ERP системы: что это простыми словами, плюсы и минусы ERP, обзор. Структура ERP системы

В последние годы ERP-системы стали стандартом во всех областях бизнеса. Сегодня нет однозначного общепринятого определения ERP. Можно встретить разные определения этого класса решений, а также множество синонимов: интегрированные системы управления предприятием (ИСУП), автоматизированные системы управления предприятиям (АСУП).

Попробуем ответить на вопрос: «ERP — что это и для чего нужно?».

Что такое ERP-система

ERP расшифровывается как Enterprise Resources Planning, то есть «планирование ресурсов предприятия ». Русский перевод аббревиатуры не помогает сразу понять суть термина, поэтому обратимся к истории.

Распространение персональных компьютеров в 80-90-е годы прошлого века открыло перед бизнесом широкие возможности по автоматизации. Программные решения пришли на смену ручному труду и бумажному носителю в бухгалтерских задачах, складском учете, документообороте, мониторинге работы технологического оборудования.

Важными особенностями нового подхода стали не только перевод данных в «цифру», новые возможности по передаче и анализу информации, но и интеграция разных по своей природе потоков данных. Теперь топ-менеджмент и руководители направлений получили полную картину работы предприятия, возможность анализировать загрузку производства, складские запасы и финансовые потоки . На основании этих данных принимались более взвешенные решения, появилась возможность эффективно планировать ресурсы.

Такой подход к организации информационных систем на предприятии получил название ERP, а прикладные решения для его реализации стали называть EPR-системами. Пожалуй, это наиболее простой и исчерпывающий ответ на часто задаваемый вопрос: «CRM, ERP — что это ?».

Вы удивитесь, но программы автоматизации бухгалтерского учета, управление проектами, кадровые приложения — все это компоненты ERP-системы , ее базовые функции. Системы управления взаимоотношениями с клиентами, или CRM (customer relationship management system) — также часть ERP.

Тем не менее, сегодня перечисленные функциональные системы относят к ERP нечасто. Все потому, что бухгалтерия, управление проектами, CRM и некоторые другие функции стали популярными как самостоятельные программные модули. Действительно, многие компании пользуются только электронной бухгалтерией, а остальные данные просто заносятся в Excel.

Спорить о том, стоит ли относить бухгалтерию и CRM к ERP или рассматривать их как отдельные решения, — дело неблагодарное. Оставим его рыночным аналитикам. Очевидно, что тренд на автоматизацию с каждым годом усиливается. Перечисленные системы будут только набирать популярность: увеличатся продажи лицензий и объем услуг по внедрению.

Зачем внедрять ERP?

Системы ERP способствует решению задач по мониторингу и планированию . Помимо этого, они ускоряют работу каждого отдела и конкретных сотрудников. Вот результаты некоторых внедрений ERP:

• топ-менеджмент может в любой момент получить представление о текущей ситуации или проанализировать деятельность компании за выбранный период;
• на порядок сократились временные затраты на рутинные операции, а также снизились риски, связанные с человеческим фактором;
• компания получила логичный и прозрачный документооборот;
• каждый сотрудник и руководитель владеют информацией (и только действительно нужной).

ERP-системы сразу снижают затраты на обслуживание производственных и бизнес-процессов . В долгосрочном плане положительный эффект достигается благодаря тому, что стратегические решения принимаются более взвешенно. Бизнес без ERP-системы можно сравнить с водителем, который управляет машиной с закрытыми глазами.

Система управления ресурсами предприятия — это не только зрение водителя, но и сводные данные всех приборов, зафиксированные и учтенные в единой системе. ERP — это контроль взаимодействия механизмов и систем двигателя во времени, благодаря которому водитель может легко определить, когда нужно притормозить, а где ускориться для достижения максимального результата.

Целесообразность внедрения ERP-систем

Если ERP-системы так хороши, то закономерен вопрос: почему сегодня не все предприятия провели тотальную информатизацию, а многие вообще ограничиваются только электронной бухгалтерией?

Причина в следующем. Чтобы ERP-система была эффективной, она должна максимально четко учитывать бизнес-процессы предприятия. Часть компаний просто не могут формализовать свои бизнес-процессы из-за низкой культуры ведения бизнеса. Другие с трудом решаются на какие-либо изменения в своей деятельности, особенно если «все и так работает».

В любом случае, процесс внедрения индивидуальных ERP небыстрый и недешевый. Помимо денег, он требует еще и времени ключевых менеджеров. А если в систему будет заложена неверная логика, то автоматизация может негативно сказаться и на показателях компании, и на морали сотрудников. То есть при внедрении важно привлечь опытных и компетентных специалистов. Возможно, некоторым компаниям действительно целесообразнее продолжить работу в Excel.

