Úkony v účtovníctve. Spracovanie primárnej dokumentácie: požiadavky, príklad

Primárna dokumentácia slúži ako podklad na vykonávanie účtovných zápisov v účtovných evidenciách. Tieto formuláre sú určené na zaznamenanie pravosti skutočnosti obchodnej transakcie, ktorá viedla k zmene ekonomickej situácie podniku, na papier. Registrácia primárnej registrácie je upravená zákonom. Každá šablóna musí spĺňať požiadavky zákona č. 402-FZ zo 6. decembra 2011.

Formy a typy primárnej dokumentácie

Formy primárnych dokumentov, ktoré používajú podnikateľské subjekty, môžu účastníci transakcie zjednotiť a rozvíjať samostatne. Zoznam štandardných formulárov, ktoré sú povinné na použitie v špecifických situáciách, schvaľuje zákon. V takýchto vzorkách organizácie nemajú právo nezávisle meniť štruktúru alebo obsah. Nezjednotené dokumenty môže vytvárať spoločnosť s prihliadnutím na špecifiká svojej činnosti. Podliehajú schváleniu miestnymi zákonmi spoločnosti.

Klasifikácia primárnej dokumentácie zahŕňa rozdelenie na formuláre pre interné a externé použitie. Interné dokumenty popisujú transakcie ovplyvňujúce činnosť jednej inštitúcie – spoločnosti, ktorá tento certifikát zostavila. Externé sú určené na zaznamenávanie transakcií a ich výsledkov medzi dvoma alebo viacerými účastníkmi.

Interné formuláre sa zvyčajne delia do nasledujúcich skupín:

Administratívny typ - používa sa na vydávanie pokynov a pokynov štrukturálnym jednotkám a personálu.
Výkonný typ šablóny sa používa na zobrazenie transakcií, ktoré boli dokončené v aktuálnom období.
Doklady pre účtovníctvo – ich účelom je systematizovať celý komplex udalostí a sumarizovať prijaté dokladové informácie (výrazným príkladom sú účtovné registre).

Účtovné registre zahŕňajú knihy a denníky, účtovné karty. Tento typ dokumentácie možno rozdeliť na podtypy, ktoré sa líšia spôsobom vypĺňania a udržiavania:

chronologické - všetky operácie sú zobrazené v prísnom súlade so skutočnou chronológiou udalostí;
systematické (príklad - pokladničná kniha);
kombinované;
analytické;
syntetické, zahŕňajúce rozpis súm na zovšeobecnené účtovné účty.

Primárna dokumentácia môže mať formu dohody medzi zmluvnými stranami, faktúry o zaplatení, dodacieho listu, aktov prevzatia a odovzdania dokončených úloh. Primárne dokumenty zahŕňajú súbor formulárov pre zúčtovanie s personálom. Táto kategória zahŕňa časové výkazy a výplatné pásky.

POZNÁMKA! Aktivácia a likvidácia podnikových aktív sa formalizuje pomocou primárneho dokumentu. Táto kategória dokumentov sa vyznačuje prítomnosťou štandardných formulárov. Predtým boli povinné pre všetky podnikateľské subjekty. Teraz sa každá organizácia sama rozhodne, či použije odporúčané formuláre alebo si vyvinie vlastné šablóny.

Osobitná pozornosť sa v účtovnej praxi venuje primárnej pokladnici. Je to jednotné. Zmena súboru detailov alebo štruktúry šablóny môže viesť k pozbaveniu aj podpísanej formy právnej moci. Do tejto skupiny patria všetky druhy dokladov, ktoré preukazujú príjem peňazí na pokladni a ich nakladanie. Patrí medzi ne aj pokladničná kniha, ktorá sumarizuje celý komplex hotovostných operácií.

Klasifikácia primárnych podnikov podľa štádií podnikania

V závislosti od toho, v akom štádiu sa podnik práve nachádza, sa používa jedna alebo iná forma primárnej účtovnej dokumentácie. Transakcie sa z hľadiska poskytovania dokumentov zvyčajne dajú rozdeliť do troch etáp.

Určenie podmienok transakcie. Partneri rokujú a vytvárajú konsenzus, ktorý bude vyhovovať obom stranám. Peniaze a tovar ešte nezmenili majiteľa, služby ešte neboli poskytnuté, práce nie sú dokončené, ale všetko je pripravené na začatie interakcie. Výsledkom tejto fázy budú nasledujúce typy primárnych:
- dohoda (možné sú rôzne formy);
- faktúru na úhradu.
Odmena za transakciu. Platbu je možné uskutočniť rôznymi formami. Tento dôležitý bod je zaznamenaný v primárnom dokumente potvrdzujúcom prevod peňazí:
- ak platba nebola vykonaná v hotovosti, bude potvrdená výpisom z bankového účtu, potvrdením z platobného terminálu a pod.;
- ak boli peniaze prevedené „hotovostne“, bude potvrdením pokladničný doklad, prísny oznamovací formulár alebo doklad o pokladničnom doklade.
Prevod tovaru, poskytovanie služieb, výkon práce. Platbu zrealizovala, teraz je na rade, aby si druhá strana splnila svoje záväzky. Nasledujúce primárne dokumenty naznačujú, že to urobila v dobrej viere a prvá strana nemá žiadne nároky:
- faktúra (ak bol tovar prevedený);
- predajný doklad (môže byť vystavený spolu s pokladničným dokladom alebo môže byť jedným dokladom);
- úkon poskytnutých služieb (alebo vykonaných prác).

Tieto doklady je potrebné poskytnúť daňovému úradu, pretože potvrdzujú výdavky vynaložené prvou osobou, ktoré priamo ovplyvňujú základ dane.

Kontrola, uchovávanie a organizácia účtovníctva prvotných dokladov

Účtovanie primárnej dokumentácie musí byť organizované tak, aby každý formulár prešiel registračným systémom v rámci podniku. Je to potrebné na minimalizáciu rizika straty certifikátov a iných formulárov. Referent alebo iná zodpovedná osoba vedie dokumentačné denníky. Všetky prichádzajúce formuláre sú spracované ako prichádzajúce. Odoslané tlačivá sú tie, ktoré sú vytvorené interne v podniku (bez ohľadu na to, či budú vydané tretím stranám alebo zostanú v podniku).

Prichádzajúca dokumentácia musí prejsť niekoľkými fázami účtovania a registrácie:

Prijatie.
Prvotné spracovanie.
Rozdelenie podľa typov foriem a ich účelu.
Zápis do účtovných denníkov s nalepenou pečiatkou na doklade a priradením čísla došlých k dátumu prijatia.
Podpisovanie vedením spoločnosti (keď riaditeľ kontroluje prichádzajúcu korešpondenciu, dáva na ňu uznesenia).
Vyhotovenie dokumentu.

Na organizáciu efektívneho systému toku dokumentov a zabezpečenie kontroly nad bezpečnosťou formulárov je potrebné vypracovať a schváliť harmonogram toku dokumentov so zoznamom prípadov. V harmonograme musia byť uvedené fázy vykonávania, registrácie dokumentov, postup ich prenosu na uloženie, s uvedením časového rámca a zoznam zamestnancov zodpovedných za každý krok.

Vyplnená a zaznamenaná primárna dokumentácia sa musí uchovávať najmenej 5 rokov. Výnos Ministerstva kultúry z 25. augusta 2010 č. 558 stanovuje triedenie tlačív s odkazom na načasovanie ich odovzdania do archívu:

administratívna dokumentácia musí zostať k dispozícii 75 rokov (ak príkazy a pokyny ovplyvňujú hlavné činnosti spoločnosti) alebo 5 rokov, ak formulár odráža riešenie administratívnych záležitostí;
tlačivá sprevádzajúce obchodné transakcie sa musia uchovávať 3-5 rokov.

PRE REFERENCIU! Zákon č. 402-FZ v čl. 29 trvanlivosť je obmedzená na 5 rokov. Daňová legislatíva vyžaduje, aby bola účtovná dokumentácia bezpečne a prístupná najmenej 4 roky.

Osobitné podmienky a obdobia skladovania sú stanovené pre nasledujúce formuláre:

Doklady slúžiace na evidenciu evidencie majetku podliehajúceho odpisovaniu nie je možné archivovať 4 roky odo dňa odpisu tohto majetku.
Ak bola v období vzniku straty vyhotovená prvotná dokumentácia, ktorá sa používa na zníženie sumy dane z príjmov, musí sa uchovávať dovtedy, kým nepominie vplyv tejto straty na základ dane.
Primárny dokument charakterizujúci transakcie pre vznik pohľadávok je potrebné uchovávať 4 roky od momentu uznania nesplatenej pohľadávky za nedobytnú (ak takáto skutočnosť nastane).

