú len práce alebo štúdia, ale aj koníčkov a osobného života.

Mesačné plány sa píšu rovnakým spôsobom, ale s podrobnejšími termínmi. Musia byť napísané na konci predchádzajúceho mesiaca a potom môžu byť upravené, rovnako ako ročné plány - to je normálne!

Uistite sa, že prvý mesačný plán odráža globálne ciele, ktoré sú v ročnom pláne. Čím skôr ich začnete realizovať, tým lepšie! Je lepšie okamžite posúdiť „rozsah katastrofy“ a pochopiť, akú približne desatinu katastrofy je potrebné urobiť v prvom mesiaci. Presne desiatu a nie dvanástu, keďže ešte budú prázdniny a prázdniny, počas ktorých sa budete venovať oddychu a nie biznisu.

Nezabudnite na narodeniny priateľov, výlety k príbuzným a iné návštevy. Zapíšte si všetky plány do kalendára. Zistite, ktoré aplikácie plánovania vám vyhovuje. Vyskúšajte nejaké elektronické a papierové organizéry alebo iné plánovacie nástroje.

Plány na týždeň sa robia v nedeľu večer alebo, ak je to pre vás výhodnejšie, v piatok. Tu musíte jasne odfiltrovať nedôležité záležitosti! Ako vyplniť týždeň nie je otázka. Ako si však nájsť čas na to hlavné? Preto začnite tým hlavným. Napíšte si do plánu, čo vás posúva k prioritným cieľom, ktoré ste si sformulovali v ročnom pláne.

Rozhodne zahrňte do svojho týždenného plánu to, čo ste sa chystali začať, ale odkladali ste alebo ste sa toho báli. Chcete cvičiť trikrát týždenne? Je čas nastaviť si tréningové dni a časy!

Je lepšie premietnuť do svojho týždenného plánu všetko, čo si bude vyžadovať váš čas a duševné zdroje, aby ste ich správne rozdelili a odstránili všetko nepotrebné alebo nepotrebné. Nezabudnite si vo svojom pláne nechať čas na komunikáciu s deťmi a rodinou, na stretnutia s priateľmi, radosti a relax!

Najdôležitejšie je denné plánovanie. Náš život sa predsa skladá z dní. To znamená, že práve v tejto fáze projektujeme všetky naše budúce úspechy a neúspechy. Najlepší čas na plánovanie dňa je večer predchádzajúceho dňa. Už vopred ste si teda stanovili, že všetko zvládnete a všetko naplánované splníte a s týmto vedomím sa okamžite zobudíte.

Foto: Alan Katsiev (Mir TV and Radio Broadcasting Company)

Umiestnite úlohy na zoznam podľa priority a najskôr urobte len tie najnaliehavejšie a najdôležitejšie. Ak necháte najťažšiu časť na neskôr, dostanete sa do stavu stresu. Je lepšie rýchlo sa vysporiadať so všetkým ťažkým alebo nepríjemným a vydýchnuť si.

Je pravda, že niektorí psychológovia tvrdia, že táto stratégia nie je vhodná pre každého. Koniec koncov, musíte brať do úvahy aj svoje vlastné biorytmy. Ak ste nočná sova a vaša vrcholná aktivita nastáva v druhej polovici dňa, tak možno pre vás bude efektívnejšia taktika postupného zvyšovania náročnosti úloh, ktoré vykonávate. Tak či onak, váš denný zoznam úloh by mal byť vždy na dosah ruky. Ak boli na konci dňa všetky vaše úlohy prečiarknuté, znamená to, že vaša efektívnosť bola najlepšia!

SMART – technika, ktorá robí zázraky?

Životná trénerka z Rostova na Done Dana Doronina zdieľa svoje tajomstvá s čitateľmi Mir 24. Techniku SMART, ktorá sa využíva pri riadení, stanovovaní cieľov a samozrejme plánovaní, považuje za jednu z najefektívnejších a zároveň najjednoduchších v praktickej aplikácii. Tu je to, o čo ide: Keď začnete riadiť svoj čas a stanovovať si priority, je dôležité, aby ste zostali na vrchole piatich aspektov za skratkou SMART.

S (Specific) – špecifickosť . Pri vytváraní plánov musíte jasne pochopiť, ako bude vyzerať konečný výsledok, ktorý chcete dosiahnuť. Napríklad cieľ „schudnúť tento mesiac“ je vágny cieľ. Správnejšia formulácia je „schudnite tento mesiac 5 kg“.

M (Measurable) – merateľnosť . Musíte si sami definovať kritériá, podľa ktorých budete posudzovať realizáciu svojho plánu. Okrem toho si môžete nastaviť dolné a horné limity - minimálne ukazovatele (pod ktoré nemôžete klesnúť pri plnení plánu) a maximálne (váš najlepší výsledok).