Виды и компоненты ERP-системы

ERP-системы как крупные интегрированные системы можно классифицировать по следующим признакам:

1. Универсальные платформы и отраслевые системы. Отраслевые системы ориентированы на конкретные бизнес-процессы. Это означает, что в них либо есть специальные модули (например, для расчета заказа в типографиях), либо стандартные функции в них имеют свои особенности (например, на ликероводочных заводах ведется параллельный складской учет продукции в переводе на спирт). Универсальные платформы редко продаются «как есть», поскольку не бывает типовых бизнесов. И они, как правило, также дорабатываются под конкретного клиента и его бизнес-процессы.
2. Системы для управления холдингом и отдельными предприятиями. Здесь все просто. Бывают решения для одного хозяйствующего субъекты и сложные системы, объединяющие и передающие данные по сети предприятий. Независимо от типа ERP характерные компоненты поставки включают в себя программные модули, реализующие функции управления финансами, бухгалтерией, взаимоотношениями с клиентами (CRM), кадрами (HR), сбытом, цепочкой поставок, производством и производственными активами, планирования. Частый функционал ERP — управление проектами. На верхнем уровне для топ-менеджмента компании создаются модули, агрегирующие информацию с нижних уровней и от отдельных подразделений. Здесь формируется управленческая отчетность, которая помогает принимать верные решения. В заключение отметим, что оптимизация и контроль бизнес-процессов являются насущной необходимостью при ведении любой коммерческой деятельности. Лучшим доказательством необходимости и эффективности ERP-систем является та положительная динамика, которую начинают демонстрировать компании, прошедшие путь успешного внедрения.

В четыре раза ниже, чем в США. Задача модернизации экономики поставлена на государственном уровне, и предприятиям, особенно использующим наукоемкие технологии, необходимо искать внутренние резервы оптимизации.

Решения ERP - это системы управления ключевыми бизнес-процессами предприятия. ERP система включает в себя модули: планирование деятельности компании, бюджетирование, логистика, ведение учета, управление персоналом, управление производством, управление клиентами. Корпоративная, управленческая, бухгалтерская отчетность позволяет высшему руководству получить комплексную картину деятельности предприятия, что делает ERP систему незаменимым инструментом автоматизации операционной деятельности и поддержки принятия текущих и стратегических управленческих решений. По сути, ERP система – это комплексное хранилище и использование информации, возможность получения данных по направлениям деятельности организации в рамках работы в одной системе.

Проект по внедрению ERP системы можно разделить на следующие стадии: планирование проекта, постановка целей; диагностика и анализ требований; выбор и обоснование платформы, готового решения; проектирование информационной системы; документирование и согласование проектных решений; разработка программного обеспечения; тестирование информационной системы; развертывание системы; обучение пользователей; эксплуатация и поддержка, а также оценка результатов. Управление проектами основывается на лучших практиках и методологиях. В зависимости от желаний, потребностей и масштаба проекта заказчика внедрение ERP систем может длиться как от трех месяцев, так и до 24 месяцев.

Стоимость проекта по внедрению ERP систем включает в себя стоимость покупки лицензий (существует также возможность аренды лицензий) и стоимость услуг по настройке и внедрению системы или отраслевого решения. Стоимость проекта, конечно же, зависит от методологии внедрения, от объема консалтинговых услуг, от желаний и потребностей заказчика. Также нужно учитывать расходы на ИТ-инфраструктуру, мотивацию команды и эксплуатацию системы.

Внедрение ERP системы позволяет компаниям увеличить свои доходы, за счет лояльности старых клиентов и привлечению новых; снизить управленческие и операционные затраты в среднем на 15%; снизить коммерческие затраты на 35%; сэкономить на оборотных средствах; уменьшить цикл реализации; снизить страхового уровня складских запасов; уменьшить дебиторскую задолженность; увеличить оборачиваемость средств в расчетах; увеличить оборачиваемость материальных запасов; улучшить утилизацию основных фондов.

Внедрять ERP систему необходимо в тех случаях, когда четко определена цель внедрения, существует заинтересованность ТОП – менеджмента в ясности и автоматизации бизнес-процессов в организации, в компании существуют ресурсы для внедрения и мотивация, заказчик определился с платформой и командой внедренцев – разработчиков.

Концепция ERP

Исторически концепция ERP стала развитием более простых концепций MRP (Material Requirement Planning - Планирование материальных потребностей) и MRP II (Manufacturing Resource Planning - Планирование производственных ресурсов). Используемый в ERP-системах программный инструментарий позволяет проводить производственное планирование, моделировать поток заказов и оценивать возможность их реализации в службах и подразделениях предприятия, увязывая его со сбытом.