Pre elektronické formuláre sú doby uchovávania totožné s papierovými dokumentmi. Postup odpisovania primárneho majetku sa musí vykonať za účasti špeciálne vytvorenej komisie.

Schválenie formulárov primárnej dokumentácie

Nejednotnú primárnu dokumentáciu môžu podnikateľské subjekty vypracovať samostatne. Pri takýchto formulároch je hlavným kritériom súladu s právnymi normami súlad s normami zákona č. 402-FZ z hľadiska povinných náležitostí:

názov dokumentu;
dátum registrácie;
informácie o spoločnosti, ktorá zostavuje formulár, podľa ktorých je možné spoločnosť identifikovať;
obsah zobrazenej obchodnej transakcie s uvedením ocenenia predmetu obchodu;
prinášať prirodzené miery a kvantitatívne hodnoty;
prítomnosť podpisov zodpovedných úradníkov (s povinným uvedením ich funkcie a celého mena).

PAMATUJTE SI! Ak chcete použiť nezávisle vyvinuté šablóny ako primárnu dokumentáciu, musia byť schválené miestnym aktom podniku.

Hotovosť a platobné doklady patria do skupiny prísne regulovaných foriem. Podniky na základe svojho príkazu alebo iného príkazu nie sú oprávnené odstraňovať z nich riadky, bunky alebo meniť štruktúru. Podniky môžu vykonávať vlastné úpravy nezjednotených šablón, pridávať a odstraňovať informačné bloky. Pri nezávislom vývoji nových formulárov môžete ako základ vziať štandardné vzorky.

Ak chcete schváliť primárny výkaz, môžete jeho príklady zahrnúť do samostatnej prílohy k účtovným zásadám. Druhou možnosťou je, že pre každý formulár manažér vydá príkaz pre podnik. V texte objednávky sa upresňujú informácie o zavedení nových foriem dokumentácie do účtovníctva, ktoré musia byť vyhotovené podľa jednotného vzoru. Samotné formuláre sú súčasťou objednávky ako samostatné prílohy.

Ak organizácia bude používať štandardné formuláre odporúčané príslušnými oddeleniami na vyjadrenie jednotlivých transakcií, potom tieto formuláre nemusia byť schválené internými predpismi. Na zaznamenanie takéhoto rozhodnutia stačí vykonať zápis do účtovných zásad o použití štandardizovaných šablón.

Pri zavádzaní nových foriem dokumentov do systému toku dokumentov je vhodné ich schváliť objednávkou.

Čo by si mal účtovník vždy pamätať

Ideálny stav primárnej dokumentácie je nevyhnutnou podmienkou pre absenciu problémov pri daňových kontrolách a kontrolách, preukázanie správnosti v spore s protistranou a pod. Tu je niekoľko dôležitých nuancií, ktoré by si mal účtovník vždy pamätať pri práci s primárne dokumenty.

Primárny dôkaz je jediný dôkaz. Bez primárnej dokumentácie nie je možné preukázať skutočnosti dodania, náklady, splnenie alebo nesplnenie podmienok transakcie. Nepomôže ani súd – existujú precedensy, keď boli žalobcovia odmietnutí alebo sa žalovaní vyhýbali nárokom z dôvodu nedostatku dôkazov o určitých fázach transakcie z dôvodu nedostatku množstva primárnej dokumentácie.
DÔLEŽITÉ! Bez „primárneho dôkazu“ je v ojedinelých prípadoch možné preukázať skutočnosť poskytnutia služieb: súd môže prihliadať na dodatočné znalecké posudky a sprievodnú dokumentáciu. Ak bola práca dokončená, absencia dokumentu podpísaného objednávateľom ho nezbavuje platby.
Je to lepšie bez chýb, ale drobné nedostatky nie sú plné. Najhoršou nočnou morou každého účtovníka je odmietnutie vrátenia DPH pre nesprávne údaje v primárnych dokladoch. Ak sú však chyby menšie, odpočet by sa nemal odmietnuť. Význam chýb upravuje 2. časť čl. 9 federálneho zákona zo 6. decembra 2011 č. 402-FZ „o účtovníctve“. Daňoví úradníci to potvrdili v liste z 12. februára 2015 č. GD-4-3/2104@). Hlavná vec je, že poskytnuté údaje presne označujú skutočnosť platby a dodania tovaru (poskytovanie služieb). Napríklad, ak nákladný list neobsahuje odkaz na zmluvu alebo nie je uvedená hmotnosť nákladu, je to nevýhoda, ale nie dôvod na odmietnutie DPH. Ak však chýba názov a dátum dokumentu, celková cena tovaru a množstvo ďalších povinných údajov, súd môže považovať takúto transakciu za nereálnu.
Pozor, falošný podpis! Ak sú na listinách sfalšované podpisy zodpovedných osôb, alebo listina je podpísaná osobou, ktorá na to nemá oprávnenie, takýto primárny zdroj úrady neuznajú. Okrem toho je veľmi dôležité, aby ste podpis vložili do vlastnej ruky - faksimile budú neplatné.
Primárna časť s chybou sa nenahrádza. Ak sa dajú napríklad faktúry, v ktorých sa nájde chyba, prepísať vystavením nového opraveného dokladu s rovnakými údajmi, potom toto číslo nebude fungovať s primárnou dokumentáciou. Napriek tomu, že súdy niekedy opravné dokumenty uznávajú, je stále lepšie opraviť chybu podľa pravidiel čl. 7 „Zákona o účtovníctve“ - do dokumentu uveďte dátum opravy a osvedčte ho podpismi oprávnených osôb.
Preklad nie je vždy potrebný. Prirodzene, primárna správa je vyhotovená v štátnom jazyku. No niekedy sa preklad jednotlivých slov z cudzieho jazyka ukáže ako nevhodný, napríklad ak ide o názov značky alebo produktu.
Elektronický primár - len s digitálnym podpisom. Dnes sa netreba obmedzovať len na papierovú formu primárnej dokumentácie, zákon umožňuje aj elektronické médiá. Bude však rovnocenný s papierom, iba ak bude certifikovaný kvalifikovaným digitálnym podpisom. Nekvalifikovaný digitálny podpis je povolený len v určitých, špecificky špecifikovaných prípadoch a primárny dokument v nich nie je zahrnutý.

Primárne dokumenty sú potrebné na potvrdenie realizácie obchodných transakcií. V podstate ide o zdroj údajov pre účtovníctvo v spoločnosti. Prítomnosť a správne vyhotovenie primárnej správy je kľúčom k úspešnému absolvovaniu daňových kontrol, auditov a správnemu premietnutiu obratu do účtovníctva, a teda aj presného vykazovania.

Požiadavky, ktoré musia primárne dokumenty spĺňať, sú uvedené v článku 9 federálneho zákona č. 402 „O účtovníctve“. Podľa nej sú povinné tieto údaje:

názov dokumentu
Dátum prípravy
názov podniku alebo jednotlivého podnikateľa
opis odrážajúci podstatu obchodnej transakcie
peňažnú a/alebo naturálnu hodnotu obchodnej transakcie
Jednotky
s rozpisom a uvedením pozícií

Dokumentu je najčastejšie pridelené číslo v mnohých formách, jeho pripojenie je povinné. Číslovanie sa zvyčajne robí od začiatku roka.

Upozorňujeme, že potreba prípravy určitých formulárov závisí od špecifík činnosti, formy zdaňovania a konkrétnych účtovných zásad konkrétnej organizácie.

Primárna registrácia

Dokumentácia skutočností hospodárskej činnosti prebieha v čase ich poverenia alebo bezprostredne po dokončení na papierových a/alebo elektronických médiách. Spoločnosť môže vytvárať formuláre dokumentov nezávisle, s výnimkou vládnych organizácií, ktoré musia používať zákonom schválené formuláre. Je dôležité mať na pamäti, že je potrebné vyplniť jednotné dokumenty, ktorých použitie je stanovené zákonom.

Ak je potrebné vykonať zmeny, musia byť osvedčené podpisom zodpovednej osoby a musí byť uvedený aj dátum. Existujú dokumenty, v ktorých sú zmeny a doplnenia zakázané zákonom.