A (Attainable) - dosiahnuteľnosť . Vo fáze určovania dosiahnuteľnosti je potrebné odpovedať na otázku: „Je pre mňa stanovená úloha realistická? Ak máte napríklad nadváhu a dali ste si za cieľ schudnúť za mesiac 20 kg. – potom tento cieľ patrí do kategórie nedosiahnuteľných. V tomto prípade je potrebné ho upraviť a nahradiť dosiahnuteľnejším a reálnejším. Napríklad schudnúť 8 kg.

Pri práci cez bod dosiahnuteľnosti cieľa musíte tiež identifikovať nástroje a metódy, pomocou ktorých môžete tento cieľ dosiahnuť. V príklade chudnutia by to mohli byť tieto možnosti: navštíviť výživového poradcu, začať ráno behať, zmeniť jedálniček, brať niektoré lieky, prihlásiť sa na masáž. Vašou úlohou je zhodnotiť všetky zdroje, ktoré môžete teoreticky použiť na dosiahnutie svojho cieľa. Keď ich analyzujete, budete si musieť vybrať tie, ktoré môžete skutočne uviesť do praxe.

R (Relevant) - význam . Pri určovaní významu cieľa si položte otázku: „Naozaj chcem dosiahnuť tento výsledok? Možno to nie je váš cieľ a budete len strácať čas a energiu. Analyzujte tiež, ako je tento cieľ v súlade s vašimi ďalšími plánmi, ktoré ste si stanovili skôr. Nie je to s nimi v rozpore, nenaruší to duchovnú pohodu vašich blízkych?

T (časovo ohraničené) - ukazovateľ času. Rozdiel medzi projektom a snom a jednoduchou túžbou je v tom, že projekt má jasne definovaný časový úsek, v ktorom ho budete realizovať. To znamená, že musíte uviesť dátum začiatku práce na projekte a dátum jeho dokončenia.

Podľa Life koučky Dany Doroninovej jej klienti, ktorí túto techniku používali, dostali v krátkom čase výsledky, ktoré ich priviedli do novej etapy osobného rastu.

Tatiana Rubleva

Čas je jedným z najdôležitejších zdrojov podnikateľa. Váš skutočný úspech v práci, ako aj váš plat, závisia od vašej schopnosti správne ich používať. Skúste si niekoľko pracovných dní zaznamenávať všetko, čo sa vám v práci deje, čomu venujete čas a koľko času trávite. Snažte sa všetko vnímať tak, ako to je, bez posudzovania toho, čo sa deje. Týmto spôsobom môžete analyzovať, koľko hodín a minút trvá dokončenie konkrétnych úloh, koľko a prečo sa plytvá. Výsledkom vašich pozorovaní by malo byť prijatie a sledovanie 90 % pracovného času stráveného ako obvykle. Potom môžete začať zostavovať plán. Použite diár, organizér resp.

Začnite s krátkodobým plánovaním, t.j. s tým, čo je potrebné urobiť za jeden pracovný deň. Pracovný čas možno rozdeliť aj na samostatné časti. Pracovné aktivity pred obedom sa zvyčajne líšia od popoludňajšej pracovnej doby. Pokúste sa vziať do úvahy, že výkonnosť každého človeka podlieha určitým výkyvom a závisí od jeho typu: „ranný človek“ alebo „nočná sova“. Odporúča sa pracovať podľa vlastného denného rytmu.

Všetky úlohy na dennom zozname by mali byť odstupňované podľa dôležitosti. Vždy, keď je to možné, zoskupujte malé, homogénne úlohy do pracovných blokov. Kontinuita procesu ušetrí čas. Špičkový výkon sa spravidla vyskytuje v prvej polovici dňa. Preto si v tomto období naplánujte riešenie zložitých problémov. Je lepšie minúť čerstvú energiu na dôležitejšie veci bez toho, aby ste ich odkladali na večer. Využite druhú polovicu dňa na rutinnú prácu.

Pamätajte, že odpočinok je neoddeliteľnou súčasťou pracovného procesu a nie čas oddelený od práce. Najlepším odpočinkom v práci je zmena aktivity. Po každej 1,5 hodine práce si poskytnite 10-minútové prestávky na prestávku na kávu, rozcvičku alebo gymnastiku.

Na konci pracovného dňa si nechajte čas na inventarizáciu a vytvorenie alebo úpravu plánu na ďalší deň. Ovládajte čas svojej práce, t.j. porovnať to, čo bolo naplánované, s tým, čo sa skutočne podarilo. Prehodnoťte denné plány a stanovte si nové priority.

Keď ste sa naučili pracovný plán na jeden deň, skúste si načrtnúť zoznam približných úloh na mesiac. Môžete si ho denne upravovať v závislosti od okolností. Ale hlavné body budú systematizované a zohľadnené vami. Podľa špecialistu na samosprávu L. Seiwerta: „Každý, kto si pravidelne pripravuje svoj pracovný deň 10 minút, ušetrí až dve hodiny času a zaručene bude robiť veci lepšie.“