Один из важных вопросов – относится система к классу ERP, либо является учетной. Чтобы ответить на этот вопрос, не следует забывать, что ERP-система (как следует из названия) – это в первую очередь система планирования ресурсов. Она описывает не только ситуацию «как было» и «как есть», но и «как будет», «как должно быть». ERP-системы не просто хранят данные о происходящем на предприятии, но и имеют в своем составе модули планирования и оптимизации всех видов ресурсов (финансовых, материальных, человеческих, временных и т.п.), а большинство функций учета, реализованных в системе, направлено на поддержку функционирования этих модулей.

Для реализации функций планирования и оптимизации необходимо наличие в системе обратной связи. Т.е. на основании целей управления составляется план, затем по ходу выполнения работ проводится фиксация реальных показателей, их анализ и на основании сравнения поставленных целей и достигнутых результатов вырабатывается корректирующее воздействие. Учётная система позволяет только фиксировать результаты. Она, в отличие от ERP-системы не включает в себя функции для автоматизации планирования, и сравнения `план - факт`. Иначе говоря, с помощью учетных систем можно выполнить только некоторую аналитическую часть управления, но не синтетическую. В этом принципиальное отличие ERP-системы от учетной системы.

Функции ERP-систем

В основе ERP-систем лежит принцип создания единого хранилища данных, содержащего всю корпоративную бизнес-информацию и обеспечивающего одновременный доступ к ней любого необходимого количества сотрудников предприятия, наделённых соответствующими полномочиями. Изменение данных производится через функции (функциональные возможности) системы. Основные функции ERP систем:

• ведение конструкторских и технологических спецификаций, определяющих состав производимых изделий, а также материальные ресурсы и операции, необходимые для их изготовления;
• формирование планов продаж и производства;
• планирование потребностей в материалах и комплектующих, сроков и объёмов поставок для выполнения плана производства продукции;
• управление запасами и закупками: ведение договоров, реализация централизованных закупок, обеспечение учёта и оптимизации складских и цеховых запасов;
• планирование производственных мощностей от укрупнённого планирования до использования отдельных станков и оборудования;
• оперативное управление финансами, включая составление финансового плана и осуществление контроля его исполнения, финансовый и управленческий учёт;
• управления проектами, включая планирование этапов и ресурсов.

Особенности внедрения

Классические ERP-системы, в отличие от так называемого «коробочного» программного обеспечения, относятся к категории «тяжёлых» программных продуктов, требующих достаточно длительной настройки, для того чтобы начать ими пользоваться. Выбор КИС, приобретение и внедрение, как правило, требуют тщательного планирования в рамках длительного проекта с участием партнёрской компании - поставщика или консультанта. Поскольку КИС строятся по модульному принципу, заказчик часто (по крайней мере, на ранней стадии таких проектов) приобретает не полный спектр модулей, а ограниченный их комплект. В ходе внедрения проектная команда, как правило, в течение нескольких месяцев осуществляет настройку поставляемых модулей.

Любая ERP-система, как правило, рассчитана на определенный сегмент рынка. Так, SAP чаще используют на крупных промышленных предприятиях, Microsoft Dynamics - в компаниях среднего размера и разного профиля, 1С - в компаниях небольших, а также в случае ограниченного бюджета.

Стоимость внедрения ERP, в зависимости от размера компании, сложности и выбранной системы, может составлять от 20 тыс. USD до нескольких миллионов USD. В эту сумму включаются лицензии на ПО, а также услуги по внедрению, обучению и поддержке на этапе запуска системы в эксплуатацию.

ИСТОРИЯ ERP СИСТЕМ

В начале 60-х годов, в связи с ростом популярности вычислительных систем, возникла идея использовать их возможности для планирования деятельности предприятия, в том числе для планирования производственных процессов. Необходимость планирования обусловлена тем, что основная масса задержек в процессе производства связана с запаздыванием поступления отдельных комплектующих, в результате чего, как правило, параллельно с уменьшением эффективности производства, на складах возникает избыток материалов, поступивших в срок или ранее намеченного срока. Кроме того, вследствие нарушения баланса поставок комплектующих, возникают дополнительные осложнения с учетом и отслеживанием их состояния в процессе производства, т.е. фактически невозможно было определить, например, к какой партии принадлежит данный составляющий элемент в уже собранном готовом продукте. С целью предотвращения подобных проблем, была разработана методология планирования потребности в материалах MRP (Material Requirements Planning). Реализация системы, работающей по этой методологии представляет собой компьютерную программу, позволяющую оптимально регулировать поставки комплектующих в производственный процесс, контролируя запасы на складе и саму технологию производства. Главной задачей MRP является обеспечивание гарантии наличия необходимого количества требуемых материалов-комплектующих в любой момент времени в рамках срока планирования, наряду с возможным уменьшением постоянных запасов, а следовательно разгрузкой склада.