Rôzne účely sa líšia, najčastejšie je to minimálne päť rokov. Väčšina mzdových záznamov sa uchováva až 75 rokov.

Podľa miesta ich vzniku sa primárne dokumenty delia na externé a interné a podľa účelu - na administratívne a odôvodňujúce dokumenty. Príkladom administratívneho dokumentu je. Podporný dokument potvrdzuje konkrétnu operáciu, príkladom je potvrdenie o prevzatí vykonanej práce. Existujú listiny, ktoré spájajú administratívne aj exkulpačné vlastnosti, t.j. v kombinácii, príkladom je potvrdenie na výpočet mzdy za dovolenku.

Doklady o účtovaní dlhodobého majetku a inventárnych položiek

Nákladný list (TN) je dokument zaznamenávajúci predaj alebo uvoľnenie. Predávajúci vyhotoví dve tlačivá TN, jedno si ponechá pre seba ako podklad na odpis a druhé odovzdá kupujúcemu, ktorému toto tlačivo dáva právo prijať inventúrne položky do účtovníctva.

Jednotná forma TN je TORG-12. V pravom hornom rohu sa nachádzajú štatistické kódy. Ak zásielka prichádza z pobočky, jej adresa musí byť uvedená v stĺpci „skutočná adresa“. V TN sú uvedené aj všetky informácie o produkte - názov, články, kód produktu, forma balenia, počet miest v dávke, merná jednotka a jej kód, hmotnosť na jednom mieste a celkom, hmotnosť netto a hrubá, cena a celkové náklady . Ak je skladová položka , musí byť zohľadnená aj v technickej špecifikácii. TN má v prípade potreby stĺpce so súčtom stĺpcov. Počet listov TN je pevný, ak je ich niekoľko. V dolnej časti musíte zadať údaje o zodpovedných osobách.

Evidencia transakcií v účtovníctve OS

Evidencia transakcií v materiálovom účtovníctve

Služby účtovných dokladov

Vypracúva sa zákonom, ktorý možno nazvať rôzne - poskytnuté služby, vykonaná práca, prevzatie a odovzdanie diela; je dôležité, aby v zmluve o týchto službách bola napísaná príslušná formulácia. Zákazník dostane jednu kópiu formulára a druhá zostane u dodávateľa. Neexistuje jednotná forma zákona.

V zákone musí byť okrem iných povinných náležitostí zaznamenané aj obdobie, za ktoré sa služby poskytovali, ak sa poskytujú s určitou frekvenciou. Príklad záznamu: „Poskytovanie upratovacích služieb za január 2018.“

Pokladničné doklady

Podklady pre účtovanie bankových transakcií

Platové doklady

Hlavné dokumenty, ktoré slúžia ako základ pre výpočet miezd, sú uvedené nižšie:

Podklady pre účtovníctvo daní a poplatkov

Väčšina dokumentov opísaných vyššie je primárna pre daňové účtovníctvo. Napríklad sumy za poskytnuté služby a faktúry sú zahrnuté do výpočtu dane z príjmu a odvody do fondov sú tiež vypočítané na základe dokladov o mzdách.

Tiež by som chcel povedať niečo o faktúre. Ide o formulár, ktorý slúži na výpočet DPH. Je dôležité, aby boli všetky údaje v tomto dokumente vyplnené správne a úplne, inak môžu daňové úrady odmietnuť prijať sumu na odpočet. Dôležitý detail - ak zásielku uskutočňuje pobočka, je potrebné uviesť jej kontrolný bod a nie materskú organizáciu. Jedna kópia listiny zostáva exekútorovi (predávajúcemu), druhá je uložená u kupujúceho.

Pozornosť na prípravu prvotných účtovných dokladov je kľúčom k správnej tvorbe účtovných registrov.

Účtovné registre

Účtovné registre sú prostriedkom na systematizáciu a usporiadanie údajov o ekonomických činnostiach spoločnosti získaných z prvotných dokumentov. Požiadavky na registre upravuje článok 10 federálneho zákona č. 402. Podnik sa môže nezávisle rozhodnúť, ktoré typy registrov použije. Údržba môže byť vykonaná na papieri alebo elektronicky pomocou elektronického podpisu. Tieto informácie sú zaznamenané v účtovných zásadách.

Príkladom účtovných registrov je hlavná kniha, register vystavených faktúr a pod.

V registroch sú uvedené tieto podrobnosti:

registrovať meno
obdobie
názov spoločnosti
chronologické a/alebo systematické zoskupovanie účtovných objektov (dátumy, názvy nákladových položiek, divízií a pod.)
Jednotky
podpis zodpovednej osoby/osôb a ich postavenie

Existuje niekoľko klasifikácií účtovných registrov:

Podľa povahy záznamov:

Chronologické - údaje sa odrážajú tak, ako sa vykonávajú obchodné transakcie (príklad - registre).
Systematické – informácie sú zoskupené na základe priradenia ku konkrétnym účtovným účtom (subkontoanalýza).
Kombinované - zaznamenávanie sa vykonáva na základe systematického princípu v chronologickom poradí, pričom sa spájajú prvé dva body (príklad - hlavná kniha).

Podľa vzhľadu:

knihy.
Obliečky zadarmo.
karty.

Problém s primárnym účtovníctvom je v súčasnosti spôsobený predovšetkým skutočnosťou, že významné miesto v obrate zaujímajú transakcie s fyzickými osobami a individuálnymi podnikateľmi, pričom nimi často nie sú jednotné špeciálne účtovné programy nie každý podnikateľ si ich môže dovoliť.

Odpoveď

Všetky účtovné zápisy sa vykonávajú na základe príslušných podkladov.

Dokument(dokumentovaná informácia) je informácia zaznamenaná na hmotnom nosiči s podrobnosťami, ktoré umožňujú ich identifikáciu. Ako hmotný nosič je povolené používať akýkoľvek hmotný predmet vhodný na fixovanie a ukladanie rečových, zvukových alebo vizuálnych informácií na ňom, a to aj v transformovanej forme. Na účely prípravy dokladov v účtovníctve sú však použiteľné iba papierové alebo počítačové médiá. Táto norma je obsiahnutá v Predpisoch o účtovníctve a výkazníctve v Ruskej federácii (schválená nariadením Ministerstva financií Ruskej federácie z 29. júla 1998 č. 34n s následnými zmenami a doplnkami). V druhom prípade je organizácia povinná vyhotoviť na vlastné náklady kópie takýchto dokumentov na papieri pre ostatných účastníkov obchodných transakcií, ako aj na žiadosť orgánov vykonávajúcich kontrolu v súlade s právnymi predpismi Ruskej federácie. , súd a prokuratúra.

Účtovné doklady sa vyhotovujú najmä podľa jednotných tlačív, ktoré z dôvodu potreby zefektívniť informačné toky v národnom hospodárstve, zabezpečiť porovnateľnosť účtovných a výkazníckych údajov rôznych organizácií (alebo jednej organizácie za rôzne obdobia), ich úplnosť a spoľahlivosť a eliminovať duplicitu informácií.

Účtovná dokumentácia je súčasťou systému manažérskej dokumentácie organizácie v súlade s celoruskou klasifikáciou manažérskej dokumentácie (OKUD), schválenou rezolúciou Štátnej normy Ruska zo dňa 30. decembra 1993 č. 229.

Vo všeobecnosti účtovných dokladov možno rozdeliť na tri úrovne: primárna účtovná dokumentácia, účtovné registre a vykazovacia účtovná dokumentácia. Táto gradácia plne zodpovedá definícii toku dokladov v účtovníctve, postupnosti a logike dokladovania ekonomických činností organizácie.

Primárne účtovné doklady, na základe ktorých sa vedie účtovná evidencia, sú doklady, ktoré zaznamenávajú skutočnosti o obchodnej transakcii.

Účtovné registre sú navrhnuté tak, aby systematizovali a zhromažďovali informácie obsiahnuté v primárnych dokumentoch prijatých do účtovníctva, aby ich odrážali v účtovných účtoch a vo finančných výkazoch.

Finančné výkazy je jednotný systém údajov o majetku, finančnej situácii organizácie a výsledkoch jej hospodárskej činnosti, zostavený na základe účtovných údajov v ustanovených formulároch (podľa PBU 4/99 „Účtovná závierka organizácie“, schválená hl. vyhláška Ministerstva financií Ruskej federácie č. 43n zo dňa 7. 6. 99 a vyhláška Ministerstva financií Ruskej federácie č. 67n z 22. júla 2003 „O formulároch účtovnej závierky“ s následnými zmenami a doplnkami ).