С целью увеличить эффективность планирования, в конце 70-х годов Оливер Уайт и Джордж Плосл предложили идею воспроизведения замкнутого цикла (closed loop) в MRP-системах. Идея заключалась в предложении ввести в рассмотрение более широкий спектр факторов при проведении планирования, путем введения дополнительных функций. К базовым функциям планирования производственных мощностей и планирования потребностей в материалах было предложено добавить ряд дополнительных, таких как контроль соответствия количества произведенной продукции количеству использованных в процессе сборки комплектующих, составление регулярных отчетов о задержках заказов, об объемах и динамике продаж продукции, о поставщиках и т.д. Термин "замкнутый цикл" отражает основную особенность модифицированной системы, заключающуюся в том, что созданные в процессе ее работы отчеты анализируются и учитываются на дальнейших этапах планирования, изменяя, при необходимости программу производства, а следовательно и план заказов. Другими словами, дополнительные функции осуществляют обратную связь в системе, обеспечивающую гибкость планирования по отношению к внешним факторам, таким как уровень спроса, состояние дел у поставщиков и т.п.

В дальнейшем, усовершенствование системы привело к трансформации системы MRP с замкнутым циклом в расширенную модификацию, которую впоследствии назвали MRPII (Manufactory Resource Planning), ввиду идентичности аббревиатур. Эта система была создана для эффективного планирования всех ресурсов производственного предприятия, в том числе финансовых и кадровых. Кроме того, система класса MRRPII способна адаптироваться к изменениям внешней ситуации и эмулировать ответ на вопрос "Что если". MRPII представляет собой интеграцию большого количества отдельных модулей, таких как планирование бизнес-процессов, планирование потребностей в материалах, планирование производственных мощностей, планирование финансов, управление инвестициями и т.д. Результаты работы каждого из модуля анализируются всей системой в целом, что собственно и обеспечивает ее гибкость по отношению к внешним факторам. Именно это свойство является краеугольным камнем современных систем планирования, поскольку большое количество производителей производят продукцию с заведомо коротким жизненным циклом, требующую регулярных доработок. В таком случае появляется необходимость в автоматизированной системе, которая позволяет оптимизировать объемы и характеристики выпускаемой продукции, анализируя текущий спрос и положение на рынке в целом.

С тандарт MRP II (Manufacturing Resourse Planning) разработан в США и поддерживается американским обществом по контролю за производством и запасами - American Production and Inventory Control Society (APICS). APICS регулярно издает документ "MRP II Standart System", в котором описываются основные требования к информационным производственным системам. Последнее издание этой системы промышленных стандартов вышло в 1989 г.

MRP II - это набор проверенных на практике разумных принципов, моделей и процедур управления и контроля, служащих повышению показателей экономической деятельности предприятия. Идея MRP II опирается на несколько простых принципов, например, разделение спроса на зависимый и независимый. MRP II Standart System содержит описание 16 групп функций системы:

Sales and Operation Planning (Планирование продаж и производства).

Demand Management (Управление спросом).

Master Production Scheduling (Составление плана производства).

Material Requirement Planning (Планирование материальных потребностей).

Bill of Materials (Спецификации продуктов).

Inventory Transaction Subsystem (Управление складом).

Scheduled Receipts Subsystem (Плановые поставки).

Shop Flow Control (Управление на уровне производственного цеха).

Capacity Requirement Planning (Планирование производственных мощностей).

Input/output control (Контроль входа/выхода).

Purchasing (Материально техническое снабжение).

Distribution Resourse Planning (Планирование ресурсов распределения).

Tooling Planning and Control (Планирование и контроль производственных операций).

Financial Planning (Управление финансами).

Simulation (Моделирование).

Performance Measurement (Оценка результатов деятельности).

С накоплением опыта моделирования производственных и непроизводственных операций эти понятия постоянно уточняются, постепенно охватывая все больше функций.

В своем развитии стандарт MRP II прошел несколько этапов развития:

60-70 годах - планирование потребностей в материалах, на основании данных о запасах на складе и состава изделий, (Material Requierment Planning)

70-80 годы - планирование потребностей в материалах по замкнутому циклу (Cloosed Loop Material Requirment Planning), включающее составление производственной программы и ее контроль на цеховом уровне,

конец 80-90-е - на основе данных, полученных от поставщиков и потребителей, ведение прогнозирования, планирования и контроля за производством,

90-е - планирование потребностей в распределении и ресурсах на уровне предприятия - Enterprise Resourse Planning и Distributed Requirements Planning.

В последние годы системы планирования класса MRPII в интеграции с модулем финансового планирования FRP (Finance Requirements Planning) получили название систем бизнес-планирования ERP (Enterprise Requirements Planning), которые позволяют наиболее эффективно планировать всю коммерческую деятельность современного предприятия, в том числе финансовые затраты на проекты обновления оборудования и инвестиции в производство новой линейки изделий. В Российской практике, целесообразность применения систем подобного класса обуславливается, кроме того, необходимостью управлять бизнес процессами в условиях инфляции, а также жесткого налогового прессинга, поэтому, системы ERP необходимы не только для крупных предприятий, но и для небольших фирм, ведущих активный бизнес. (По материалам статей Г.Верникова )

С 1999 года в развитии ERP-систем было отмечена новая тенденция. Разработчики стали развивать новые функциональные возможности системы, которые выходили за традиционные рамки автоматизации и оптимизации бизнес-процессов в рамках методологии ERP. Традиционно концепция ERP предусматривала, в первую очередь, работу с внутренними ресурсами предприятия: планирование ресурсов, тщательное управление запасами и обеспечение прозрачности производственных процессов. Теперь функционал системы стал дополняться такими модулями, как SCM (управление цепочками поставок) и CRM (управление взаимоотношениями с клиентами), отвечающими за оптимизацию внешних связей предприятия. При этом произошло разграничение понятий: традиционный для ERP контур управления получил название back-office, а внешние приложения, которые появились в системе, - front-office. Эти изменения позволили американской аналитической компании Gartner Group заявить в 2000 г. о завершении эпохи ERP и появлении нового стандарта – ERP II (Enterprise Resource and Relationship Processing), что можно перевести как «Управление внутренними ресурсами и внешними связями».

Можно выделить три основных направления, определяющих развитие систем класса ERP II:

Углубление функциональности ERP.

Появление технологий, позволяющих упростить процесс создания специализированных отраслевых решений.

Создание новых и усовершенствование существующих модулей управления межкорпоративными бизнес-процессами.

Смещение акцента на межкорпоративный сектор в новых системах объясняется ускоренным развитием электронной коммерции и налаживанием интерактивного взаимодействия компании с их партнерами, поставщиками и клиентами через Интернет. Поэтому системы класса ERP II получают Web-ориентированную архитектуру, что становится существенным отличием от ERP-систем. Данные, применяемые в системах класса ERP II рассчитаны на использование в географически распределенном Web-сообществе. Кроме того, ERP II-системы могут быть полностью встроены в Интернет, могут работать с данными, размещенными не в собственном репозитарии, могут поддерживать публикацию или подписку, инициированную клиентом, могут взаимодействовать с другими приложениями, использующими EAI – адаптеры (EAI - Enterprise Application Integration) и язык XML. (gorod.ru)

К группе критериев «потребности организации» могут относиться:

• Соответствие бизнес процессам организации. ERP система должна иметь возможность настраиваться под процессы организации. Этот критерий определяет гибкость системы при изменениях деятельности компании.
• Масштабируемость. ERP система должна позволять тиражировать решения на несколько подразделений или несколько видов деятельности компании. Также, она должна иметь возможность подстраиваться под масштаб организации.
• Соответствие стратегии организации. Эксплуатация ERP системы осуществляется в течение длительного периода времени. Поэтому она должна помогать реализации стратегических планов компании. Выбор системы необходимо осуществлять с учетом перспектив развития.
• Наличие отраслевых решений. Процессы организации зависят от отрасли деятельности и рынка, на котором она работает. При выборе системы необходимо учитывать эти факторы.

К группе критериев «применяемые технологии» могут относиться:

• Программная архитектура. В зависимости от потребности и возможностей организации необходимо выбирать соответствующую программную архитектуру ERP системы, например «облачные сервисы», «клиент-серверную» архитектуру или «объектно-ориентированную» архитектуру.
• Техническая архитектура. Этот критерий выбора взаимосвязан с предыдущим. Выбор технической архитектуры может потребовать от организации обновления каналов связи, аппаратного обеспечения, средств вычислительной техники.
• Технология внедрения ERP системы. Этот критерий зависит от поставщика услуг. Как правило, крупные производители ERP систем предлагают применять технологию внедрения под свой программный продукт. Такие технологии есть у SAP , ORACLE, Microsoft и др.