V rámci každej úrovne nie sú dokumenty homogénne. Rozsah účtovnej práce v organizácii vo všetkých fázach spracovania dokumentov závisí od objem toku dokumentu- počet dokumentov prijatých organizáciou a vytvorených organizáciou za určité obdobie. Zároveň je zaujímavá štruktúra toku dokumentov z hľadiska zloženia, účelu a typov dokumentov.

takže, podľa zloženia Je zvykom rozdeliť dokumenty na Doručená pošta(prichádzajúce do organizácie), odchádzajúce (oficiálne dokumenty poskytnuté organizáciou externým respondentom) a interné(skupina oficiálnych dokumentov, ktoré nepresahujú rámec organizácie, ktorá ich pripravila).

Dokument spĺňa oficiálny štatút, Ak bol vytvorený právnickou alebo fyzickou osobou, vyhotovený a osvedčený predpísaným spôsobom.

Klasifikácia dokumentov podľa zloženia a analýza ich štruktúry podľa tohto kritéria nám umožňuje posúdiť pomer objemov toku interných a externých dokumentov v organizácii, analyzovať stupeň autonómie podniku(výpočtom pomeru jednotiek prichádzajúcich informácií a interných informácií), odhad činnosť obehu organizácie vo vonkajšom prostredí(na základe podielu odchádzajúcich dokumentov).

Podľa účelu

doklady sa členia na administratívne, výkonné, kombinované a účtovné doklady.

administratívne dokumenty obsahujú objednávky, pokyny na výrobu, vykonávanie niektorých obchodných operácií (objednávky vedúceho podniku a osôb ním poverených na vykonávanie obchodných operácií).

výkonný dokumenty osvedčujú skutočnosť obchodných transakcií. Patria sem príkazy na prijatie (akty prijatia) materiálov; úkony prevzatia a vyradenia investičného majetku; doklady o prevzatí vyrobených výrobkov od pracovníkov a pod. Výkonné dokumenty podpisujú osoby zodpovedné za uskutočnenie obchodných transakcií a za správnosť ich vyhotovenia v dokumentoch. Napríklad vedúci predajní, vedúci skladu (skladníci), majstri atď.

Kombinované dokumenty sú administratívne aj výkonné. Patria sem prichádzajúce a odchádzajúce hotovostné príkazy; mzdové výkazy na vydávanie miezd zamestnancom podniku; predbežné hlásenia zodpovedných (vyslaných) osôb a pod.

Účtovné doklady sa zostavujú v prípade, ak neexistujú iné podklady na evidenciu obchodných transakcií, alebo pri sumarizovaní a spracovaní vykonávacích a administratívnych dokumentov. Patria sem certifikáty, distribučné výkazy, výpočty rezerv, účtovné výkazy atď.

Táto klasifikácia odhaľuje potrebu dokumentovať množstvo obchodných transakcií, ktorých evidenciu vo väčšine prípadov praktizujúci účtovníci ignorujú. Teda úkony účtovníka súvisiace s vykonávaním metodických výpočtov v súlade s evidenčným princípom musia byť potvrdené príslušnými účtovnými dokladmi a osvedčené podpisom hlavného účtovníka.

Podľa obdobia registrovaných obchodných transakcií

Doklady používané v účtovníctve sa delia na jednorazové a kumulatívne.

Raz primárne dokumenty dokumentujú každú obchodnú transakciu a sú zostavené v jednom kroku.

Kumulatívne dokumenty sa zostavujú za určité obdobie neustálym hromadením homogénnych obchodných transakcií. Na konci obdobia vypočítajú výsledky pre zodpovedajúce ukazovatele. Príklady kumulatívnych dokladov: dvojtýždňové, mesačné pracovné príkazy; limitné karty na výdaj materiálu z podnikových skladov a pod. Kumulatívne doklady sú prvkom prvej etapy systematizácie a zovšeobecňovania účtovných informácií.

Podľa stupňa zovšeobecnenia informácií

účtovné doklady sa delia na primárne a súhrnné.

Primárny dokumenty sa vypracúvajú pre každú transakciu v čase jej ukončenia. Patria sem dokumenty o prijatí materiálov podnikom a ich uvoľnení zo skladov podniku do dielní; o zasielaní produktov zákazníkom; o časovom rozlíšení miezd zamestnancom za vyrobené výrobky, vykonanú prácu alebo poskytnuté služby a pod.

Súhrnné dokumenty zovšeobecňovať ukazovatele ich zodpovedajúcim zoskupením, systematizáciou z primárnych dokumentov (napríklad výkazy miezd pre zamestnancov dielní, podnik ako celok atď.). Súhrnné dokumenty sa líšia od kumulatívnych dokumentov tým, že súhrnný dokument sa zostavuje na základe primárnych dokumentov a je ich súhrnom a súhrnný dokument je primárny dokument zostavovaný postupne.. Súčasťou konsolidovaných dokumentov sú aj všetky účtovné evidencie a za konečný konsolidovaný dokument možno považovať účtovnú závierku.

Počiatočná fáza dokumentovania ekonomickej situácie v organizácii je primárne účtovníctvo , ktorá predstavuje prvý stupeň systémového vnímania a evidencie jednotlivých operácií charakterizujúcich ekonomické procesy a javy vyskytujúce sa v podniku. Jej predmetom sú: obstarávanie, získavanie a spotreba materiálnych zdrojov; využívanie palivových a energetických zdrojov; štandardizovaný a odpracovaný čas; výroba kusových robotníkov; výrobné náklady; pohyb polotovarov a nedokončenej výroby; objem výroby, jej expedície a predaja; zúčtovania s dodávateľmi, odberateľmi, odberateľmi, bankami, finančnými úradmi, zriaďovateľmi a pod. V tejto fáze účtovníctva sa prvotné informácie o ekonomických procesoch a javoch, ktoré vznikajú v mnohých oblastiach, dielňach, skladoch, miestach preberania a expedície hotových výrobkov a iných oddeleniach podniku, premietajú do primárnych dokumentov.

Všetky obchodné transakcie uskutočnené organizáciou musia byť zdokumentované podpornými dokumentmi. Tieto doklady slúžia ako prvotné účtovné doklady, na základe ktorých sa vedie účtovníctvo.

Zdrojové dokumenty, používané pri popise obchodných transakcií, tvoria jedno informačné pole, spracované rovnakými metódami účtovných postupov. Zároveň sú niektoré dokumenty formalizované na priemyselnej alebo všeobecnej ekonomickej úrovni. Tieto dokumenty sa vypracúvajú na jednotných formulároch schválených Štátnym štatistickým výborom Ruskej federácie alebo príslušnými ministerstvami a oddeleniami.

Rezortné formy primárnej účtovnej dokumentácie sú povinné len v organizáciách podriadených týmto oddeleniam, ak však forma dokumentu vyhovuje potrebám iných organizácií, môžu si ju osvojiť.

Vo všetkých ostatných prípadoch sú organizácie povinné samostatne vypracovať formy prvotných účtovných dokladov v množstve a forme, v akej sú potrebné na vyjadrenie podnikateľskej činnosti spoločnosti. Dokumenty vytvorené organizáciou nezávisle musia byť zároveň formalizované tak, aby ich obsah plne poskytoval potrebné informácie pre účtovné úlohy.

Základné požiadavky na formu primárneho dokumentu:

1. Umožňuje spoľahlivo opísať jeden fakt ekonomického života organizácie

2. Štruktúra dokumentu zostáva dlhodobo konštantná, ak sú prevádzkové podmienky organizácie relatívne stabilné.

3. Vo výklade informácií obsiahnutých v dokumente nie sú žiadne nejasnosti.

4. Správa je zašifrovaná pre jednoduché spracovanie a zabezpečenie informačnej bezpečnosti.

5. Merania informácií obsiahnutých v dokumente (peňažné a/alebo vecné) zabezpečujú potrebnú spoľahlivosť, presnosť a zrozumiteľnosť informácií. Prílišnej podrobnosti alebo objasňovaniu údajov by sa malo zabrániť rovnakým spôsobom ako nedostatočnej podrobnosti.

6. Dokument dopĺňa ostatné dokumenty a neduplikuje ich.

7. Dokument obsahuje čo najmenej nadbytočných informácií – zvyčajne nepoužívaných informácií, ktoré sú v originálnej podobe uvedené „pre každý prípad“.

8. Formulár dokladu je vhodný na jeho spracovanie v prostredí používaného používaného formulára.

9. Forma dokumentu je vhodná na prezentáciu a spracovanie v elektronickom prostredí (na počítači).

10. Formulár je rovnaký pre všetky homogénne skutočnosti hospodárskej činnosti v rôznych odboroch organizácie (vrátane samostatných).

11. Včas zostavené.

Pri vytváraní foriem prvotných účtovných dokladov by ste mali brať do úvahy ustanovenia článku 9 federálneho zákona č. 129 z 21. novembra 1996 „O účtovníctve“ (v znení zmien a doplnkov).

Odsek 2 tohto článku. uvádza, že prvotné účtovné doklady sa prijímajú do účtovníctva, ak sú vyhotovené vo forme, ktorá je súčasťou albumov jednotných tlačív, a doklady, ktorých forma nie je uvedená v týchto albumoch, musia obsahovať tieto povinné náležitosti:

a) názov dokumentu;

b) dátum vyhotovenia dokladu (nedatovaný doklad nemá právnu silu, navyše v tomto prípade je ťažké priradiť skutočnosť ekonomickej činnosti ku konkrétnemu vykazovanému obdobiu na účely finančného a daňového účtovníctva);

c) názov organizácie, v mene ktorej bol dokument vyhotovený;

e) miery obchodných transakcií vo fyzickom a peňažnom vyjadrení;

f) názvy pozícií osôb zodpovedných za vykonanie obchodnej transakcie a správnosť jej vykonania;

g) osobné podpisy označených osôb (možné je aj dešifrovanie podpisov).

Zoznam osôb oprávnených podpisovať prvotné účtovné doklady schvaľuje vedúci organizácie po dohode s hlavným účtovníkom. Okrem toho dokumenty používané na formalizáciu obchodných transakcií s finančnými prostriedkami podpisuje vedúci organizácie a hlavný účtovník alebo nimi poverené osoby.

Prvotný účtovný doklad musí byť vyhotovený v čase transakcie, a ak to nie je možné, ihneď po jej ukončení.

Požiadavky hlavného účtovníka na dokladovanie obchodných transakcií a predkladanie potrebných dokladov a informácií účtovnému oddeleniu sú povinné pre všetkých zamestnancov organizácie. Bez podpisu hlavného účtovníka sa peňažné a zúčtovacie doklady, finančné a úverové záväzky považujú za neplatné a nemali by byť prijaté na exekúciu.

Primárne účtovné doklady je možné zostaviť na papieri a na počítačových médiách. V druhom prípade je organizácia povinná vyhotoviť na vlastné náklady kópie takýchto dokumentov na papieri pre ostatných účastníkov obchodných transakcií, ako aj na žiadosť orgánov vykonávajúcich kontrolu v súlade s právnymi predpismi Ruskej federácie. , súd a prokuratúra.

Na kontrolu a zefektívnenie spracovania údajov o obchodných transakciách na základe primárnych účtovných dokladov, konsolidované účtovné doklady , medzi ktoré patria najmä pokladničné knihy, prehľady tovaru, denník na evidenciu obchodných operácií, pamätné objednávky, objednávkové denníky, hlavná kniha a iné účtovné registre. Konečným súhrnným dokumentom je účtovná závierka.

©2015-2019 stránka
Všetky práva patria ich autorom. Táto stránka si nenárokuje autorstvo, ale poskytuje bezplatné používanie.
Dátum vytvorenia stránky: 2016-04-15

Každý deň spoločnosť absolvuje množstvo operácií. Účtovníci vystavujú protistranám faktúry a posielajú im peniaze, počítajú mzdy, penále, počítajú odpisy, pripravujú výkazy atď. Denne sa vyhotovujú desiatky dokumentov rôzneho druhu: administratívne, výkonné, primárne. Posledná skupina má veľký význam pre činnosť podniku.

Čo sú to „hlavné dokumenty“?

Každá udalosť v hospodárskom živote organizácie musí byť potvrdená papierom. Vytvára sa v čase transakcie alebo bezprostredne po jej dokončení. Príprava zápisov a vedenie výkazníctva sa vykonáva na základe informácií uvedených v prvotných účtovných dokladoch. Ich zoznam je veľký. V tomto článku sa pozrieme na hlavné, najčastejšie používané dokumenty.

Prečo je potrebný primár?

Primárna dokumentácia je neoddeliteľnou súčasťou účtovníctva. Ako už bolo spomenuté vyššie, vzniká v čase dokončenia alebo bezprostredne po dokončení operácie a je dôkazom reality tej či onej skutočnosti ekonomického života podniku.

Zoznam primárnych účtovných dokladov pre jednu transakciu môže obsahovať:

Dohoda.
Skontrolujte.
Pokladničný šek alebo iný platobný doklad.
Nákladný list.
Osvedčenie o absolvovaní.

Požadované podrobnosti

V súčasnosti existujú jednotné formy prvotných účtovných dokladov. Používajú sa na vyjadrenie informácií o rôznych operáciách, zoznam stĺpcov v nich je odlišný. Medzitým všetky primárne dokumenty obsahujú jednotné povinné podrobnosti. Medzi nimi:

Obchodné meno.
Názov dokumentu (do
Dátum formácie.
Obsah operácie, pre ktorú bol dokument vypracovaný. Napríklad pri vypĺňaní faktúry môže príslušný stĺpec uvádzať „Prenos materiálov na spracovanie“.
Menové a prírodné ukazovatele. Prvé sa používajú na vyjadrenie nákladov, druhé - množstvo, hmotnosť atď.
Pozície zodpovedných zamestnancov ("hlavný účtovník", "skladník" atď.).
Podpisy osôb zapojených do transakcie.

Dôležitý bod

Primárny dokument obsahujúci všetky požadované údaje má právnu silu.

Upozorňujeme, že riadne vyhotovené dokumenty môžu byť použité v súdnom konaní ako dôkaz platnosti (alebo inak) nárokov. Mnohé dokumenty vypracúvajú protistrany. Je potrebné dôkladne skontrolovať správnosť registrácie a v žiadnom prípade sa nepodpisovať za dodávateľov (dodávateľov a pod.), ak tak neurobili.

Primárnu dokumentáciu je potrebné starostlivo uschovať.

Potrebujete tesnenie na primárnom mieste?

V praxi sa mnohé protistrany sťažujú na jeho absenciu na formulári TTN a niektorých ďalších dokumentoch. Pripomeňme, že od roku 2015 je väčšina organizácií oslobodená od povinnosti mať plombu. Takéto podniky ho môžu použiť podľa vlastného uváženia. Ak existuje, potom informácie o jeho prítomnosti musia byť uvedené v účtovných zásadách.

V prípade, že protistrana trvá na použití pečate pri registrácii primárneho dokumentu a spoločnosť má právo ju neprilepiť z právnych dôvodov, musí byť protistrane zaslané príslušné písomné oznámenie s odkazmi na predpisy upravujúce túto problematiku.

Dohoda

Ak je protistrana dlhodobým partnerom, potom je celkom možné uzavrieť dohodu o niekoľkých transakciách. V tomto prípade je dôležité jasne uviesť lehoty na splnenie povinností, postupnosť a postup výpočtu a ďalšie nuansy. Zmluvu možno uzavrieť o predaji tovaru, poskytnutí služby alebo vykonaní práce. Stojí za zmienku, že občianske právo umožňuje aj ústne uzavretie dohody. V podnikateľskej činnosti sa však spravidla používajú písomné formy zmlúv.

Skontrolujte

V tomto dokumente dodávateľ uvádza sumu, ktorá má byť prevedená protistrane za produkt, službu alebo prácu. Pri platbe sa štandardne predpokladá, že subjekt s transakciou súhlasí.

Faktúra musí obsahovať:

Názov dokumentu.
Názov služieb (tovar, práce), za ktoré sa platí.
Cena.
Celková suma.
Platobné údaje.

V súčasnosti je celý zoznam účtovných dokladov obsiahnutý v programe 1C, takže sú spracovávané automaticky.

Upozorňujeme, že účet nemá žiadnu konkrétnu hodnotu pre regulačné orgány. V ňom predajca zafixuje stanovenú cenu. Účet je z pozície účtovníka najdôležitejším prvotným dokladom, na základe ktorého sa tvoria účtovné zápisy.

Faktúra je typ faktúry. Tento dokument obsahuje špeciálny riadok na uvedenie súm DPH.