К группе критериев «функциональность» могут относиться:

• Состав модулей. Выбор модулей ERP системы необходимо осуществлять в зависимости от текущей и будущей потребности организации. Система должна иметь возможность расширяться по функциональности.
• Интеграция. При выборе системы необходимо учитывать возможность интеграции с действующими системами управления во взаимосвязанных областях.
• Наглядность. Существенным элементом функциональности ERP системы является простота интерфейса и удобство работы пользователей. При выборе, необходимо учесть возможность настройки интерфейса под потребности пользователей.
• Соответствие нормативной базе. ERP система затрагивает многие сферы деятельности предприятия, которые регулируются законодательством. Поэтому, важным критерием выбора будет возможность системы настраиваться на требования местного законодательства.

К группе критериев «поддержка» могут относиться:

• Цикл поддержки. При выборе ERP системы необходимо определить, как долго поставщик будет поддерживать систему. Существует ли возможность перехода на новую версию ERP системы, существует ли возможность доработки системы под запросы организации.
• Наличие службы поддержки. В ходе работы, у пользователей ERP системы всегда будут возникать вопросы и сложности. Для эффективной работы системы важно, чтобы поставщик мог гарантировать поддержку работы пользователей системы.
• Опыт внедрения. Этот критерий связан с работой поставщика ERP системы. Необходимо обращать внимание на количество успешных внедрений ERP систем у того или иного поставщика.

К группе критериев «стоимость владения» могут относиться:

• Стоимость программного обеспечения. Для работы ERP системы организации необходимо покупать лицензии на ее использование. При выборе нужно учитывать метод расчета стоимости этих лицензий (например, на группу пользователей или на одно рабочее место и т.п.).
• Стоимость аппаратного обеспечения. В зависимости от применяемой архитектуры стоимость аппаратного обеспечения может существенно различаться. Организации может потребоваться приобретать серверное оборудование, обновлять парк вычислительных средств.
• Стоимость обслуживания. Этот критерий также является существенным в составе затрат на приобретение ERP системы.
• Стоимость модернизации и обновления. У некоторых поставщиков ERP систем стоимость модернизации и обновлений может равняться или превосходить стоимость первоначального приобретения.

Внедрение ERP системы

Внедрение ERP системы, как правило, является длительным и сложным процессом. У каждого крупного производителя ERP системы разработаны свои технологии и методики внедрения. Эти методики несколько отличаются друг от друга, но общий порядок действий, в основном, одинаковый. Кроме того, порядок внедрения ERP системы может различаться в зависимости от программной и аппаратной архитектуры ERP системы. На эти методики стоит обращать внимание, когда осуществляется выбор поставщика услуг.

Организации, которая приняла решение внедрять ERP систему, необходимо со своей стороны предпринять ряд действий для успешной реализации проекта внедрения.

К таким действиям относятся:

1. Подготовка внедрения. На этапе подготовки организации необходимо определить основные цели, ради чего будет внедряться ERP система. Это позволит четко понять результаты и ожидания от внедрения ERP системы. Так как внедрение ERP системы является довольно затратным проектом, необходимо оценить предполагаемый бюджет, который организация сможет выделить на внедрение. Также, на этом этапе определяется ответственный за проект, и выявляются ключевые специалисты (члены команды проекта со стороны организации), определяется порядок их взаимодействия.

2. Анализ бизнеса. Эти действия являются одними из самых критических во всем проекте. Как правило, ERP система должна работать в течение десятка лет и более. Поэтому необходимо определить перспективы развития как самой организации, так и рынка на длительный период.

На этом этапе организация должна оценить:

• перспективы развития рынка и компании на несколько лет;
• состав и возможность развития бизнес процессов организации;
• потребности в автоматизации.

3. Выбор ERP системы. Выбор системы необходимо осуществлять на основе текущих и будущих потребностей бизнеса. При оценке различных вариантов, необходимо руководствоваться критериями, указанными выше (критерии выбора ERP систем). Чтобы выбрать систему наиболее подходящую под потребности бизнеса, желательно, отобрать не менее 3-х вариантов систем разных производителей.

4. Выбор поставщика. Как правило, на рынке существует много поставщиков одной и той же ERP системы. Это компании вендоры или системные интеграторы. Они предлагают комплекс услуг по техническому внедрению ERP системы. При выборе поставщика ERP системы необходимо обратить внимание на его специализацию. Можно выделить три типа специализации поставщиков.