Platobná dokumentácia

Skutočnosť platby môžete potvrdiť pokladničným dokladom alebo iným podobným dokladom. Platba potvrdzuje skutočnosť platby za dodávku produktov, služieb alebo práce. Konkrétny typ dokladu sa vyberá v závislosti od spôsobu platby: hotovosť alebo bankový prevod.

Jedným z najpopulárnejších platobných dokumentov je platobný príkaz. Predstavuje príkaz majiteľa účtu, aby banka previedla prostriedky na určený účet. Doklad je možné použiť pri platbe za služby, tovar, pri akontácii, splátke úveru a pod.

Ak sa odvádzajú príspevky do rozpočtu, vyplní sa pole 22 „Kód“. V platobnom príkaze je v tomto stĺpci uvedené UIN (jedinečný identifikátor). Vďaka nej daňový úrad pozná platiteľa.

Pole "Kód" v platobnom príkaze môže byť vyplnené rôzne. Závisí to od toho, ako presne subjekt splní svoju povinnosť voči rozpočtu: dobrovoľne alebo na žiadosť regulačného úradu.

Nákladný list

Formulár TTN vydáva odosielateľ. je základom pre odovzdanie nákladu príjemcovi. Dokument je vyhotovený v 4 kópiách. Podľa TTN predávajúci zaúčtuje predaj a kupujúci zaúčtuje dodanie tovaru.

Upozorňujeme, že TTN sa vyhotovuje pri preprave nákladu z vlastných zdrojov spoločnosti. Ak prepravu vykonáva tretia strana, vystaví sa formulár 1-T.

Ďalší dôležitý bod: údaje v TTN sa musia zhodovať s údajmi na faktúre.

Osvedčenie o absolvovaní

Tento dokument je vyhotovený medzi zákazníkom a dodávateľom. Úkonom je potvrdenie o vykonaní prác a poskytnutí služieb za dohodnuté náklady v časovom rámci stanovenom zmluvou. Jednoducho povedané, toto je správa interpreta pre zákazníka.

V súčasnosti nie je schválená jednotná podoba zákona. Podnik má právo vytvoriť formu samostatne a konsolidovať ju vo svojich účtovných zásadách.

Hlavné detaily aktu sú:

Číslo a dátum zápisu do účtovnej dokumentácie.
Dátum prípravy.
Podrobnosti dohody, podľa ktorej je akt vyhotovený.
Trvanie, objem, cena práce.
Podrobnosti o účte, cez ktorý sa uskutoční platba.
Meno objednávateľa a dodávateľa.
Podpisy strán transakcie.

Zákon sa vždy vyhotovuje v dvoch vyhotoveniach.

Formulár M-15

Táto skratka sa používa na označenie faktúry za výdaj materiálu na stranu. Je potrebné poznamenať, že tento dokument nie je povinný, ale podniky ho často používajú.

Faktúra za výdaj materiálu tretej osobe sa vystavuje, keď je potrebné previesť ceniny z hlavného sídla do vzdialených divízií alebo iných spoločností (podľa osobitnej dohody).

Pravidlá registrácie f. M-15

Prvá časť príspevku obsahuje číslo v súlade s tokom dokumentov v podniku. Tu by ste mali uviesť aj celý názov spoločnosti a OKPO.

Prvá tabuľka obsahuje dátum zostavenia dokumentu, kód transakcie (ak sa používa vhodný systém), názov štrukturálnej jednotky a oblasť činnosti podniku, ktorý faktúru vystavuje.

Podobne sú uvedené informácie o príjemcovi a osobe zodpovednej za doručenie. Nasleduje odkaz na doklad, podľa ktorého je vystavená faktúra. Môže to byť dohoda, objednávka atď.

V hlavnej tabuľke stĺpce 1 a 2 uvádzajú účtovný podúčet a analytický účtovný kód pre všetky materiály, ktoré sa majú odpísať.

názov materiálov s uvedením individuálnych vlastností, značka, veľkosť, trieda;
číslo položky (ak tam nie je, bunka nie je vyplnená);
kód jednotky;
názov mernej jednotky;
množstvo prevedeného tovaru;
informácie o skutočných predmetoch uvoľnených zo skladu (vypĺňa skladník);
celkové náklady na materiál;
Cena bez DPH;
výška pridelenej DPH;
celkové náklady vrátane DPH;
inventárne číslo materiálu;
číslo pasu (ak je k dispozícii);
číslo záznamu v súlade s registračnou kartou.

Faktúru podpisuje účtovník, pracovník zodpovedný za výdaj cenín zo skladu a príjemca.

Predbežné správy v „1C“

Generovanie výkazov je jednou z najbežnejších činností účtovníka. Mnohé platby realizované v hotovosti sú zdokumentované v zálohových dokladoch. Patria sem cestovné náklady, obchodné nákupy atď.

Zamestnanci firiem často dostávajú z registračnej pokladnice prostriedky na obchodné výdavky. Po zakúpení potrebných cenností (napríklad písacích potrieb) sa zamestnanci nahlásia a poskytnú účtovnému oddeleniu podklady.

Účtovník zase musí evidovať všetky výdavky v účtovníctve. „Predbežné prehľady“ môžete otvoriť v „1C“ v časti „Banka a pokladňa“, podsekcia „Pokladňa“. Nový doklad sa zadáva pomocou tlačidla „Vytvoriť“.

V hornej časti formulára uveďte:

Obchodné meno.
Sklad, do ktorého budú kapitalizované novoprijaté cennosti.
Zamestnanec, ktorý podáva správy o finančných prostriedkoch prijatých v rámci správy.

Dokument obsahuje 5 záložiek. V časti „Zálohy“ by ste mali vybrať doklad, na ktorý boli prostriedky vystavené:

Doklad o peniazoch.
Hotovostný príkaz na účet.
Debetovanie z účtu.

Ak bol tovar zakúpený za vydané prostriedky, prejavia sa na rovnomennej záložke. V časti „Nádoba“ uveďte informácie o vratných nádobách (napríklad fľaše na vodu). Záložka "Platba" zobrazuje informácie o hotovosti zaplatenej dodávateľom za nákup predmetu alebo vydanej za nadchádzajúcu dodávku.

V časti „Iné“ sú uvedené údaje o cestovných výdavkoch: denné diéty, náklady na pohonné hmoty, lístky atď.

"Univerzálna" forma

V zozname primárnych účtovných dokladov je jeden papier, ktorý možno použiť v rôznych situáciách. Používa sa pri príprave účtovných aj daňových výkazov. Hovoríme o účtovnom doklade. Formulár je povinný, ak je potrebné opraviť chybu. Okrem toho je dokument potrebný pri vykonávaní transakcií, ktoré si vyžadujú vysvetlenia, premietnutie výpočtov, potvrdenie transakcií, ak chýbajú iné doklady.

Nuance

Stojí za zmienku, že podnik má právo potvrdiť dokončenie transakcií, ktoré si nevyžadujú vykonanie štandardných (štandardných, jednotných) formulárov, nie pomocou certifikátu, ale prostredníctvom nezávisle vyvinutých primárnych účtovných dokumentov. Ich zoznam však musí byť zakotvený vo finančnej politike spoločnosti.

Pravidlá pre vypracovanie certifikátu

Pre tento dokument nebol schválený jeden jednotný formulár. Špecialisti ho teda môžu zostaviť vo voľnej forme alebo použiť šablóny vyvinuté v podniku. Medzi povinné informácie, ktoré musí certifikát obsahovať, treba uviesť:

Informácie o podniku.
Dátum a dôvody zostavenia.
Primárne účtovné doklady a účtovné evidencie, ku ktorým je priložené osvedčenie.
Podpis zodpovedného pracovníka.

Môžete ho napísať na obyčajný biely list A4 alebo na firemný hlavičkový papier.

Pri zostavovaní musíte byť veľmi opatrní, aby ste sa vyhli chybám. Čím je certifikát podrobnejší, tým menej dodatočných otázok budú mať inšpektori.

Dokument musí samozrejme obsahovať len spoľahlivé informácie. Ak sa pri písaní zistia chyby, odporúča sa vyhotoviť certifikát znovu.

Funkcie úložiska

Všetko, čo súvisí s prvotnými účtovnými dokladmi, musí byť v podniku uložené minimálne 5 rokov. Výpočet tohto obdobia sa začína od dátumu konca účtovného obdobia, v ktorom boli doklady vydané.

Okrem toho

Primárny formulár môže byť vydaný v papierovej alebo elektronickej forme. V poslednej dobe čoraz viac podnikov uprednostňuje elektronickú správu dokumentov. Je to pochopiteľné: vyplnenie a odoslanie dokumentov trvá oveľa menej času.

Elektronické dokumenty musia byť certifikované digitálnym podpisom (vylepšeným alebo bežným – podľa dohody medzi zmluvnými stranami).

Zodpovednosť

Primárna dokumentácia je najdôležitejším prvkom ekonomického života podniku. V prípade jeho absencie budú spoločnosti čeliť vážnym sankciám zo strany regulačných úradov. Pokuty budú udelené aj vtedy, ak sa v primárnej dokumentácii zistia chyby alebo nepresné informácie.

Porušenie predpisov má za následok postih nielen podľa daňového poriadku, ale aj podľa zákona o správnych deliktoch. Ak existujú dôvody, páchatelia môžu niesť aj trestnú zodpovednosť.

Záver

V práci podniku možno použiť rôzne dokumenty. Niektoré z nich môžu mať navyše jednotnú formu a niektoré môže spoločnosť vyvinúť samostatne. Bez ohľadu na to však musia byť v dokumentoch uvedené všetky požadované údaje.

Niektoré podniky používajú kombinované dokumenty. Hovoríme o jednotných formách, doplnených v súlade so špecifikami činnosti organizácie.

Je dôležité premietnuť vybrané typy primárnej dokumentácie do účtovných zásad podniku. V priebehu činnosti spoločnosti môže vzniknúť potreba nových dokladov. Ak ich vyvinul podnik, mali by byť uvedené v účtovnej politike.

Upozorňujeme, že protistrana môže tiež samostatne vypracovať určité formy dokumentov. Finančná politika musí uvádzať, že spoločnosť akceptuje takéto dokumenty od protistrán.

Na zaznamenávanie mnohých transakcií organizácie nemusia používať jednotné formy primárnej dokumentácie. Ak však hovoríme o hotovostných transakciách, potom sa vykonávajú výlučne schválenými príkazmi a inými platobnými dokladmi.

Cieľ: Rozvíjať vedomosti študenta o hlavných typoch účtovných dokladov.

Predpokladom spôsobu dokumentácie je premietnutie faktov hospodárskej činnosti do prvotných dokladov v čase ich vyhotovenia. Účtovná dokumentácia dáva účtovným informáciám právnu platnosť.

Pre priebežnú reflexiu účtovných objektov je potrebné evidovať každú obchodnú transakciu. Na tento účel sa používa prvok účtovnej metódy - dokumentácia.

Dokumentácia je základom účtovníctva a spočíva v nepretržitom nepretržitom premietnutí všetkých obchodných transakcií uskutočnených organizáciou do účtovných podkladov.

účtovný doklad predstavuje písomné potvrdenie o skutočnom vykonaní obchodnej transakcie alebo oprávnení ju vykonať.

Dokumenty majú právny a kontrolný význam. V prvom prípade sa používajú ako dôkaz, keď vzniknú spory medzi organizáciami a jednotlivcami. Správne a včas vyhotovené dokumenty majú dôkaznú hodnotu v arbitrážach a súdoch, slúžia ako podklad pre forenzné účtovníctvo a pod. v druhom prípade dokumenty vylúčia prípady krádeže a sú podkladom pre vykonávanie auditov, auditov dokumentov a analýzy práca organizácie.

Základné požiadavky na prípravu primárnych dokumentov sú formulované v čl. 9 zákona „o účtovníctve“, Nariadenia o účtovníctve a finančnom výkazníctve v Ruskej federácii.

Prvotný účtovný doklad musí obsahovať určité ukazovatele potrebné na charakterizáciu a potvrdenie skutočnosti obchodnej transakcie, ktoré sú tzv podrobnosti.

Podrobnosti sú rozdelené na: povinné a dodatočné.

Povinné údaje dávajú účtovným dokladom právnu silu. Tie obsahujú:

Názov dokumentu (formulára), kód formulára;

Dátum prípravy dokumentu;

Názov spoločnosti;

Meranie obchodných transakcií vo fyzickom a peňažnom vyjadrení;

Názvy pozícií osôb zodpovedných za vykonanie obchodnej transakcie a správnosť jej vykonania;

Podpisy úradníkov.

Ďalšie detaily určené charakteristikami reflektovaných obchodných transakcií a účelom dokumentov.

V závislosti od charakteru operácií a technológií spracovania informácií môžu byť v primárnych dokumentoch zahrnuté:

Číslo dokumentu;

Dôvody na uskutočnenie obchodnej transakcie;

Adresa a telefónne číslo organizácie;

Bežné účty organizácie a pod.

Prvotné účtovné doklady sa prijímajú do účtovníctva, ak sú zostavené v súlade s formou obsiahnutou v albumoch jednotných (štandardných) foriem prvotnej účtovnej dokumentácie.

Na formalizáciu obchodných transakcií, pre ktoré sa neposkytujú štandardné formy primárnych účtovných dokladov, môžu organizácie nezávisle vypracovať a schváliť vhodné formy primárnych dokladov za predpokladu dodržania stanovených požiadaviek.

Dokumenty musia byť vyhotovené včas, spravidla v čase transakcie, ak to nie je možné, ihneď po dokončení transakcie.

Dokumenty musia obsahovať všetky podrobnosti, ktoré odrážajú spoľahlivé údaje.

Záznamy v dokumentoch sa vyhotovujú atramentom, pastou na guľôčkové pero, pomocou písacích strojov a iných prostriedkov, ktoré zaisťujú bezpečnosť týchto záznamov po dobu stanovenú na ich uloženie v archíve. Nie je dovolené robiť si poznámky ceruzkou. Dokument musí byť vyplnený jasne, bez škvŕn. Voľné čiary musia byť prečiarknuté. Zoznam osôb oprávnených podpisovať schvaľuje vedúci organizácie po dohode s hlavným účtovníkom.

Pre správne použitie v účtovnom procese sa doklady triedia podľa týchto jednotných charakteristík: účel; miesto zostavenia; spôsob odrazu; objem obsahu operácií.

Podľa účelu doklady sa delia na administratívne, exkulpačné (výkonné), účtovné a kombinované doklady.

Administratívne dokumenty obsahujú príkaz (pokyn) na uskutočnenie obchodnej transakcie. Napríklad príkaz na vykonanie inventarizácie, príkaz na úhradu banke na prevod finančných prostriedkov atď. na základe administratívnych dokladov nevykonáva účtovné záznamy, keďže operácia ešte nie je ukončená.

Podporné (výkonné) dokumenty potvrdiť skutočnosť obchodnej transakcie. Môžu slúžiť ako: faktúry potvrdzujúce vynaložené výdavky, faktúry za príjem cenín. Tieto a podobné dokumenty sa vyhotovujú v čase transakcie a sú základom pre jej zohľadnenie v účtovných účtoch.

Účtovné doklady zostavujú účtovníci a slúžia ako podklad pre zápisy do účtovných účtov. Patria sem: účtovné výkazy, rôzne druhy výpočtov (odpisy dlhodobého majetku, nehmotného majetku atď.).

Kombinované dokumenty- súčasne vykonávať funkcie charakteristické pre dva alebo viac typov dokumentov opísaných vyššie. Jeden dokument môže napríklad kombinovať funkcie administratívneho a podporného dokumentu alebo funkcie podpornej a účtovnej dokumentácie. Kombinované zahŕňajú prichádzajúce a odchádzajúce hotovostné príkazy, výkazy miezd a pod., ich použitie znižuje počet záznamov a uľahčuje účtovné spracovanie dokladov.

Podľa miesta zostavenia rozlišovať medzi internými a externými dokumentmi.

Domáce sa považujú za dokumenty zostavené a používané na formalizáciu transakcií uskutočnených v rámci danej organizácie. Patria sem faktúry za vnútorný pohyb zásob, zálohové výkazy účtovných osôb a pod.

Prostredníctvom zaznamenávania transakcií dokumenty sa delia na primárne a súhrnné.

IN primárne dokumenty zaevidovať jednu alebo viac obchodných transakcií ihneď pri ich ukončení alebo bezprostredne po ich ukončení. Príkladom primárnych dokladov môžu byť: šeky na príjem peňazí z banky, faktúry za uvoľnenie hmotného majetku atď.