У каждого из типов поставщиков есть свои преимущества и недостатки:

• горизонтальная специализация. У таких компаний большое количество заказчиков, которые работают в разных отраслях. Как правило, такие поставщики имеют развитые службы поддержки. Однако, подход к внедрению у них «типовой» для всех заказчиков.
• вертикальная специализация. Эти поставщики специализируются на работе с заказчиками из ограниченного количества отраслей (от одной, до трех). Это позволяет им создавать решения, специально настроенные под специфику отрасли. Подход к внедрению у таких компаний «заточен» под конкретную отрасль.
• клиентоориентированная специализация. Эти поставщики, как правило, внедряют ERP систему под потребности заказчика. При внедрении они берут за основу базовую функциональность ERP системы и дорабатывают ее под условия бизнеса заказчика. У этого варианта есть существенный недостаток, связанный с обновлением системы и стабильностью ее работы.

5. Управление проектом. Ответственный за внедрение ERP системы и специалисты организации должны осуществлять управление проектом внутри компании. Они должны вести план проекта, контролировать сроки, бюджет, объем работ, соответствие целям внедрения. Еще одной важной задачей по управлению проектом является координация взаимодействия сотрудников организации с представителями поставщика (командой внедрения от поставщика).

6. Тестирование. Даже при самой лучшей организации внедрения, существует риск возникновения ошибок в работе системы. Поэтому, по ходу ввода в эксплуатацию функционала ERP системы, необходимо предусмотреть обязательное тестирование работы процессов, подразделений и модулей ERP системы. Лучшим способом тестирования является выполнение параллельной работы в старой системе и во внедряемой ERP системе. Это позволит избавиться от основных ошибок.

7. Тренинги и обучение. Обучение сотрудников является обязательным условием работы ERP системы. В зависимости от сложности системы оно может занять несколько недель. Перед началом обучения необходимо убедиться, что ERP система была протестирована. Одним из плохих вариантов является случай, когда поставщик услуг совмещает тестирование и обучение пользователей. В этом варианте сотрудники организации (будущие пользователи системы) выступают в качестве тестировщиков системы.

8. Ввод в эксплуатацию. Ввод в эксплуатацию является важным моментом в процессе внедрения ERP системы. Существует два варианта ввода системы в эксплуатацию: запуск системы сразу во всей организации, и поэтапный ввод. Второй вариант является более предпочтительным, т.к. позволяет постепенно переходить на новые условия работы. В случае возникновения ошибок или проблем в работе, будет затронута только часть бизнеса (отдельные процессы или подразделения), а не вся организация.

Основные ошибки при внедрении ERP системы

Внедрение ERP системы является одной из самых сложных, трудоемких и дорогих задач по совершенствованию деятельности. В ходе внедрения всегда возникают проблемы и ошибки, в той или иной степени влияющие на сроки, стоимость, и результативность проекта.

К основным ошибкам проекта внедрения ERP системы можно отнести:

• плохое планирование. Для успешной реализации проекта, внедрение ERP системы должно быть тщательно спланировано. Плохое планирование часто приводит к потере приоритетов, путанице с автоматизацией процессов, слабому пониманию текущего и перспективного состояния процессов.
• недостаточная оценка поставщиков ERP системы. Организации плохо прорабатывают вопрос выбора поставщиков ERP системы. В результате, выбор делается в пользу поставщиков, предложивших минимальную цену. Часто, поставщик снижает цену для того, чтобы получить хотя бы одного клиента и отработать на нем внедрение новой для себя системы. В результате, после завершения проекта может оказаться, что функциональность ERP системы сильно ограничена или система работает с ошибками.
• отсутствие понимания потребностей. Начиная внедрение ERP системы, многие организации не понимают, какие функции и модули им необходимы, какие потребности организации могут быть автоматизированы за счет ERP системы. Это приводит к тому, что внедряется множество ненужных и неиспользуемых функций и модулей или наоборот, необходимые функции применяются ограниченно.
• недостаточное понимание затрат времени и ресурсов. Как правило, организации недооценивают время и ресурсы, требуемые для внедрения ERP системы. Это приводит к завышенным ожиданиям от системы. Сотрудники организации начинают полагать, что ERP система начнет работать в полном объеме через короткое время и для ее работы не потребуется много усилий.
• отсутствие квалифицированного персонала в команде внедрения. Частой ошибкой проектов внедрения ERP системы является привлечение в команду проекта простых исполнителей работ. Команда проекта со стороны организации должна включать в себя высококвалифицированных специалистов (ключевых сотрудников) по каждому направлению деятельности организации: финансам, управлению, закупкам, производству, складу и др.
• отсутствие приоритетов. Перед началом проекта организации не устанавливают приоритет в достижении целей. Это приводит к тому, что в ходе внедрения ERP системы приходится решать много задач, постоянно переключаясь между ними. В результате, увеличивается время внедрения, появляются дополнительные ошибки и проблемы.
• не проводится обучение сотрудников. Недостаточное или полное отсутствие обучения сотрудников является частой причиной неудачного внедрения ERP системы. Сотрудники не понимают, как работать в системе и это вызывает отторжение. Система окажется невостребованной, ее функционал будет задействован в ограниченном объеме.
• недооценка точности данных. В основе работы ERP системы лежит обработка данных. Поэтому точность и эффективность работы системы будет зависеть от достоверности и точности данных, которые вводятся в ERP систему. Для снижения ошибок необходимо изначально вводить в систему достоверные и точные данные. Сотрудники, работающие с системой, должны тщательно проверять данные перед вводом в систему.
• использование устаревших приложений. Еще одной проблемой, приводящей к низкой эффективности внедрения ERP системы, является продолжение использования устаревших приложений. Работа дублируется в ERP системе и старых приложениях. Организации продолжают их использование т.к. оплачена их поддержка и продление лицензий. Это приводит к тому, что переход на работу в ERP системе затягивается.
• не проводится эффективное тестирование системы. Часто, поставщики ERP системы предлагают провести тестирование на ограниченном круге пользователей. Такое тестирование не сможет выявить все недостатки и не позволит смоделировать реальную пользовательскую нагрузку.
• отсутствие стратегии обслуживания и модернизации. Если компания не разработает стратегию обслуживания и модернизации своей ERP системы, то она будет быстро устаревать. Техническая (аппаратная) часть ERP системы требует модернизации, т.к. со временем растет объем данных, и требуются новые вычислительные мощности. Программная часть должна постоянна модернизироваться в соответствии с изменяющимися требованиями законодательства и рынка.

Указанные выше проблемы внедрения являются наиболее общими и часто встречающимися. Помимо указанных, всегда возникают проблемы, специфические для каждого конкретного предприятия или организации. "ффективным методом избежать или свести к минимуму потери от таких ошибок является тщательная подготовка и планирование каждого этапа проекта внедрения ERP системы.

ERP-система — это совокупность интегрированных приложений, формирующих условия для автоматизации бизнес-процессов предприятия по учету, контролю, планированию и анализу данных. В основе функционирования продукта заложен принцип формирования общего места хранения важной корпоративной информации с целью ее последующей передачи и обработки. Доступ к таким данным имеют все подразделения компании: финансовое, производственное, кадровое, плановое и другие.

Благодаря централизованному сбору информации на всех этапах функционирования предприятия возможно существенно оптимизировать производственные ресурсы. Установка ERP-системы оправдана наличием полезных функций:

• возможность формирования планов производства и продаж;
• оптимизация количества запасов на складе и расчет объемов закупки;
• определение параметров по количеству сырья с учетом сроков, необходимых для выполнения производственного плана;
• сопровождение технологических процессов создания продукции;
• распределение мощностей производства для малых и крупных проектов;
• организация управленческого и финансового учета.

Принцип построения ERP-систем

Структура ERP-системы состоит из нескольких уровней. На первом из них находятся базовые элементы, на втором - вспомогательные (или расширенные). Согласно данной классификации удобнее всего представить принцип работы продукта.

Базовый элемент включает в себя модуль по управлению производством:

• составление плана по использованию мощностей;
• определение необходимого количества сырья и материалов;
• управление запасами на складе и процессом закупок.

Расширенные элементы - это совокупность следующих модулей по управлению:

• поставками - прогноз спроса на продукцию, логистика на складе, производстве и в процессе сбыта, управление списком контрагентов;
• циклом производства - поддержание процесса от момента проектирования до утилизации;
• персоналом - планирование уровня заработной платы, составление рабочего графика, определение кадрового состава и проработка мотивации сотрудников;
• общения с контрагентами - маркетинг, управление продажами и другие функции CRM;
• продажами - распределение каналов сбыта, заказов, цен и транспорта;
• финансами - формирование главной книги, распределение данных по счетам расчетов с дебиторами и кредиторами, ведение бухгалтерского учета и составление отчетности.

Схема ERP-системы основана на движении документов по перечисленным модулям. Изначально первичные документы попадают для обработки в качестве сырых данных в общую базу. После последовательного преодоления всех производственных этапов они они преобразуются в следующий вид:

• аналитические отчеты;
• графики и схемы;
• бухгалтерская финансовая отчетность;
• прогнозы и планы на будущий год.