Súhrnné dokumenty sú zostavené na základe niekoľkých vopred pripravených homogénnych primárnych dokumentov zoskupením a zhrnutím ich ukazovateľov. Súhrnnými dokladmi sú napríklad pokladničný výkaz (vyhotovený na základe dokladov potvrdzujúcich príjem a výdaj peňazí), tovarový výkaz (vyhotovený na základe tovarových dokladov). Konsolidované doklady umožňujú výrazne znížiť počet účtovných zápisov: namiesto zápisov pre každý jednotlivý doklad sa na základe výsledkov súhrnného výkazu vypracuje všeobecný zápis, ktorý kombinuje údaje z veľkého množstva primárnych dokladov.

Podľa objemu obsahu operácií Primárne dokumenty sú rozdelené do dvoch skupín: kumulatívne a jednorazové.

Jednorazový doklad formalizovať jednu transakciu v čase jej dokončenia alebo bezprostredne po jej dokončení, napríklad faktúru za prepustenie tovaru.

Kumulatívne dokumenty odrážajú homogénne alebo periodicky sa opakujúce operácie počas určitého obdobia. Príkladom takýchto dokladov sú limitné karty atď. Na rozdiel od jednorazových dokladov sa kumulatívne doklady premietajú do účtovníctva až po zapísaní poslednej transakcie a sčítaní všetkých zápisov. Použitie kumulatívnych dokumentov umožňuje znížiť objem dokumentácie a čas na jej prípravu.

Počas účtovného procesu transakcií sa niekedy vyskytujú chyby. Povaha chýb je rôzna: v dokladoch a účtovných registroch je zaznamenaný nesprávny text alebo nesprávna suma; výsledky sú vypočítané nesprávne; nesprávne uvádzať zodpovedajúce účty v účtovných zápisoch a pod.

Na správne a presné vyjadrenie všetkých transakcií v organizácii je potrebné urýchlene identifikovať a opraviť všetky chyby v účtovných záznamoch.

Pred dokončením hlásenia musia byť chyby opravené.

Oprava chýb účtu vykonávané týmito spôsobmi: korektúra, dodatočné zaúčtovanie, „červený reverz“.

Opravná metóda sa používa v nasledujúcich prípadoch:

Chyba nemá vplyv na korešpondenčné účty;

Chyby boli rýchlo zistené a neovplyvnili výsledky účtu.

Pri použití tejto metódy sa predpokladá, že chybný text alebo suma sa prečiarkne a nad prečiarknutý sa napíše správny text alebo suma. Opravené chyby sú špecifikované a potvrdené: v dokumentoch - podpismi osôb, ktoré dokument podpísali; v účtovných registroch - podpis toho, kto opravu vykonal.

Spôsob dodatočného zaúčtovania sa používa v prípadoch, keď z účtovných registrov alebo účtovných zápisov vyplýva správna súvzťažnosť účtov, ale suma obchodnej transakcie je podhodnotená. Na opravu takýchto chýb sa vykoná dodatočný účtovný zápis o rozdiele medzi správnou a podhodnotenou sumou. Účtovník organizácie vydá osvedčenie o výške chyby, ktorá s odkazom na primárny dokument uvádza, kedy a aká chyba sa stala. Účtovný list slúži ako účtovný doklad a podklad na opravu účtovnej chyby.

Červená metóda obrátenia (záporné čísla) platí, ak z účtovných záznamov vyplýva nesprávna účtovná korešpondencia. Podstatou tejto metódy je, že na začiatku sa nesprávne zaúčtovanie zopakuje v rovnakej účtovnej korešpondencii, ale zápis sa vykoná červeným atramentom. Pri výpočte súčtu v účtovných registroch sa od súčtu odpočítavajú sumy napísané červeným atramentom. Nesprávne zadanie sa teda zruší. Potom sa vypracuje nový záznam, ktorý odráža správnu zhodu účtov, a zaznamená sa do účtovných registrov bežným atramentom.

Dokumentácia a prvotné účtovníctvo nemôže v účtovníctve úplne odzrkadliť skutočný pohyb majetku a zdroje jeho vzniku (môžu sa vyskytnúť nezrovnalosti medzi účtovnými záznamami a skutočnými stavmi finančných prostriedkov a zdrojov). Okrem toho zmeny v účtovníctve, ktoré vykonáva ministerstvo financií Ruska v súlade s programom reformy účtovníctva, vedú k rôznym nekonvenčným situáciám, ktoré organizáciám umožňujú povoliť výrazné odchýlky v účtovných údajoch a skutočnom stave majetku, čo vedie k skresleniam. v účtovníctve informácie o dostupnosti predmetov a ich zdaňovaní . Riešenie týchto problémov uľahčuje inventarizácia, ako jedna z najdôležitejších etáp prípravy na vypracovanie výročnej správy, potvrdzujúcej správnosť údajov v tomto dokumente.

Inventarizácia je zistenie skutočnej dostupnosti finančných prostriedkov a ich zdrojov prepočítaním zostatkov naturálnych alebo bežných účtov. Slovo „inventár“ pochádza z latinského „inventár“ a znamená kontrolu prítomnosti a stavu naturálnych cenností počítaním, vážením, meraním atď.

Hlavnými cieľmi inventarizácie sú: majetok skutočne dostupný organizácii, porovnanie skutočnej dostupnosti s účtovnými údajmi a identifikácia odchýlok, ako aj potvrdenie spoľahlivosti účtovania záväzkov pre všetky typy pohľadávok, záväzkov a iných druhov platieb.

Pokyny na inventarizáciu majetkových a finančných záväzkov (schválené nariadením Ministerstva financií Ruskej federácie z 13. júna 1995) stanovujú postup vykonávania inventarizácie majetkových a finančných záväzkov organizácií a zaznamenávanie jej výsledkov. Pri inventarizácii sa spočíta a ohodnotí všetok majetok vo vlastníctve organizácie podľa jej polohy a finančne zodpovedných osôb. Okrem toho podľa Metodických pokynov inventúra podlieha inventarizácii, ktorá nepatrí organizácii, ale je uvedená v účtovnej evidencii v úschove, prijatá na spracovanie a z akéhokoľvek dôvodu aj evidovaná.

Zoznam primárnych dokumentov:

1. ZÁKONY:

Príjem (prenos) základných dokumentov;

Odpis základných dokladov;

Prevzatie a dodávka renovovaných predmetov;

Príjem materiálov;

O zistených chybách;

Inventár;

Nahradiť.

2. POŽIADAVKY:

Zákon – žiadosť o výmenu materiálov;

Faktúra;

Žiadosť o uvoľnenie materiálov;

Žiadosť o platbu;

Dopyt-objednávka.

3. FAKTÚRY:

Faktúra (požiadavka) na interný pohyb;

Faktúra za dovolenku na strane.

4. OUTFIT:

Za vykonanú prácu;

Na kusovú prácu.

5. OBJEDNÁVKY:

Objednávka o prijatí, prevode, ukončení zmluvy;

O udeľovaní dovolenky;

Objednávka na odoslanie.

6. OBJEDNÁVKY:

Príjem hotovostného príkazu;

Výdavok a hotovostný príkaz;

Príjmová objednávka.

7. KARTY:

Linkové karty;

mzda.

8. VYHLÁSENIA:

Na otvorenie účtu;

O vzdaní sa prízvuku.

9. OBJEDNÁVKY:

Platobný príkaz;

Bezplatný platobný príkaz;

Žiadosť o platbu - príkaz.

10. ÚČTY:

Faktúra;

Účet (predajca);

faktúra so žiadosťou o platbu;

Osobný účet.

11. SPLNOMOCNENIE.

12. SPRÁVY:

Predbežná správa;

Materiálna správa.

13. REGISTRÁCIE(zoznamy, inventár):

Zoznam zásob;

Zoznam zásob.

KLASIFIKÁCIA PRIMÁRNEJ DOKUMENTÁCIE

Podľa stupňa zovšeobecnenia informácií

Podľa počtu účtovných pozícií

Podľa času spracovania

Raz

Kumulatívne

Jednovrstvové vložky

Viacriadkový

Primárny

Sekundárne

Harmonogram toku dokumentov

Typy práce s dokumentom

Účinkujúci

Obchod

Marketingová služba

skladom

V.Ts.

účtovníctvo

----

Archív

1. Výpis 2. Vydanie povolenia 3. Vydanie materiálu 4. Zdaňovanie 5. Overovanie dokladov 6. Uchovávanie dokladov